Hóa đơn điện tử (“HĐĐT”)

Văn bản pháp luật hiện hành

Nghị định số 119/2018/NĐ-CP (“Nghị định 119”) ban hành ngày 12 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ, Quy định về Hóa đơn điện tử ( HĐĐT ) khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 11 năm 2018.

Download File: https://goo.gl/LgNdDK

Download File dự phòng:  

Tóm tắt nội dung văn bản mới

Đối tượng áp dụng và hiệu lực thi hành

Nghị định áp dụng cho toàn bộ các doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo quy định của pháp luật Việt Nam và có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 11 năm 2018. Các Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ sẽ hết lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 11 năm 2020.

Như vậy sau ngày 31/10/2020 các doanh nghiệp bắt buộc phải áp dụng HĐĐT.

Hướng dẫn xử lý chuyển tiếp

• Doanh nghiệp đã thông báo phát hành HĐĐT trước ngày 01/11/2018 thì được tiếp tục sử dụng HĐĐT đang sử dụng.
• Doanh nghiệp đã thông báo phát hành hóa đơn giấy trước ngày 01/11/2018 thì tiếp tục sử dụng hóa đơn giấy đến hết 31/10/2020. Ngoài ra doanh nghiệp cần thực hiện nộp Phụ lục mẫu số 03 ban hành tại nghị định này liệt kê danh sách hóa đơn bán hàng trong kỳ cùng với thời gian nộp tờ khai thuế GTGT cho CQT.
• Đối với cơ sở kinh doanh mới thành lập trong thời gian từ ngày 01 tháng 11 năm 2018 đến ngày 31 tháng 10 năm 2020, thực hiện theo hướng dẫn của CQT.
• Kể từ thời điểm sử dụng HĐĐT có mã của CQT, doanh nghiệp phải thực hiện hủy những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng (nếu có).

Tổng Cục Thuế vừa ban hành Công văn số 4311/TCT – CS đến Cục thuế tỉnh Tiền Giang hướng dẫn việc thực hiện quy định về Hóa đơn điện tử ( HĐĐT ) đối với một người nộp thuế cụ thể trong gian đoạn từ ngày 01/11/2018 đến 31/10/2020 (“Giai đoạn chuyển tiếp”). Một số điểm đáng chú ý tại Công văn 4311 như sau:

• Trong Giai đoạn chuyển tiếp, Nghị định 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 và Nghị định 04/2014/ND-CP ngày 17/01/2014 quy định về hoá đơn vẫn còn hiệu lực thi hành.
• Trong Giai đoạn chuyển tiếp, trường hợp người nộp thuế sử dụng hết hoá đơn đặt in đã thông báo phát hành, và vẫn có nhu cầu sử dụng tiếp hoá đơn đặt in thì được tiếp tục sử dụng theo quy định của các nghị định nêu trên đến khi chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử ( HĐĐT ) theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP.
• Bộ Tài Chính sẽ ban hành thông tư hướng dẫn Nghị định 119/2018/ND-CP trong thời gian tới.

Đặc điểm của HĐĐT

Các HĐĐT được lập dưới định dạng chuẩn và chịu sự quản lý của CQT thông qua việc kết nối với cơ sở dữ liệu về HĐĐT của ngành thuế.

HĐĐT có mã và HĐĐT không có mã của cơ quan thuế

• Doanh nghiệp kinh doanh ở các lĩnh vực: điện lực; xăng dầu; bưu chính viễn thông; vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy; nước sạch; tài chính tín dụng; bảo hiểm; y tế; kinh doanh thương mại điện tử; kinh doanh siêu thị; thương mại và các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với CQT bằng phương tiện điện tử có thỏa mãn các điều kiện về phần mềm, truyền, lưu trữ dữ liệu, v.v… được áp dụng HĐĐT không có mã của CQT;
• Đối với các trường hợp còn lại áp dụng HĐĐT có mã của CQT bao gồm doanh nghiệp thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế, Hộ, cá nhân kinh doanh. Người bán lập và ký điện tử tại cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc qua các tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT hoặc sử dụng phần mềm HĐĐT của đơn vị.

Chuyển đổi thành hóa đơn giấy

Việc chuyển đổi HĐĐT thành chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán và KHÔNG có hiệu lực để giao dịch, thanh toán. Đối với hàng hóa lưu thông trên đường cơ quan Nhà nước, người có thẩm quyền truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để tra cứu.

Xây dựng cơ sở dữ liệu HĐĐT

Cơ quan thuế sẽ có trách nghiệm xây dựng, thu thập, xử lý, chia sẻ các dữ liệu về HĐĐT cho các tổ chức có liên quan.

Tổ chức cung cấp dịch HĐĐT

Một số các doanh nghiệp vừa và nhỏ, hộ, cá nhân kinh doanh theo quy định được CQT cung cấp dịch vụ HĐĐT miễn phí. Hệ thống cấp mã hóa đơn của Tổng cục Thuế tự động thực hiện cấp mã hóa đơn và gửi trả kết quả cấp mã hóa đơn cho người gửi. Các tổ chức hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin đủ điều kiện được phép cung cấp dịch vụ về HĐĐT.

Một số công văn cần lưu ý

Hóa đơn điện tử ( HĐĐT ) (Công văn số 2011/TCT-CS ngày 25/05/2018 của Tổng cục thuế)

Trường hợp Công ty mua hàng hóa, dịch vụ của người bán có sử dụng hóa đơn điện tử thì Công ty sử dụng hóa đơn điện tử ( HĐĐT ) của người bán để kê khai thuế, ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính. Công ty là đơn vị kế toán có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin (ví dụ như: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của hóa đơn điện tử. Trường hợp Công ty có nhu cầu chuyển đổi hóa đơn điện tử ( HĐĐT ) sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán thì hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC.

Hóa đơn, chứng từ hỗ trợ khuyến mãi khách hàng (Công văn số 2303/TCT-CS ngày 11/06/2018 của Tổng cục thuế)

Trường hợp Công ty có thực hiện chương trình hỗ trợ khách hàng khi đến đại lý của Công ty mua xe thì khi thực hiện chi trả tiền hỗ trợ khách hàng thông qua đại lý, Công ty lập chứng từ chi tiền, đồng thời bên nhận tiền là đại lý căn cứ nội dung thu để lập chứng từ thu theo quy định. Các khoản chi hỗ trợ khách hàng thông qua các đại lý của Công ty nêu trên được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định.