Dịch vụ quản lý Lương và Bảo hiểm xã hội

Dịch vụ quản lý Lương và Bảo hiểm xã hội giúp giải phóng các nhiệm vụ về tính tiền lương và Bảo hiểm xã hội bắt buộc cho doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp giảm đáng kể các chi phí vận hành, rủi ro pháp lý liên quan đến Tiền lương và Bảo hiểm xã hội, đồng thời tiếp cận những phương thức thực hiện tối ưu và hiện đại nhất.

EXPERTIS

quản lý Lương & Bảo hiểm xã hội

tại sao chủ doanh nghiệp phải quan tâm?

Trừ khi doanh nghiệp bạn không có sử dụng lao động, một khi phát sinh người lao động làm việc cho doanh nghiệp, việc Tính lương và Bảo hiểm xã hội bắt buộc là điều bắt buộc mà doanh nghiệp phải thực hiện.

Bạn có thể tự tổ chức thực hiện, hoặc sử dụng dịch vụ chuyên nghiệp như Dịch vụ quản lý Lương và Bảo hiểm xã hội của Expertis. Trước khi quyết định phương án nào là tối ưu, nội dung tư vấn của chúng tôi sẽ giúp bạn quyết định chính xác.

Luật doanh nghiệp của Việt Nam quy định “doanh nghiệp khi có thuê lao động phải thực hiện theo pháp luật về lao động, trả lương theo pháp luật về tiền lương, và thực hiện các chính sách, chế độ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế và bảo hiểm khác cho người lao động theo quy định của pháp luật.”

Do vậy, một khi đã có thuê lao động, thì doanh nghiệp phải thực hiện theo các quy định pháp luật liên quan, đó là:  Khi có thuê lao động phải thực hiện theo pháp luật về lao động, trả lương theo pháp luật về tiền lương, và thực hiện các chế độ bảo hiểm bắt buộc  (gồm bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm y tế và bảo hiểm khác).

chính bạn, hoặc doanh nghiệp bạn cần thuê nhân sự chuyên trách để thực hiện nhiệm vụ về lao động, tiền lương, bảo hiểm bắt buộc. Nhân sự chuyên trách việc quản lý này cần nắm rõ Bộ Luật Lao Động, Luật về Tiền lương, Luật Bảo hiểm xã hội, đồng thời cập nhật thường xuyên các quy định mới trong 3 nhóm lĩnh vực này.

Đây là 3 nhóm quy định pháp luật rất khổng lồ, chi phối toàn bộ các quan hệ lao động tại Việt Nam. Để bám sát được 3 lĩnh vực này không phải là điều dễ dàng, mặt khác rủi ro làm sai lại rất lớn.

Chưa hết, bạn cần quan tâm đến:

  • Luật thuế thu nhập cá nhân: do thu nhập của người lao động chịu sự điều chỉnh của Luật thuế thu nhập cá nhân.
  • Luật thuế thu nhập doanh nghiệp: vì chi phí tiền lương chiếm phần rất lớn trong chi phí của doanh nghiệp. Một số trường hợp cho dù bạn có trả lương và thực hiện đúng các quy định về tiền lương nhưng bị loại trừ, không được tính vào chi phí của doanh nghiệp.
  • Luật kế toán: vì tiền lương của doanh nghiệp được công bố trên báo cáo tài chính của doanh nghiệp, nó phải đáp ứng các quy định của Luật kế toán, nó sẽ ảnh hưởng lớn đến Báo cáo tài chính của bạn.
  • Luật quản lý thuế: Bảo hiểm xã hội Việt Nam và Tổng cục Thuế đã liên kết dữ liệu với nhau và có cơ chế trao đổi dữ liệu với nhau, bạn cần thực hiện đồng bộ cho mục đích báo cáo này.
  • Bảng lương Công bố hàng tháng của bạn  phải đảm bảo Đầy đủ, Đồng nhất và Đúng quy định.

Thực tế thực hành việc quản lý hồ sơ Lao động, quản lý Tính lương và Hồ sơ Bảo hiểm xã hội có những vấn đề mà bạn cần quan tâm, có thể nó chưa xảy ra ngay trong vài tháng, nhưng thường nó có thể xảy ra sau khoảng 1 năm.

Chi tiết như sau:

  • Hồ sơ khi thuê lao động không phải chỉ có hợp đồng lao động mà là toàn bộ hồ sơ liên quan như thang bảng lương, thỏa ước, qu y chế lao động … Bạn cần thực hiện đúng thời hạn quy định và lưu trữ tài liệu đầy đủ.
  • Hồ sơ quản lý tính lương không phải chỉ có bảng lương mà bao gồm đầy đủ hồ sơ làm căn cứ chứng minh việc tính lương, như là: Thông số chấm công, tính lương, tính thuế thu nhập cá nhân, quản lý người phụ thuộc, tính bảo hiểm xã hội, hồ sơ chi lương … cần được thực hiện đồng bộ số liệu, lưu trữ đầy đủ tài liệu tính tiền lương.
  • Hồ sơ quản lý tham gia bảo hiểm xã hội không phải chỉ là số tiền đóng bảo hiểm xã hội hàng tháng, mà nó bao gồm toàn bộ hồ sơ chứng minh việc tính, đóng bảo hiểm xã hội là đúng số liệu và đúng luật, do đó toàn bộ hồ sơ bảo hiểm xã hội phải thực hiện đồng bộ số liệu, lưu trữ đầy đủ tài liệu. Định kỳ phải đối chiếu số liệu với cơ quan bảo hiểm.
  • Hồ sơ thẻ bảo hiểm y tế phải được cập nhật, theo dõi thường xuyên cho từng người lao động để duy trì quyền khám bảo hiểm y tế của họ.

QUẢN LÝ LƯƠNG & BẢO HIỂM XÃ HỘI

EXPERTIS GIÚP BẠN NHƯ THẾ NÀO?

Hồ sơ thuê lao động hoàn thiện

Mỗi khi có phát sinh thuê lao động, chúng tôi sẽ tư vấn và hoàn thiện bộ hồ sơ lao động liên quan đến doanh nghiệp và người lao động đó. Đảm bảo hồ sơ lao động: đầy đủ, đúng quy định và đồng nhất.

Hồ sơ tính lương hoàn thiện

Hàng tháng, chúng tôi thực hiện thu thập hồ sơ liên quan đến việc tính lương, thực hiện tính tiền lương và các khoản giảm trừ cho người lao động. Đảm bảo hồ sơ tính lương: đầy đủ, đúng quy định và đồng nhất.

Hồ sơ Bảo hiểm xã hội hoàn thiện

Hàng tháng, chúng tôi thực hiện tính bảo hiểm xã hội cho người lao động, cập nhật thẻ bảo hiểm y tế, tiến hành đối chiếu với cơ quan bảo hiểm. Đảm bảo hồ sơ bảo hiểm xã hội: đầy đủ, đúng quy định và đồng nhất.

NỘI DUNG DỊCH VỤ

Khách hàng có thể chọn triển khai dịch vụ trọn gói, hoặc sử dụng từng dịch vụ riêng lẻ theo nhu cầu, như sau:

ĐĂNG KÝ LAO ĐỘNG

Tư vấn ký kết hợp đồng lao động, quyết định liên quan đến người lao động. Thực hiện thủ tục khai trình lao động khi doanh nghiệp thuê lao động. Tư vấn lập Nội quy lao động và đăng ký. Tư vấn lập Thỏa ước lao động đã đăng ký.

TÍNH LƯƠNG

Tư vấn chấm công. Tính lương. Lập bảng lương Công bố. Gửi báo cáo lương và quản trị nhân sự. Cấp nhật quy định tiền lương mới (Cập nhật quy chế lương, thang bảng lương, quy định chức danh).

THUẾ THU NHẬP CÁ NHÂN

Đăng ký mã số thuế cá nhân. Đăng ký người phụ thuộc. Lập bảng kê khai thuế thu nhập cá nhân tháng, quý, quyết toán năm.

BẢO HIỂM BẮT BUỘC

Tính bảo hiểm bắt buộc. Đăng ký hưởng bảo hiểm: ốm đau,thai sản, hưu trí … Dịch vụ liên quan tới Sổ bảo hiểm xã hội, Thẻ bảo hiểm y tế. Tư vấn việc tham gia công đoàn.

RÀ SOÁT CẬP NHẬT ĐỊNH KỲ

Hợp đồng lao động thông thường là dài hạn, trong khi chính sách pháp luật về lao động, tiền lương và Bảo hiểm thường xuyên cập nhật và thay đổi dẫn đến việc áp dụng của doanh nghiệp không còn phù hợp. Do vậy, dịch vụ này giúp rà soát và cập nhật các quy định cho chính sách Lao động – Tiền lương – Bảo hiểm mà doanh nghiệp đang áp dụng.

Lợi ích dịch vụ

EXPERTIS MANG ĐẾN CHO DOANH NGHIỆP

Tính đầy đủ

Toàn bộ hồ sơ về việc thuê lao động đòi hỏi tính đầy đủ rất cao, trong khuôn khổ pháp luật, bạn có quyền áp dụng, nhưng bạn phải lưu giữ đầy đủ hồ sơ để chứng minh. Dịch vụ của chúng tôi giúp bạn đạt điều này một cách thuận tiện.

Đúng quy định

Đúng quy định là tiêu chí hàng đầu khi thuê lao động, để đúng quy định, người chuyên trách cần am hiểu tất cả các qu y định có liên quan. Expertis chuyên thực hiện dịch vụ này với tiêu chí đúng quy định đặt lên hàng đầu.

Tính đồng nhất

Đây là yếu tố mà nhân sự chuyên trách của doanh nghiệp khó có thể đảm bảo do có liên quan đến Thuế thu nhập cá nhân và Báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Với kinh nghiệm chuyên sâu về kế toán và thuế, Expertis sẽ giúp bạn đạt được điều này.

LÝ DO CHỌN DỊCH VỤ

QUẢN LÝ LƯƠNG VÀ BẢO HIỂM XÃ HỘI CỦA EXPERTIS

Năng lực chuyên môn

Hơn 18 năm kinh nghiệm thực hiện quyết toán cho hàng ngàn doanh nghiệp với các ngành nghề đa dạng. Ban Giám đốc, đội ngũ tư vấn lương - BHXH có nhiều năm kinh nghiệm tư vấn cho các doanh nghiệp cả trong và ngoài nước.

Cam kết dịch vụ

Dịch vụ quản lý lương và BHXH của Expertis tập trung vào chất lượng dịch vụ và xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng. Hợp tác cùng khách hàng tìm phương án giải quyết các vấn đề nhằm tối ưu các quyền lợi của doanh nghiệp

Tiêu chuẩn nhân viên

Nhân sự phụ trách luôn là những chuyên viên giàu kinh nghiệm tương ứng với ngành nghề của doanh nghiệp. Họ có khả năng xác định, đo lường và giúp bạn kiểm soát tốt các rủi ro đối với lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp bạn.

Tiêu chuẩn kết quả

“Nhanh chóng – Đúng luật – Tối ưu lợi ích" là tiêu chuẩn của dịch vụ. Đảm bảo công việc diễn ra theo đúng tiến độ, hồ sơ đạt chuẩn, kịp thời và có lợi nhất cho doanh nghiệp.

FAQ

Câu hỏi thường gặp

– Các doanh nghiệp đang hoạt động, có thuê lao động nhưng chưa thực hiện thủ tục đăng ký Bảo Hiểm Xã Hội (BHXH) và Bảo Hiểm Y tế (BHYT) cho người lao động thuộc quản lý của công ty.

– Các doanh nghiệp có nhu cầu, muốn đăng ký bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội cho nhân viên.

– Các doanh nghiệp không có bộ phận chuyên môn, chuyên trách thực hiện các thủ tục theo dõi BHXH và BHYT.

– Các doanh nghiệp gặp khó khăn khi: mất sổ bảo hiểm, cần làm gấp trợ cấp thai sản, hưu trí, hưởng trợ cấp một lần, hưởng trợ cấp thất nghiệp…

– Các doanh nghiệp muốn nâng cao hiệu quả quản lý và phòng tránh rủi ro về lương và bảo hiểm xã hội kịp thời.

Theo dõi BHXH là công việc cần được thực hiện thường xuyên để cập nhật, hoàn thiện hệ thống lao động của doanh nghiệp

Sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký BHXH lần đầu  cho doanh nghiệp thì việc theo dõi tăng giảm nhân sự tham gia, các thủ tục liên quan, các thủ tục liên quan đến thai sản và khám chữa bệnh,  cấp thẻ BHXH, BHYT theo yêu cầu để khám chữa bệnh hay ngừng tham gia BHXH … là những công việc cần phải theo dõi và cập nhật thường xuyên để hoàn thiện hệ thống lao động nói chung của doanh nghiệp.

Hầu hết tại các doanh nghiệp, nhân viên Kế toán hoặc Nhân sự là bộ phận phụ trách xây dựng và theo dõi BHXH theo quy định của cơ quan nhà nước. Tuy nhiên, với sự thay đổi liên tục của luật BHXH, đặc biệt là luật xử lý các vi phạm BHXH ngày càng nghiêm trọng, nặng hơn là có thể quy trách nhiệm hình sự về việc sai phạm các vấn đề liên quan đến BHXH mà trong đó 1 phần xuất phát từ việc không theo dõi BHXH thường xuyên của doanh nghiệp.

Bối cảnh Luật Bảo Hiểm Xã Hội có nhiều thay đổi cùng với sự tăng cường thanh tra BHXH tại doanh nghiệp.

Từ năm 2016 trở về trước, vấn đề này nhà nước quản lý còn nhiều “du di”, nhưng vấn đề đã thay đổi theo lộ trình ngày càng khó lên và tăng mức đóng BHX từ 2016-2017. Kể từ năm 2018 có rất nhiều thay đổi quan trọng liên quan đến vấn đề LAO ĐỘNG – TIỀN LƯƠNG – BẢO HIỂM XÃ HỘI. Theo đó, doanh nghiệp cần phải sắp xếp, tổ chức lại hệ thống của mình để 03 khoản tiền lương (Tiền lương thể hiện trên Báo cáo tài chính, Tiền lương làm căn cứ tính và đóng BHXH và Tiền lương thực tế công bố của doanh nghiệp) trong doanh nghiệp để thống nhất, đúng luật và an toàn. 

Hơn nữa, Bảo Hiểm Xã Hội Việt Nam ngày càng siết chặt việc tham gia BHXH cho người lao động của doanh nghiệp, song song tăng cường rà soát, thanh tra và kiểm tra đột xuất tại doanh nghiệp. Cụ thể là một số quyết định quan trọng sau đây:

Thứ nhất, có sự đối chiếu giữa cơ quan thuế và cơ quan BHXH khi quyết toán thuế, hoặc khi cơ quan thanh tra BHXH thanh tra.

Thứ hai, cơ quan Thanh tra BHXH tăng cường thanh tra hồ sơ lao động trên địa bàn Tp.HCM

Thứ ba, hành vi trốn đóng BHXH đã được nâng lên tội hình sự (điều 216, Bộ luật hình sự 2015, áp dụng từ 1/1/2018)

 

Xu hướng chung

Sự thay đổi nhanh chóng môi trường kinh doanh và công nghệ thông tin tạo ra mô i trường cạnh tranh cao và thay đổi nhanh, tạo ra xu hướng chuyên biệt hóa và tập trung vào năng lực cốt lõi của mỗi doanh nghiệp.

Nguồn nhân lực

Để thực hiện đúng và hiệu quả một nội dung đòi hỏi rất nhiều kiến thức và kinh nghiệm, các doanh nghiệp vừa và nhỏ khó có thể duy trì đội ngũ nhân lực ổn định cho việc quản lý tính lương và bảo hiểm xã hội, thuê ngoài là giải pháp hiệu quả hơn rất nhiều.

Hệ thống & Quy trình thực hiện

Để việc quản lý tính lương và bảo hiểm xã hội được tốt, doanh nghiệp cần hệ thống và quy trình thực hiện phù hợp. Với doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc trang bị hệ thống và quy trình phức tạp là không cần thiết, mặc khác hệ thống và quy trình này cũng không đáp ứng kịp với sự thay đổi nhanh trong mô hình nhân sự của doanh nghiệp.

Thực tế, có khá nhiều doanh nghiệp có thói quen sử dụng 3 khoản mục về tiền lương tách biệt như sau:

1.  Tiền lương thể hiện trên Báo cáo tài chính (Hạch toán kế toán)

2.  Tiền lương làm căn cứ tính và đóng BHXH.

3. Tiền lương làm căn cứ tính thuế thu nhập cá nhân.

Cách làm này gây ra khó khăn trong việc quản lý doanh nghiệp, và tạo ra rủi ro:

+ Bản thân chủ doanh nghiệp cũng không biết được số nào là số đúngvà sự khác biệt giữa 3 thông số lương này là gì.

+ Có sự đối chiếu giữa cơ quan thuế và cơ quan BHXH khi quyết toán thuế, hoặc khi cơ quan thanh tra BHXH thanh tra.

+ Cơ quan Thanh tra BHXH tăng cường thanh tra hồ sơ lao động trên địa bàn Tp.HCM.

+ Hành vi trốn đóng BHXH đã được nâng lên tội hình sự (điều 216, Bộ luật hình sự 2015, áp dụng từ 1/1/2018),

Cách để tránh rủi ro và quản lý hiệu quả hơn:

+ Xây dựng hệ thống Tiền lương sao cho việc quản lý và tính toán thống nhất ba khoản mục trên.

Quý khách gặp vấn đề này và cần tư vấn vui lòng liên hệ Expertis để được hỗ trợ.

 

Rủi ro thanh tra lao động; rủi ro chênh lệch số liệu giữa lương đóng BHXH và lương đưa vào chi phí doanh nghiệp; rủi ro tính sai bị truy thu, xử phạt.

Khi bắt đầu phát sinh lao động, Doanh nghiệp phải thực hiện đẩy đủ nội dung theo quy định của các cơ quan BHXH, Lao động, Thuế…, Bởi vì, 1 nhân sự hay nhiều nhân sự đều có thể xảy ra rủi ro nếu không được thực hiện đầy đủ.

Vì vậy, khi phát sinh nhân sự, doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ hoặc thuê dịch vụ chuyên nghiệp để quản lý. 

Expetis có hệ thống phần mềm quản lý với số lượng lao động không giới hạn, ngoài ra, nhân sự thực hiện là các chuyên viên có kinh nghiệm chuyên môn và kinh nghiệm xử lý khi có thanh tra, kiểm tra, đảm bảo đúng đủ bộ hồ sơ cho Doanh nghiệp với số lao động lớn.

Mặc khác, hệ thống của chúng tôi được tối ưu cho việc quản lý số lượng lớn lao động, loại bỏ các thao tác thừa, do đó chi phí dịch vụ cũng rất phù hợp cho kháhc hàng.

Mỗi lao động phải có đầy đủ 3 loại hồ sơ: Hồ sơ tiền lương; hồ sơ lao động; hồ sơ BHXH.

Để đánh giá doanh nghiệp đang có rủi ro hay không, bạn có thể liên hệ Expertis để yêu cầu, chúng tôi sẽ kiểm tra, đánh giá và tư vấn  hoàn toàn miễn phí  cho doanh nghiệp bạn.

Để đánh giá tổng thể mức độ hoàn thành và rủi ro tiềm tàng về vấn đề Tiền lương – BHXH, Expertis có checklist kiểm tra tổng quan. Bạn vui lòng liên hệ theo form đăng ký ở bài viết này để nhận Checklist.

Bạn cần tư vấn?

Về LAO ĐỘNG - TIỀN LƯƠNG - BHXH

Chúng tôi sẽ tư vấn giải đáp vấn đề của bạn, và đề xuất giải pháp một cách cặn kẽ, phù hợp nhất với nhu cầu và mục tiêu của bạn.

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN NHÂN SỰ TIỀN LƯƠNG

Vui lòng điền những thông tin dưới đây, chúng tôi sẽ liên hệ bạn sớm nhất có thể.