Vào ngày 18/04/2025, Hội đồng Nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh đã thông qua Nghị quyết về việc sắp xếp lại 273 đơn vị hành chính cấp xã thành 102 đơn vị mới, theo Nghị quyết 1278/NQ-UBTVQH15 ngày 14/11/2024 của Ủy ban Thường vụ Quốc hội. Sự thay đổi này nhằm tối ưu hóa cấu trúc hành chính, nâng cao hiệu quả quản lý và phục vụ người dân tốt hơn. Việc tái cơ cấu địa bàn hành chính, bao gồm sáp nhập các phường, đã đặt ra yêu cầu cập nhật thông tin địa chỉ của người nộp thuế (NNT) trên hệ thống thuế và hóa đơn điện tử.
Bài viết này cung cấp hướng dẫn chi tiết cho chủ doanh nghiệp, hộ kinh doanh và người nộp thuế về cách cập nhật địa chỉ trên hóa đơn điện tử theo danh mục địa bàn hành chính mới, đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và duy trì hoạt động kinh doanh suôn sẻ.
📌 Thông tin
Cơ quan thuế cập nhật địa chỉ người nộp thuế
Theo thông báo từ Tổng cục Thuế, từ ngày 01/07/2025, cơ quan thuế sẽ tiến hành cập nhật địa chỉ của người nộp thuế (NNT) trong hệ thống dữ liệu thuế để phản ánh các thay đổi về địa bàn hành chính mới, theo Quyết định số 571/QĐ-TTg ngày 12/3/2025 của Thủ tướng Chính phủ. Việc này nhằm đảm bảo thông tin địa chỉ trong hệ thống thuế phù hợp với các ranh giới hành chính được điều chỉnh, ví dụ như việc sáp nhập hoặc tái tổ chức các phường, xã, quận, huyện.
Quá trình cập nhật này được thực hiện tự động bởi cơ quan thuế, và người nộp thuế, bao gồm chủ doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân nộp thuế, không bắt buộc cập nhật điều chỉnh thông tin Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (GCN ĐKKD). Thông báo này được nêu rõ trong tài liệu từ cơ quan thuế, nhấn mạnh rằng các thay đổi sẽ được xử lý trong hệ thống nội bộ, đảm bảo tính liên tục trong quản lý thuế.
🎯 Áp dụng
Điều chỉnh thông tin địa chỉ trên GCN ĐKKD
Cơ quan thuế sẽ thông báo đến người nộp thuế về địa bàn hành chính mới và thông tin Cơ quan thuế quản lý trực tiếp NNT thông qua các kênh chính thức, bao gồm:
- Tài khoản giao dịch thuế điện tử.
- Email.
- Ứng dụng di động Etax Mobile.
Người nộp thuế không bắt buộc phải điều chỉnh thông tin trên GCN ĐKKD, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh khi địa giới hành chính thay đổi. Họ có thể tiếp tục sử dụng các giấy tờ đã được cấp trước đó mà không cần thực hiện thủ tục cập nhật, trừ khi có nhu cầu tự nguyện điều chỉnh.
Trong trường hợp người nộp thuế có nhu cầu muốn cập nhật địa chỉ trên GCN ĐKKD để phù hợp với địa bàn hành chính mới, họ cần thực hiện các bước sau:
- Liên hệ cơ quan đăng ký kinh doanh (thường là Sở Kế hoạch và Đầu tư hoặc Phòng Đăng ký kinh doanh tại địa phương).
- Nộp hồ sơ điều chỉnh thông tin theo mẫu quy định, bao gồm thông tin địa chỉ mới.
- Nhận GCN ĐKKD đã được cập nhật sau khi hồ sơ được phê duyệt.
⚙️ Thực hiện
Cập nhật địa chỉ trên hóa đơn điện tử và phần mềm kế toán
Cơ quan thuế đã cập nhật thông tin địa chỉ NNT trên hệ thống cơ sở dữ liệu của ngành thuế theo danh mục địa bàn hành chính mới. Doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân nộp thuế cần thực hiện cập nhật địa chỉ trong hệ thống hóa đơn điện tử và phần mềm kế toán đang sử dụng để đảm bảo tuân thủ quy định về địa chỉ hiển thị trên hóa đơn xuất ra. Cụ thể, địa chỉ mới cần được cập nhật trên:
- Phần mềm hóa đơn điện tử;
- Danh mục khách hàng khi lập hóa đơn;
- Phần mềm kế toán in chứng từ, báo cáo.
Quy trình cập nhật:
➡️ Bước 1: Kiểm tra thông tin địa chỉ
Đảm bảo địa chỉ mới đã được cập nhật trên GCN DKKD hoặc các giấy tờ pháp lý liên quan bằng cách liên hệ cơ quan đăng ký kinh doanh.
➡️ Bước 2: Đăng nhập vào phần mềm
Truy cập vào hệ thống hóa đơn điện tử hoặc phần mềm kế toán mà doanh nghiệp đang sử dụng.
➡️ Bước 3: Cập nhật thông tin địa chỉ
Tìm mục cài đặt hoặc quản lý thông tin doanh nghiệp trong phần mềm, cập nhật địa chỉ mới theo thông tin trên GCN ĐKKD đã cập nhật mà cơ quan thuế đã thông báo.
➡️ Bước 4: Gửi thông tin cập nhật
Một số phần mềm yêu cầu gửi thông tin cập nhật đến cơ quan thuế qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc thông qua nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
➡️ Bước 5: Xác nhận và kiểm tra
Kiểm tra lại hóa đơn mẫu để đảm bảo địa chỉ mới được hiển thị chính xác trước khi phát hành hóa đơn chính thức.
Đối với Hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh:
Theo Thông tư 86/2024/TT-BTC ngày 23/12/2024 quy định về đăng ký thuế, cụ thể điểm b khoản 1 và khoản 5 Điều 5 quy định về cấu trúc mã số thuế dành cho hộ gia đình, hộ kinh doanh, cá nhân; từ ngày 01/07/2025, tất cả mã số thuế của hộ gia đình, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sẽ chuyển sang dùng số định danh cá nhân (CCCD). Người nộp thuế cần thực hiện:
- Cập nhật số CCCD trên phần mềm hóa đơn điện tử đang sử dụng;
- Cập nhật số CCCD trên phần mềm kế toán kết nối với hệ thống hóa đơn điện tử;
- Sử dụng số CCCD thay cho Mã số thuế khi xuất hóa đơn.
⚠️ Lưu ý:
- Nếu chỉ thay đổi địa chỉ hoặc số CCCD thì không cần lập Tờ khai đăng ký hóa đơn điện tử. (Nhà nước không bắt buộc phải lập lại tờ khai)
- Nếu thay đổi cơ quan thuế quản lý thì cần lập lại Tờ khai.
- Tiếp tục sử dụng chữ ký số đã được cấp.
Việc cập nhật địa chỉ trên hóa đơn điện tử là bước quan trọng để đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và duy trì tính chính xác trong giao dịch thuế. Người nộp thuế nên kiểm tra định kỳ thông tin địa chỉ trên hóa đơn điện tử và phối hợp với cơ quan thuế hoặc nhà cung cấp dịch vụ để xử lý các vấn đề phát sinh. Nếu có thay đổi về địa chỉ thực tế, hãy thực hiện cập nhật kịp thời để tránh ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
