Dịch vụ xây dựng hệ thống Kế toán

Dịch vụ xây dựng hệ thống kế toán doanh nghiệp giúp xây dựng cho doanh nghiệp hệ thống kế toán đúng chuẩn, cung cấp đầy đủ thông tin quản trị cần thiết và giúp kiểm soát tốt sự vận hành của doanh nghiệp.

EXPERTIS

xây dựng hệ thống kế toán doanh nghiệp

Hiểu về sự cần thiết

“Kịp thời có chọn lọc” có thể nói là tiêu chí hàng đầu của nhà quản lý khi ra quyết định, công việc quản lý điều hành doanh nghiệp phần lớn là việc ra các quyết định chính xác, quyết định đó phải có tính kịp thời một cách có chọn lọc.  Bạn không thể làm được điều này nếu thiếu hệ thống thông tin quản lý.

Khi một doanh nghiệp nhỏ phát triển, nó nên chuyển từ việc ghi sổ kế toán đơn giản sang các phương thức kế toán toàn diện hơn nhằm giúp ích cho sự phát triển chiến lược của công ty. Sổ sách kế toán ghi lại những con số của bạn, trong khi kế toán giúp cho bạn biết ý nghĩa của chúng. Tổ chức tốt hệ thống kế toán và tài chính có thể giúp bạn hiểu những gì đang xảy ra tại công ty của bạn và cung cấp cho bạn cách thức và thời điểm tốt nhất để bạn đưa doanh nghiệp mình phát triển.

Các doanh nghiệp khỏe mạnh có xu hướng tăng trưởng, và tăng trưởng kinh doanh đòi hỏi sự quản lý cẩn thận với sự theo dõi sát sao các con số. Một hệ thống kế toán tốt sẽ cung cấp chính xác các chi tiết và cho bạn thông tin quan trọng về việc liệu doanh nghiệp của bạn có thể trả hết số tiền mà bạn đã vay để mở rộng quy mô hay không và mất bao lâu để thực hiện điều đó.

Dữ liệu kế toán có thể giúp bạn quyết định thời điểm thích hợp để đầu tư mở rộng. Nếu doanh số bán hàng của bạn tăng đều đặn và bạn đang tích lũy vốn thặng dư, thì doanh nghiệp của bạn có thể có vị thế tốt để mở rộng.

Nếu không có tài chính kế toán, doanh nghiệp của bạn sẽ mù mờ trong các hoạt động hàng ngày của nó mà không bao giờ hiểu được toàn cảnh kinh doanh. Thông tin kế toán giải thích cách bạn đạt được lợi nhuận hoặc thua lỗ, cung cấp manh mối về nơi công ty của bạn đang thành công và thất bại.

Dịch vụ xây dựng hệ thống tài chính kế toán của Expertis giúp bạn có được hệ thống quản lý tài chính kế toán đáp ứng những tiêu chí sau:

  1. Sự chính xác
  2. Sự rõ ràng
  3. Có tính sử dụng được
  4. Có tính liên quan
  5. Có khả năng thích ứng linh hoạt

pHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN

XÂY DỰNG HỆ THỐNG KẾ TOÁN TOÀN DIỆN KHẢ THI NHẤT

Xây dựng hệ thống quy trình kế toán - tài chính - quản trị

Quy trình là xương sống của hệ thống, các hoạt động liên quan đến khía cạnh tài chính, được kế toán hóa của doanh nghiệp sẽ vào khuôn khổ và được kiểm soát.

Tư vấn hoàn thiện hệ thống phần mềm (Công cụ)

Để hệ thống kế toán vận hành, công cụ là không thể thiếu, chúng tôi tư vấn hệ thống phần mềm đáp ứng yêu cầu quản lý của doanh  nghiệp, không phải từng công cụ riêng lẻ.

Đào tạo và bố trí nhân sự

Tư vấn tuyển dụng nhân sự, đào tạo bổ sung kiến thức và quy trình kế toán của doanh nghiệp, bố trí công việc, đánh giá và điều chỉnh cho doanh nghiệp.

Khả năng nổi bật

Khi Expertis thực hiện XÂY DỰNG HỆ THỐNG KẾ TOÁN

Kiểm toán hệ thống sau khi đã triển khai xây dựng hệ thống kế toán

Xây dựng hệ thống kế toán trên các phần mềm nước ngoài

LÝ DO CHỌN DỊCH VỤ

xây dựng hệ thống kế toán CỦA EXPERTIS

Năng lực chuyên môn

Hơn 18 năm kinh nghiệm thực hiện quyết toán cho hàng ngàn doanh nghiệp với các ngành nghề đa dạng. Ban Giám đốc, đội ngũ kế toán trưởng có nhiều năm kinh nghiệm tư vấn cho các doanh nghiệp cả trong và ngoài nước.

Cam kết dịch vụ

Dịch vụ xây dựng hệ thống Kế toán của Expertis tập trung vào chất lượng dịch vụ và xây dựng các mối quan hệ lâu dài với khách hàng. Hợp tác cùng khách hàng tìm phương án giải quyết các vấn đề nhằm đảm bảo quyền lợi của khách hàng là trên hết.

Tiêu chuẩn nhân viên

Nhân sự phụ trách luôn là những chuyên viên giàu kinh nghiệm tương ứng với ngành nghề của doanh nghiệp. Họ có khả năng xác định, đo lường và giúp bạn kiểm soát tốt các rủi ro đối với lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp bạn.

Tiêu chuẩn kết quả

Toàn bộ hồ sơ Kế toán của khách hàng sẽ được kiểm toán nội bộ lại mỗi 6 tháng/1 lần do bộ phận kiểm toán độc lập của Expertis thực hiện để đảm bảo kết quả luôn được chính xác.

FAQ

Câu hỏi thường gặp

Để thiết lập một hệ thống kế toán hiệu quả, bạn phải thiết kế một kế hoạch hoạt động, lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp và đào tạo người sử dụng hệ thống.

Bạn có thể thay đổi hệ thống với các bổ sung được lên kế hoạch trước nếu hệ thống của bạn được thiết lập theo nhu cầu kinh doanh cụ thể của bạn.Hệ thống kế toán của bạn phải cung cấp cho bạn thông tin về số lượng và nguồn mà doanh nghiệp bạn kiếm được cũng như chi phí sử dụng ở đâu và bao nhiêu.

Bước 1: Lập kế hoạch hoạt động phù hợp với quy mô, sản phẩm và dịch vụ của công ty bạn

Đầu tiên, bạn phải lập kế hoạch hoạt động phù hợp với quy mô, sản phẩm và dịch vụ của công ty bạn. Dựa bảng kế hoạch này, thực hiện việc cụ thể hóa thành cơ sở dữ liệu kế toán cần thiết. 

Kế hoạch này cần sự rõ ràng các chi tiết bằng cách tham khảo ý kiến ​​của những người phụ trách mang tiền về công ty và những người chịu trách nhiệm phê duyệt chi tiêu của công ty.Xác định hạn mức phê duyệt thu nhập và chi phí, hạng mục thu nhập và chi phí cần có sự chấp thuận của cấp lãnh đạo thích hợp với cơ cấu hoạt động của doanh nghiệp.

Ví dụ: bạn phải xác định xem thu nhập có được phân loại theo nguồn, chẳng hạn như Công ty X và Công ty Y, theo loại dịch vụ hoặc sản phẩm, hoặc theo một dịch vụ hoặc sản phẩm cụ thể.

Bước 2: Thiết lập quy trình thực hiện công việc

Thiết lập các quy trình thực hiện công việc, quy tắc cho những ai có thể sử dụng hệ thống và cho những mục đích nào.

Bên cạnh quy trình thực hiện, bạn cần phải xây dựng quy trình giám sát thường xuyên để ngăn ngừa các vấn đề và đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu.

Bước 3: Lựa chọn phần mềm kế toán thích hợp

Chọn phần mềm kế toán sau khi thử các chương trình khác nhau phù hợp với yêu cầu của công ty bạn, nó cần phải dễ hiểu và dễ sử dụng.

Một số công ty có thể yêu cầu một nhà tư vấn thiết kế một hệ thống từ đầu hoặc sửa đổi một hệ thống hiện có. Hầu hết các doanh nghiệp nhỏ sẽ có thể tìm thấy một chương trình hiện có từ nhiều chương trình có sẵn trên thị trường.

Bước 4: Tuyển dụng, phân công, đào tạo nhân sự tham gia hệ thống kế toán

Xác định những ai tham gia vào hệ thống kế toán, nhiệm vụ, vài trò và quyền của những người tham gia.

Xác định phân quyền quản lý như là: ai có thể thực hiện việc nhập dữ liệu, ai có thể kiểm tra và ai tạo báo cáo. 

Mỗi cá nhân có kiến thức, kỹ năng khác nhau dẫn đến cách làm việc khác nhau. Quy trình giúp cho người thực hiện công việc biết rằng trong một nghiệp vụ thì họ phải tiến hành những bước công việc nào, làm ra sao và phải cần đạt kết quả như thế nào? Sẽ không có tình trạng nhân viên nhận chỉ thị của Sếp mà không biết phải làm thế nào? Hay tình trạng làm đi làm lại mà vẫn không đúng ý Sếp.

Ví dụ: Phòng Hành chính – Nhân sự có quy trình tuyển dụng, nhân viên HCNS sẽ biết bản “Danh sách ứng viên dự tuyển” phải bao gồm những thông tin gì để cho Trưởng phòng HCNS + Trưởng phòng/bộ phận xem xét, sang lọc hồ sơ, chọn ra những người đủ tiêu chuẩn để phỏng vấn.

Đối với những quá trình công việc cần sự phối hợp nhóm (teamwork) thì quy trình giúp cho các thành viên phối hợp với nhau một cách ăn khớp và đúng trình tự mà không phải thắc mắc rằng việc này do ai làm? Làm như thế nào?

Ví dụ: Quy trình mua hàng của phòng kế toán sẽ giúp nhân viên HCNS biết và thực hiện đúng các thủ tục khi mua tài sản cho Công ty, phối hợp với nhân viên kế toán thanh toán tốt hơn.

Quy trình cũng giúp ích cho các cấp quản lý kiểm soát tiến độ và chất lượng công việc do nhân viên thực hiện

Ví dụ: Trưởng phòng HCNS nhìn vào Phiếu đánh giá ứng viên, có ghi mức lương, phụ cấp, ngày bắt đầu đi làm, có chữ ký của những người liên quan sẽ biết Nhân viên HCNS soạn Hợp đồng cho người lao động có đúng hay không?

Chỉ xây dựng một lần nhưng từ đó doanh nghiệp sẽ mãi đi lên

Nếu không có quy trình, bạn sẽ làm đi làm lại một việc theo một cách có thể không hiệu quả và bản chất trí não vốn rất lười, nó không chịu nhận ra sự sai lầm trong công việc thường ngày.

Khi xây dựng được quy trình, doanh nghiệp bạn giảm thiểu rủi ro trong quá trình vận hành do các đầu công việc/ nhiệm vụ đã được xác định rõ ràng, chuẩn hóa theo thứ tự. Nhanh chóng  tạo ra những bước tiến mới và đột phá nhờ các đầu việc cũ đã được tối ưu và giải quyết triệt để.

Xây dựng tinh thần làm việc năng động, công việc vận hành trôi chảy, tăng năng suất, môi trường làm việc công ty trở nên chuyên nghiệp hơn.

Giải phóng lãnh đạo

Khi một người khác có thể thay thể ban lãnh đạo làm một việc gì đó tốt bằng như chính họ làm thậm chí tốt hơn, đó là niềm vui sướng vì lúc này ban lãnh đạo có thể làm một công việc khác, đối đầu với một thử thách mới, sẽ không còn những giờ phút khổ sở giải quyết sự vụ hàng ngày nữa, những lỗi nhỏ nhặt khiến họ tốn thời gian sẽ mãi mãi biến mất.

Có quy trình là ban lãnh đạo đã chuyển giao toàn bộ tinh hoa, kinh nghiệm, các phương án xử lý cho người mới và khi đó họ sẽ tự động làm việc và ban lãnh đạo sẽ thoải mái tự do để làm các công việc khác quan trọng hơn.

Hệ thống kế toán là một mạng lưới các con số cung cấp phản hồi về doanh nghiệp của bạn. Hệ thống kế toán cần thiết cho các mục đích bên ngoài, để theo dõi thông tin mà bạn phải đưa vào các biểu mẫu báo cáo thuế. Hệ thống kế toán là cần thiết cho các mục đích nội bộ, cho phép bạn đánh giá xem mô hình kinh doanh của mình có hiệu quả về chi phí hay không và xác định các yếu tố đang thành công hay thất bại. Để hệ thống kế toán được gọi là hoạt động tốt, hệ thống kế toán đó cần phải cung cấp thông tin hữu ích được tổ chức theo cách có thể dễ hiểu.

5 yếu tố mà một hệ thống kế toán tốt phải có

1. Sự chính xác

Một hệ thống kế toán tốt phải chính xác vì công ty của bạn bắt buộc phải báo cáo thông tin tài chính đúng với sự hiểu biết của bạn về mặt pháp lý. Tính chính xác rất quan trọng đối với các mục đích nội bộ: thông tin cung cấp càng tốt thì bạn càng có thể ứng phó hoặc phản hồi hiệu quả.

Tính chính xác trong hệ thống kế toán liên quan đến việc thiết lập các giao thức để đảm bảo rằng tất cả thông tin được thu thập và ghi nhận vào hệ thống kế toán. Ví dụ, quá trình thu thập các khoản chi phí có thể liên quan đến việc xem xét hóa đơn mua hàng cũng như bảng sao kê ngân hàng hoặc thanh toán qua thẻ tín dụng.

Một hệ thống kế toán thiếu chính xác là hệ thống không đáng tin cậy, nó có thể dẫn đến những quyết định sai lầm trong kinh doanh.

2. Sự rõ ràng

Một hệ thống kế toán tốt trình bày thông tin một cách rõ ràng, vì vậy bạn có thể tìm thấy những gì bạn cần khi bạn cần và bạn có thể dễ dàng hiểu thông tin mà hệ thống theo dõi phản ánh các hoạt động kinh doanh hàng ngày của bạn như thế nào.

Bạn cần tránh sự không rõ ràng, lúc này bạn phải cần thêm cái gì đó khác để giải thích cho số liệu mà bạn có, trừ khi đây là số liệu quan trọng, còn không bạn thường có xu hướng bỏ qua nó, và nó trở thành điểm mù trong hệ thống kế toán của bạn. Tai nạn thường xảy ra ở điểm mù.

3. Có tính sử dụng

Bạn cần phải phân biệt rõ giữa Dữ liệu (Data) và Thông tin (Information).

Dữ liệu là gì?Thông tin là gì?

Dữ liệu là các dữ kiện và chi tiết thô, không được sắp xếp như số liệu, ký hiệu và mô tả sự vật …

Nói cách khác, dữ liệu không mang bất kỳ mục đích cụ thể nào và bản thân nó không có ý nghĩa gì. Hơn nữa, dữ liệu được đo dưới dạng bit và byte – là những đơn vị thông tin cơ bản trong bối cảnh lưu trữ và xử lý của máy tính.

Thông tin là dữ liệu đã được xử lý, tổ chức và có cấu trúc. Nó cung cấp ngữ cảnh cho dữ liệu và cho phép ra quyết định. 

Ví dụ: doanh số bán hàng của một khách hàng tại một nhà hàng là dữ liệu – dữ liệu này trở thành thông tin khi doanh nghiệp có thể xác định món ăn phổ biến nhất hoặc ít phổ biến nhất.

Dữ liệu được nhập vào hệ thống kế toán phải liên kết với nhau, nhờ đó tạo ra các báo cáo dễ hiểu bằng cách đối chiếu và sắp xếp các số liệu theo cách mà quy định báo cáo bên ngoài cần cung cấp hoặc các báo cáo nội bộ mà bạn cần với độ sâu dữ liệu đủ để cung cấp cho bạn thông tin quản lý và cho phép bạn ra quyết định.

Bạn cần tránh việc hệ thống kế toán chỉ thu thập dữ liệu thô nhưng không cung cấp thông tin cần thiết cho việc ra quyết định. Tính khả dụng thấp cho thấy việc thu thập dữ liệu trở thành lãng phí.

4. Có tính liên quan

Một hệ thống kế toán tốt phải cung cấp thông tin thực sự hữu ích. Ví dụ: nếu bạn sở hữu một nhà máy sản xuất áo sơ mi, hệ thống kế toán của bạn có thể cung cấp thông tin hữu ích bằng cách theo dõi lượng thời gian và chi phí nguyên vật liệu cần để sản xuất mỗi chiếc áo sơ mi.

Ngoài ra, thông tin trong hệ thống kế toán của bạn phải tương ứng với các trường trên biểu mẫu thuế mà bạn phải nộp cho các cơ quan thuế địa phương. Các trường này bao gồm tổng doanh thu, chi phí trả lương và tổng chi tiêu trong các danh mục chi phí được trừ như tiền thuê và chi phí ô tô.

Bạn cần tránh việc tổ chức hệ thống kế toán thiếu tính liên quan, vì nó sẽ mang lại rủi ro tồn tại khoảng cách giữa các loại thông tin mà bạn công bố.

5. Có khả năng thích ứng linh hoạt

Doanh nghiệp của bạn là một thực thể sống động, liên tục thích ứng với các cơ hội và các vấn đề phát sinh.  Hệ thống kế toán của bạn phải phản ánh những thay đổi đang diễn ra này bằng cách cho phép bạn thêm bớt, dịch chuyển một cách thuận tiện thay vì bạn phải đập đi xây lại từ đầu cho thích hợp với những thay đổi.

Thực tế thường diễn ra các trường hợp doanh nghiệp sẽ cố gắng dùng các biện pháp thay thế và chịu đựng, mặc dù điều này làm giảm hiệu suất quản lý do tăng thời gian xử lý và phát sinh rủi ro số liệu cao hơn. Cho đến khi chi phí phát sinh và thời gian xử lý trở nên quá lớn so với lợi ích mà hệ thống kế toán hiện hành mang lại, bạn buộc phải đưa ra quyết định thay thế hệ thống kế toán hiện hành bằng một hệ thống mới tương thích hơn. Điều này gây ra hàng loạt các vấn đề lớn như là: Gián đoạn, nhân sự không quen với sự thay đổi, chi phí thay đổi thông thường là lớn.

Nếu không có kế toán, doanh nghiệp của bạn sẽ mù mờ trong các hoạt động hàng ngày của nó mà không bao giờ hiểu được toàn cảnh kinh doanh. Thông tin kế toán giải thích cách bạn đạt được lợi nhuận hoặc thua lỗ, cung cấp manh mối về nơi công ty của bạn đang thành công và thất bại.

Nó cũng cung cấp cho bạn các công cụ số để thu số tiền mà khách hàng nợ bạn và thanh toán các nghĩa vụ tài chính mà bạn phải chịu đối với nhân viên, cơ quan thuế và nhà cung cấp.

Đây là những thứ mà phòng kế toán trong một doanh nghiệp đảm nhiệm

1. Đảm bảo dòng tiền kinh doanh của doanh nghiệp

Bộ phận kế toán của bạn đảm bảo rằng bạn có đủ tiền mặt để hoạt động bằng cách theo dõi và nhắc nhở khách hàng về số tiền họ nợ và khi nào đến hạn thanh toán. Nó cũng theo dõi các khoản thanh toán bạn nợ nhà cung cấp, công ty cung cấp dịch vụ và các nhà cung cấp khác và cập nhật các khoản thanh toán này.

Phòng kế toán giám sát các khoản thanh toán này để đảm bảo có đủ tiền vào tài khoản của bạn từ các khoản thanh toán của khách hàng để doanh nghiệp của bạn thanh toán các hóa đơn.

2. Đảm bảo dòng tiền cho lương bổng

Nhân viên của bạn duy trì hoạt động kinh doanh của bạn và bạn có nghĩa vụ đạo đức, pháp lý và tài chính để trả lương công bằng và đúng hạn cho họ. Bộ phận kế toán của bạn tính toán tổng số tiền lương cũng như khấu trừ thuế thu nhập, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và các khoản đóng góp khác.

Kế toán tiền lương cũng liên quan đến việc theo dõi các khoản khấu trừ thuế và tổng chi phí trả lương theo thời gian, cho phép bạn đánh giá liệu chi phí trả lương có phù hợp với ngành của bạn hay không hoặc liệu bạn có cần đánh giá hiệu quả hay không.

3. Thuế

Doanh nghiệp của bạn phải trả thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp và thuế thu nhập cá nhân định kỳ cho cơ quan thuế địa phương. Bộ phận kế toán của bạn chịu trách nhiệm thu thập và sắp xếp thông tin cần thiết để điền vào các biểu mẫu thuế này, bao gồm thông tin bảng lương, số liệu bán hàng và chi phí chi phí hoạt động để tính thu nhập ròng (lợi nhuận chịu thuế).

Kế toán theo dõi các nghĩa vụ thuế của bạn theo thời gian và đảm bảo rằng doanh nghiệp của bạn đã dành đủ để thanh toán các nghĩa vụ của mình.

4. Cung cấp cơ sở cho việc lập chiến lược kinh doanh

Những con số mà bộ phận kế toán của bạn tổng hợp có thể cung cấp cái nhìn sâu sắc về khía cạnh nào của doanh nghiệp bạn mang lại nhiều lợi nhuận nhất và chi phí vận hành quá lớn. Thông tin này có thể giúp bạn quyết định xem có nên tập trung vào một hoạt động kinh doanh cụ thể, chẳng hạn như bán buôn hoặc bán lẻ, hoặc nó có thể thúc đẩy bạn thử nghiệm các phương pháp tiếp cận mới, chẳng hạn như giới thiệu các sản phẩm mới mở rộng thế mạnh của bạn.

Kế toán cũng cho bạn biết liệu dòng tiền của bạn có đủ để thực hiện những thay đổi mà bạn đang lên kế hoạch hay không.

5. Cung cấp khả năng mở rộng doanh nghiệp (M&A)

Hệ thống kế toán tốt cung cấp thông tin tài chính đáng tin cậy cho các cổ đông của doanh nghiệp, nó cho thấy con số hiện có về doanh thu, lợi nhuận, tài sản và khả năng mở rộng kinh doanh.

Hệ thống kế toán cung cấp các thông số quan trọng cho quyết định đầu tư như: Chỉ số lợi nhuận trên cổ phiếu, lợi nhuận trên doanh thu, lợi nhuận trên số vốn bỏ ra, lợi nhuận trên tài sản đầu tư …

Kế toán cung cấp cho bạn “giấy chứng nhận” về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp và mở ra cho bạn nhiều cơ hội mở rộng và hợp tác. 

Đây là những lý do mà thông tin kế toán liên quan chặt chẽ đến các quyết định kinh doanh

1. Tối đa lợi nhuận

Doanh nghiệp của bạn không kiếm được cùng một số tiền trên mỗi sản phẩm hoặc dịch vụ bạn bán. Một số sản phẩm có tỷ suất lợi nhuận thấp hơn nhưng đủ khối lượng bán hàng hoặc sự hấp dẫn của khách hàng để biện minh cho việc giảm tỷ suất lợi nhuận này.

Kết hợp sản phẩm là sự cân bằng cẩn thận của các sản phẩm tạo nên những gì bạn cung cấp cho tập khách hàng của mình. Các quyết định thành công về kết hợp sản phẩm phụ thuộc vào thông tin kế toán chi tiết về chi phí bán mỗi sản phẩm và mức doanh thu mà mặt hàng đó tạo ra.

Bạn càng luân chuyển hàng tồn kho của mình nhanh chóng, doanh nghiệp của bạn sẽ kiếm được càng nhiều tiền. Nếu mất quá nhiều thời gian để luân chuyển hàng tồn kho, hãy cân nhắc giữ lại việc kéo dài thời gian nợ người bán hoặc chú ý hơn đến mặt hàng nào bán nhanh nhất.

2. Đầu tư cho nhân sự

Thông tin chi tiết và chính xác về bảng lương có liên quan đến các quyết định về nhân sự vì nó cho bạn biết liệu công ty của bạn có đủ khả năng để bổ sung thêm nhân viên hay không nếu bạn cảm thấy thiếu hụt nhân sự để đảm bảo sản phẩm, dịch vụ cung cấp đến cho khách hàng đạt tiêu chuẩn.

Nếu kế toán tiền lương của bạn cho thấy rằng chi phí trả lương của bạn chiếm một tỷ lệ cao không bền vững trong doanh thu bán hàng của bạn, thì việc xem xét hiệu quả nhân sự và đánh giá lại hệ thống tiền lương sẽ có ý nghĩa hơn là thuê thêm nhân viên.

Tỷ lệ tiền lương/doanh thu của các doanh nghiệp thường khác nhau, nhưng hầu hết các ngành đều hướng tới chi phí trả lương từ 15 đến 35 phần trăm tổng doanh thu. Các doanh nghiệp hoạt động dựa trên dịch vụ phải chịu ít chi phí khác ngoài chi phí trả lương đôi khi có thể duy trì chi phí trả lương lên đến 50%.

Nếu chi phí trả lương của bạn cao hơn 35% và doanh nghiệp của bạn không thu được lợi nhuận, thì dữ liệu kế toán của bạn có thể chỉ cho bạn hướng đưa ra các quyết định kinh doanh như cắt giảm nhân viên hoặc bạn phải thực hiện đánh giá năng suất lao động.

3. Tối ưu dòng tiền

Số tiền công ty của bạn có trong tay vào bất kỳ thời điểm nảo tương quan chặt chẽ với doanh thu và chi phí hàng ngày của bạn. Bạn có thể đã bán hàng tồn kho và chưa nhận được tiền thanh toán, mua hàng tồn kho mà bạn chưa thanh toán hoặc vay tiền mà bạn sẽ phải trả lại trong tương lai.

Dòng tiền là quá trình quản lý các khoản tiền mà doanh nghiệp của bạn có sẵn và phân bổ chúng theo hướng có lợi cho bạn. Kế toán có liên quan đến các quyết định về dòng tiền vì nó cho bạn biết hiện tại bạn có bao nhiêu tiền và bạn có khả năng sẽ có bao nhiêu trong tương lai gần.

Thông tin trong dự báo dòng tiền của bạn có thể giúp bạn xác định cách sử dụng dòng tiền hiệu quả nhất, khi nào bạn sẽ cần vay tiền và khi nào bạn sẽ có khả năng trả lại, cho phép bạn đưa ra quyết định sáng suốt và tránh các khoản phí tài chính không cần thiết.

4. Quyết định mở rộng, định hướng đầu tư

Các doanh nghiệp khỏe mạnh có xu hướng tăng trưởng, và tăng trưởng kinh doanh đòi hỏi sự quản lý cẩn thận với sự theo dõi sát sao các con số. Một hệ thống kế toán tốt sẽ cung cấp chính xác các chi tiết và cho bạn thông tin quan trọng về việc liệu doanh nghiệp của bạn có thể trả hết số tiền mà bạn đã vay để mở rộng quy mô hay không và mất bao lâu để thực hiện điều đó.

Nếu doanh nghiệp của bạn dường như đã sẵn sàng chuyển sang một cơ sở lớn hơn hoặc tăng cường sản xuất, hệ thống kế toán của bạn sẽ cho bạn biết liệu bạn có đủ doanh số bán hàng để thực hiện việc này hay không và nếu không, bạn cần thêm bao nhiêu trong doanh thu bán hàng hàng ngày.

Dữ liệu kế toán có thể giúp bạn quyết định thời điểm thích hợp để đầu tư mở rộng. Nếu doanh số bán hàng của bạn tăng đều đặn và bạn đang tích lũy vốn thặng dư, thì doanh nghiệp của bạn có thể có vị thế tốt để mở rộng.

Đầu tư vào cơ sở vật chất và hạ tầng có thể cho phép doanh nghiệp của bạn tăng hiệu quả và thu được nhiều lợi nhuận hơn. Nhưng điều này phụ thuộc rất nhiều vào việc đánh giá tình hình dòng tiền của bạn sẽ cho bạn biết khi nào bạn có thể đủ khả năng thực hiện những thay đổi này.

Đây là các vai trò của hệ thống thông tin quản lý trong việc ra quyết định của doanh nghiệp

Tiếp cận thông tin nhanh chóng

Các nhà quản lý cần tiếp cận thông tin nhanh chóng để đưa ra quyết định về các vấn đề chiến lược, tài chính, tiếp thị và hoạt động. Các công ty thu thập một lượng lớn thông tin, bao gồm hồ sơ khách hàng, dữ liệu bán hàng, nghiên cứu thị trường, hồ sơ tài chính, dữ liệu sản xuất và hàng tồn kho và hồ sơ nguồn nhân lực. Tuy nhiên, phần lớn thông tin đó được lưu giữ trong các cơ sở dữ liệu của các bộ phận riêng biệt, gây khó khăn cho những người ra quyết định trong việc truy cập dữ liệu một cách nhanh chóng.

Hệ thống thông tin quản lý đơn giản hóa và tăng tốc độ truy xuất thông tin bằng cách lưu trữ dữ liệu ở vị trí trung tâm có thể truy cập được qua mạng. Kết quả là các quyết định nhanh hơn và chính xác hơn.

“Kịp thời có chọn lọc” có thể nói là tiêu chí hàng đầu của nhà quản lý khi ra quyết định, công việc quản lý điều hành doanh nghiệp phần lớn là việc ra các quyết định chính xác, quyết định đó phải có tính kịp thời một cách có chọn lọc.  Bạn không thể làm được điều này nếu thiếu hệ thống thông tin quản lý.

Quyết định dựa trên thông tin mới nhất

Hệ thống thông tin quản lý tập hợp dữ liệu từ bên trong và bên ngoài tổ chức. Bằng cách thiết lập mạng lưới liên kết cơ sở dữ liệu trung tâm với các cửa hàng bán lẻ, nhà phân phối và các thành viên của chuỗi cung ứng, các công ty có thể thu thập dữ liệu bán hàng và sản xuất hàng ngày hoặc thường xuyên hơn và đưa ra quyết định dựa trên thông tin mới nhất.

Giúp các bộ phận có thể hợp tác với nhau

Trong các tình huống mà việc ra quyết định liên quan đến các bộ phận, nhóm cũng như các cá nhân, hệ thống thông tin quản lý giúp các nhóm dễ dàng đưa ra các quyết định hợp tác. Ví dụ, trong một nhóm dự án, hệ thống thông tin quản lý cho phép tất cả các thành viên truy cập vào cùng một dữ liệu thiết yếu, ngay cả khi họ đang làm việc ở các vị trí khác nhau.

Diễn giải kết quả một cách hiệu quả

Hệ thống thông tin quản lý giúp người ra quyết định hiểu được ý nghĩa của các quyết định của họ. Hệ thống đối chiếu dữ liệu thô thành các báo cáo theo định dạng cho phép người ra quyết định nhanh chóng xác định các mẫu và xu hướng mà dữ liệu thô sẽ không rõ ràng.

Những người ra quyết định cũng có thể sử dụng hệ thống thông tin quản lý để hiểu tác động tiềm tàng của sự thay đổi. Ví dụ, người quản lý bán hàng có thể đưa ra dự đoán về ảnh hưởng của việc thay đổi giá đối với doanh số bán hàng bằng cách chạy mô phỏng trong hệ thống và hỏi một số câu hỏi “nếu giá là như thế nào”.

Có thể trình bày và có tính thuyết phục

Các công cụ báo cáo trong hệ thống thông tin quản lý cho phép người ra quyết định điều chỉnh báo cáo cho phù hợp với nhu cầu thông tin của các bên khác. Nếu một quyết định yêu cầu sự chấp thuận của một giám đốc điều hành cấp cao, người ra quyết định có thể tạo một bản tóm tắt ngắn gọn về điều hành để xem xét. Nếu người quản lý muốn chia sẻ những phát hiện chi tiết của báo cáo với đồng nghiệp, họ có thể tạo báo cáo đầy đủ và cung cấp các mức dữ liệu bổ sung khác nhau.

Một quyết định của người ra quyết định có được sự ủng hộ của đội ngũ công ty hay không phần lớn nhờ vào tính thuyết phục của quyết định đó, tính thuyết mục của quyết định không thể được diễn giải bằng lời mà phải bằng những thông số được trình bày một cách rõ ràng, dễ hiểu để mô tả chính xác thông tin mà người ra quyết định muốn truyền tải. Điều này được quyết định bởi Hệ thống thông tin quản lý của doanh nghiệp.

Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ: xây dựng hệ thống kế toán, xây dựng hệ thống kế toán doanh nghiệp, xây dựng hệ thống kế toán quản trị, setup hệ thống kế toán, xây dựng quy trình kế toán. Vui lòng liên hệ với chúng tôi để biết chi tiết https://expertis.vn/

Bạn cần tư vấn?

XÂY DỰNG HỆ THỐNG KẾ TOÁN - TÀI CHÍNH

Chúng tôi sẽ tư vấn giải đáp vấn đề của bạn, và đề xuất giải pháp một cách cặn kẽ, phù hợp nhất với nhu cầu và mục tiêu của bạn.

ĐĂNG KÝ DỊCH VỤ XÂY DỰNG HỆ THỐNG KẾ TOÁN - TÀI CHÍNH

Vui lòng điền những thông tin dưới đây, chúng tôi sẽ liên hệ bạn sớm nhất có thể.