Ngày 27/08/2026, Bộ Tài chính ban hành Công văn số 13460/BTC-QLKT về việc hướng dẫn triển khai kiểm tra, giám sát trong lĩnh vực kế toán. Văn bản này không đơn thuần là một thông báo hành chính, không phải đặt ra một tiêu chuẩn vận hành mới mà yêu cầu doanh nghiệp hiểu tầm quan trọng của dữ liệu, hồ sơ kế toán, qua đó nâng cao sự tuân thủ quy định liên quan đến tài chính kế toán.
Bước chuyển tư duy: Từ "đối phó kiểm tra" sang "sẵn sàng kiểm tra"
🔸 Ưu tiên kiểm tra trực tuyến, từ xa: Cơ quan nhà nước sẽ dựa trên dữ liệu điện tử để tiến hành giám sát thay vì cách thức kiểm tra truyền thống tại trụ sở.
🔸 Cơ chế khuyến khích doanh nghiệp tuân thủ: Doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh chấp hành tốt pháp luật sẽ được miễn kiểm tra thực tế.
🔸 Trọng tâm “tính sẵn có” giai đoạn 2026 – 2027: Thực hiện Quyết định số 948/QĐ-TTg ngày 27/05/2026 của Thủ tướng Chính phủ về kế hoạch hành động quốc gia trao đổi thông tin vì mục đích thuế, Bộ Tài chính nhấn mạnh yêu cầu tăng cường kiểm tra, giám sát tính sẵn có của tài liệu kế toán trong giai đoạn 2026 – 2027. Điều này đặt ra yêu cầu doanh nghiệp cần tổ chức dữ liệu và hồ sơ kế toán theo hướng đầy đủ, có hệ thống và luôn sẵn sàng cung cấp khi cần thiết.
Các nhóm nội dung cần được tổ chức và kiểm soát giúp doanh nghiệp luôn sẵn sàng
Theo Phụ lục hướng dẫn kèm theo Công văn 13460/BTC-QLKT, các cơ quan quản lý sẽ tập trung đối chiếu doanh nghiệp dựa trên 4 trụ cột chính là Bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán, Hạch toán và hệ thống tài khoản kế toán, Báo cáo tài chính và kiểm kê tài sản, Tổ chức bộ máy kế toán.
Để luôn đảm bảo tính sẵn có về mặt chứng từ và luôn sẵn sàng khi có kiểm tra, doanh nghiệp lưu ý các nội dung sau:
Trụ cột 1: Bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán
- Đảm bảo đưa tài liệu vào lưu trữ đúng thời hạn 12 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm (theo Luật Kế toán 2015 và Nghị định 174/2016/NĐ-CP.
- Sắp xếp hồ sơ theo trình tự thời gian và kỳ kế toán; địa điểm, phương thức và cách tổ chức lưu trữ cần bảo đảm an toàn cho cả hồ sơ giấy lẫn dữ liệu điện tử.
- Phân loại thời hạn lưu trữ rõ ràng (05 năm, 10 năm, vĩnh viễn) và có biên bản xử lý minh bạch nếu không may xảy ra thất lạc hay tiêu hủy.
Trụ cột 2: Hạch toán và hệ thống tài khoản kế toán
- Rà soát việc áp dụng hệ thống tài khoản và hạch toán đúng chuẩn mực theo các văn bản hiện hành (như Thông tư 99/2025/TT-BTC, Thông tư 133/2016/TT-BTC, Thông tư 58/2026/TT-BTC…).
- Đảm bảo tính liền mạch của việc mở sổ, ghi sổ, khóa sổ, in sổ và các thao tác sửa chữa sổ kế toán theo đúng luật định.
Trụ cột 3: Báo cáo tài chính và kiểm kê tài sản
- Đảm bảo BCTC được lập trên cơ sở số liệu kế toán có đầy đủ căn cứ, được đối chiếu với sổ kế toán và chứng từ, đồng thời tuân thủ chế độ và chuẩn mực kế toán áp dụng, thủ tục nộp/công khai BCTC đúng hạn.
- Thực hiện kiểm kê tài sản định kỳ và lập báo cáo xử lý chênh lệch thực tế – sổ sách một cách thuyết phục.
Trụ cột 4: Tổ chức bộ máy kế toán
- Bố trí người làm kế toán hoặc đơn vị dịch vụ kế toán đủ điều kiện pháp lý.
- Chuẩn hóa hồ sơ bổ nhiệm, thay đổi Kế toán trưởng và đặc biệt lưu ý thực hiện đầy đủ biên bản bàn giao công việc khi nhân sự có sự chuyển dịch.
(Mọi sai sót nếu có sẽ đối chiếu theo khung xử phạt tại Nghị định số 41/2018/NĐ-CP và được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 132/2026/NĐ-CP).
Tham khảo chi tiết phụ lục của Công văn 13460 tại đây.
Khuyến nghị chiến lược từ Expertis dành cho doanh nghiệp
Trước xu hướng siết chặt kỷ cương tài chính kế toán và nâng cao tính chủ động trong quản trị doanh nghiệp, Expertis khuyến nghị doanh nghiệp cần chủ động thiết lập “Hệ thống kiểm soát nội bộ kế toán” ngay hôm nay theo 3 bước:
- Thiết lập hệ thống kho lưu trữ số sẵn sàng: Số hóa và phân loại toàn bộ chứng từ, sổ sách, BCTC để khi có yêu cầu kiểm tra, doanh nghiệp có thể trích xuất dữ liệu trong vòng vài giờ thay vì lục tìm khắp nơi, hoặc thậm chí tìm được rồi nhưng chứng từ không đúng quy định.
- Rà soát lại toàn bộ hệ thống tài khoản và căn cứ pháp lý: Kiểm tra việc áp dụng các Thông tư mới (như Thông tư 99/2025/TT-BTC, Thông tư 58/2026/TT-BTC) và đối chiếu lại quy trình lập – lưu trữ hồ sơ theo đúng Nghị định số 41/2018/NĐ-CP và Nghị định số 132/2026/NĐ-CP để triệt tiêu các lỗi hành chính không đáng có.
- Chuẩn hóa hồ sơ nhân sự và bàn giao: Chuẩn hóa hồ sơ nhân sự kế toán, kiểm tra lại toàn bộ biên bản bàn giao trong các kỳ bổ nhiệm/thay đổi nhân sự để bảo vệ doanh nghiệp trước mọi cuộc thanh tra, kiểm tra chuyên ngành.
Một hệ thống kế toán tốt không phụ thuộc vào việc doanh nghiệp tự tổ chức bộ máy kế toán hay sử dụng dịch vụ kế toán. Điều quan trọng là trách nhiệm, quy trình và dữ liệu giữa các bên phải được tổ chức rõ ràng. Tuân thủ pháp luật không phải để “đối phó với cơ quan nhà nước”, mà là cách doanh nghiệp chủ động bảo vệ chính tài sản và sự phát triển bền vững của mình.