Phân biệt tiền đặt cọc và tiền tạm ứng để xuất hóa đơn đúng quy định

Nghị định 254/2026/NĐ-CP cho phép doanh nghiệp chưa phải lập hóa đơn khi nhận tiền đặt cọc theo quy định của pháp luật dân sự. Tuy nhiên, việc áp dụng quy định này không phụ thuộc vào tên gọi của khoản tiền mà phụ thuộc vào bản chất pháp lý của giao dịch. Nếu thực chất đây là khoản thanh toán trước (tạm ứng), doanh nghiệp vẫn phải lập hóa đơn theo quy định.

Vì vậy, việc phân biệt đúng tiền đặt cọc và tiền tạm ứng là yếu tố quan trọng để xác định đúng thời điểm lập hóa đơn và hạn chế rủi ro về thuế.

1. Quy định về lập hóa đơn đối với tiền đặt cọc theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP

Nghị định 254/2026/NĐ-CP bổ sung quy định về thời điểm lập hóa đơn đối với một số khoản tiền nhận trước. Trong đó, trường hợp doanh nghiệp nhận tiền đặt cọc theo quy định của pháp luật dân sự thì chưa phải lập hóa đơn tại thời điểm nhận tiền. Tuy nhiên, Nghị định này không định nghĩa thế nào là “tiền đặt cọc”. Do đó, để xác định khoản tiền có thuộc trường hợp này hay không, doanh nghiệp cần đối chiếu với quy định về đặt cọc tại Điều 328 Bộ luật Dân sự 2015.

Điều này có nghĩa là cơ quan thuế sẽ không chỉ căn cứ vào tên gọi của khoản tiền trong hợp đồng mà còn xem xét khoản tiền đó có thực sự đáp ứng bản chất của biện pháp đặt cọc theo quy định của Bộ luật Dân sự hay không. Vì vậy, để xác định có thuộc trường hợp chưa phải lập hóa đơn hay không, doanh nghiệp cần xem xét bản chất của khoản tiền theo quy định về đặt cọc trong pháp luật dân sự.

2. Như thế nào được xem là tiền đặt cọc?

Điều 328 – Bộ luật dân sự 2015 (sửa đổi, bổ sung 2017):

“Điều 328. Đặt cọc

Đặt cọc là việc một bên (sau đây gọi là bên đặt cọc) giao cho bên kia (sau đây gọi là bên nhận đặt cọc) một khoản tiền hoặc kim khí quý, đá quý hoặc vật có giá trị khác (sau đây gọi chung là tài sản đặt cọc) trong một thời hạn để bảo đảm giao kết hoặc thực hiện hợp đồng.

…”

Quy định tại Điều 328 Bộ luật Dân sự 2015, là căn cứ pháp lý để đối chiếu khi xác định bản chất của khoản tiền trong từng giao dịch. Vì vậy, khi xem xét một khoản tiền có phải là đặt cọc hay không, doanh nghiệp nên đánh giá trên tổng thể hợp đồng và mục đích của khoản tiền, thay vì chỉ nhìn vào tên gọi.

Ví dụ: Khách hàng đặt cọc 5 triệu đồng để giữ chỗ trong một tour du lịch khởi hành vào dịp lễ. Khi tour được tổ chức, khoản tiền này được trừ vào giá tour. Dù được cấn trừ vào giá trị hợp đồng, khoản tiền vẫn có bản chất là tiền đặt cọc vì được giao để bảo đảm khách tham gia tour theo thỏa thuận.

Tiêu chí đánh giá để có thể được xem là tiền đặt cọc:

Mục đích của khoản tiền: Khoản tiền được giao để bảo đảm giao kết hoặc thực hiện hợp đồng, hay để doanh nghiệp có kinh phí triển khai dịch vụ?
Nội dung hợp đồng: Hợp đồng có quy định rõ đây là khoản đặt cọc và có cơ chế xử lý nếu một bên vi phạm hay không?
Cách các bên thực hiện giao dịch: Sau khi nhận tiền, doanh nghiệp chỉ giữ chỗ, giữ lịch hay đã bắt đầu cung cấp hàng hóa, dịch vụ theo hợp đồng?

Nói cách khác, doanh nghiệp cần đánh giá toàn diện mục đích, nội dung hợp đồng và cách các bên thực hiện giao dịch. Chỉ khi khoản tiền được dùng để bảo đảm việc giao kết hoặc thực hiện hợp đồng thì mới có cơ sở xem xét là tiền đặt cọc theo Bộ luật Dân sự.

3. Tiền đặt cọc cũng có thể được khấu trừ vào giá trị hợp đồng, vậy khác gì với tiền tạm ứng?

Một điểm dễ gây nhầm lẫn là Điều 328 Bộ luật Dân sự quy định tiền đặt cọc có thể được trừ để thực hiện nghĩa vụ trả tiền khi hợp đồng được thực hiện.

Trên thực tế, cả tiền đặt cọc và tiền tạm ứng đều có thể được đối trừ vào giá trị hợp đồng khi giao dịch được thực hiện. Chính vì vậy, nhiều doanh nghiệp nhầm lẫn hai khái niệm này. Tuy nhiên, việc khoản tiền cuối cùng có được cấn trừ hay không – chỉ là hệ quả của hợp đồng được thực hiện, chứ không phải căn cứ để xác định bản chất của khoản tiền ngay từ thời điểm các bên giao kết.

Tiêu chí	Tiền đặt cọc	Tiền tạm ứng
Mục đích	Bảo đảm giao kết hoặc thực hiện hợp đồng.	Thanh toán trước một phần hoặc toàn bộ giá trị hợp đồng.
Bản chất	Biện pháp bảo đảm	Khoản thanh toán
Thời điểm lập hoá đơn	Không lập hóa đơn khi nhận tiền đặt cọc. Nếu khoản tiền đặt cọc được cấn trừ vào giá trị hợp đồng thì lập hóa đơn tại thời điểm phát sinh nghĩa vụ theo quy định đối với hàng hóa, dịch vụ.	Lập hóa đơn ngay tại thời điểm nhận tiền tạm ứng theo quy định về thời điểm lập hóa đơn đối với khoản thanh toán trước.
Xử lý khi không thực hiện hợp đồng	Có thể áp dụng quy định về mất cọc hoặc phạt cọc theo thỏa thuận và Bộ luật Dân sự.	Thường hoàn trả hoặc xử lý theo thỏa thuận, không mang tính bảo đảm.
Dấu hiệu nhận biết	Thường có câu về “bảo đảm”; “mất cọc”; “phạt cọc”; “giữ chỗ” gắn với điều kiện giao kết.	Thường có câu về “tạm ứng”; “thanh toán trước”; “thu hồi dần”; “đối trừ theo tiến độ”.

Do đó, việc khoản tiền cuối cùng được trừ vào giá trị hợp đồng không phải là căn cứ để xác định đó là đặt cọc hay tạm ứng.

4. Doanh nghiệp cần lưu ý gì?

Việc xác định đúng bản chất của khoản tiền nhận được quan trọng hơn tên gọi trong hợp đồng. Trên thực tế, cơ quan thuế có thể căn cứ vào toàn bộ hồ sơ giao dịch, bao gồm hợp đồng, chứng từ thanh toán, mục đích của khoản tiền, tiến độ thực hiện hợp đồng và cách các bên thực hiện nghĩa vụ để đánh giá bản chất của giao dịch. Vì vậy, việc chỉ ghi nhận khoản tiền là “đặt cọc” trong hợp đồng sẽ không đương nhiên được áp dụng quy định chưa phải lập hóa đơn nếu thực chất đây là khoản thanh toán trước.

Nghị định 254/2026/NĐ-CP tạo cơ sở để doanh nghiệp chưa phải lập hóa đơn đối với khoản tiền đặt cọc theo quy định của pháp luật dân sự. Tuy nhiên, để áp dụng đúng quy định này, doanh nghiệp cần xây dựng hợp đồng với nội dung thể hiện rõ mục đích của khoản tiền và xác định đúng bản chất của giao dịch ngay từ đầu. Việc phân biệt rõ tiền đặt cọc và tiền tạm ứng không chỉ giúp lập hóa đơn đúng thời điểm mà còn hạn chế rủi ro về thuế và hóa đơn khi cơ quan có thẩm quyền thanh tra, kiểm tra.