Nghị định 254/2026/NĐ-CP không chỉ làm rõ thời điểm lập hóa đơn mà còn bổ sung quy định về thông tin người mua, mở rộng các trường hợp được lập hóa đơn sau khi đối soát, quy định rõ giá trị pháp lý của hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền và hướng dẫn xử lý đối với biên lai, hóa đơn đặt in trong giai đoạn chuyển tiếp.
1. Làm rõ thời điểm lập hóa đơn điện tử (Điều 9)
Một trong những nội dung đáng chú ý nhất của Nghị định 254/2026/NĐ-CP là làm rõ thời điểm phải lập hóa đơn đối với từng loại giao dịch, qua đó hạn chế tình trạng lập hóa đơn sai thời điểm/
|
Bán hàng hóa |
Cung cấp dịch vụ |
Tiền đặt cọc |
|
Khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt thu tiền hay chưa. * Ví dụ: Doanh nghiệp bàn giao hàng cho khách ngày 28/7 nhưng khách thanh toán ngày 15/8 thì hóa đơn vẫn phải lập ngày 28/7. |
Khi hoàn thành dịch vụ, không phân biệt thu tiền hay chưa; nếu thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền. * Ví dụ: Doanh nghiệp hoàn thành dịch vụ ngày 15/08, khách hàng thanh toán ngày 20/08. Hóa đơn điện tử phải được lập ngày 15/08/2026 (ngày hoàn thành dịch vụ), không phải ngày thu tiền. |
Không áp dụng đối với khoản tiền đặt cọc nhằm bảo đảm thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ theo Bộ luật Dân sự 2015. *Ví dụ: Khách hàng đặt cọc 30 triệu đồng để ký hợp đồng tổ chức sự kiện. Đơn vị cung cấp dịch vụ không phải lập hóa đơn khi nhận khoản tiền đặt cọc này. |
Doanh nghiệp cần lưu ý: Lập hóa đơn không đúng thời điểm có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định về hóa đơn, chứng từ. Do đó, doanh nghiệp cần phân biệt rõ giữa thời điểm chuyển giao hàng hóa, thời điểm hoàn thành dịch vụ, thời điểm thu tiền và khoản tiền đặt cọc mang tính bảo đảm để thực hiện đúng quy định.
2. Bổ sung các trường hợp được lập Hoá đơn đối soát (Điều 9)
Nghị định 254/2026/NĐ-CP bổ sung quy định cho phép một số lĩnh vực được lập hóa đơn theo thời điểm hoàn thành đối soát, thay vì phải lập ngay tại thời điểm phát sinh giao dịch. Quy định này áp dụng đối với các hoạt động có đặc thù phát sinh nhiều giao dịch, cần thời gian tổng hợp và xác nhận số liệu trước khi lập hóa đơn.
Các lĩnh vực được áp dụng bao gồm:
- Điện, nước;
- Viễn thông;
- Logistics;
- Thương mại điện tử và nền tảng số;
- Ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm;
- Vận tải hành khách;
- Dịch vụ công nghệ thông tin.
Doanh nghiệp cần lưu ý: Đây không phải là quy định cho phép kéo dài thời gian lập hóa đơn không giới hạn. Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, hóa đơn vẫn phải được lập chậm nhất không quá ngày 07 của tháng liền sau tháng phát sinh giao dịch hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày hoàn thành đối soát, tùy từng trường hợp cụ thể.
3. Quy định mới về thông tin người mua trên hóa đơn (Điều 10 và Phụ lục kèm theo Nghị định):
Nghị định 254/2026/NĐ-CP làm rõ cách ghi thông tin người mua trên hóa đơn điện tử, đặc biệt đối với trường hợp người tiêu dùng không cung cấp đầy đủ thông tin. Quy định này giúp thống nhất cách lập hóa đơn trong thực tế, đồng thời làm rõ giá trị sử dụng của hóa đơn đối với từng nhóm đối tượng. Cụ thể:
|
Trường hợp |
Cách ghi thông tin người mua |
|
Người mua không cung cấp thông tin |
Trường hợp người mua là người tiêu dùng không cung cấp tên, địa chỉ và số định danh cá nhân, người bán không được để trống thông tin người mua mà phải ghi trên hóa đơn là “Bán cho người tiêu dùng”. |
|
Người mua cung cấp đầy đủ thông tin |
Hóa đơn phải thể hiện đầy đủ tên, địa chỉ và số định danh cá nhân của người mua. Đối với người mua là người nước ngoài, số định danh cá nhân được thay thế bằng số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh kèm quốc tịch. |
Doanh nghiệp cần lưu ý: Hóa đơn không có thông tin người mua hoặc hóa đơn ghi “Bán cho người tiêu dùng” không có giá trị để tổ chức, doanh nghiệp, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh sử dụng làm căn cứ hạch toán chi phí hoặc xác định nghĩa vụ thuế theo quy định của pháp luật về thuế.
Vì vậy, khi người mua là tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân kinh doanh có nhu cầu sử dụng hóa đơn để kê khai, hạch toán hoặc quyết toán thuế, doanh nghiệp cần thu thập đầy đủ thông tin của người mua trước khi lập hóa đơn để đảm bảo hóa đơn có giá trị sử dụng theo quy định.
4. Quy định chuyển tiếp đối với biên lai giấy và hóa đơn đặt in của cơ quan thuế
Để đảm bảo việc chuyển đổi sang hóa đơn, chứng từ điện tử được thực hiện thống nhất, Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định rõ việc tiếp tục sử dụng và xử lý đối với biên lai giấy (tự in) và hóa đơn đặt in của cơ quan thuế còn tồn.
|
Nội dung |
Biên lai giấy (tự in) |
Hóa đơn đặt in của cơ quan thuế |
|
Có được tiếp tục sử dụng? |
Được tiếp tục sử dụng đến hết 31/12/2026. |
Không được tiếp tục sử dụng, hết giá trị sử dụng theo quy định. |
|
Xử lý đối với số còn tồn |
Thực hiện tiêu hủy theo trình tự, thủ tục do Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định. |
Thực hiện tiêu hủy theo trình tự, thủ tục do Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định. |
Doanh nghiệp cần lưu ý: Doanh nghiệp đang sử dụng biên lai giấy (tự in) cần chủ động rà soát số lượng còn tồn để có kế hoạch sử dụng trước thời hạn 31/12/2026.
Đối với hóa đơn đặt in của cơ quan thuế, doanh nghiệp không được tiếp tục sử dụng và phải thực hiện tiêu hủy theo đúng trình tự, thủ tục do Bộ Tài chính quy định nhằm tránh phát sinh rủi ro trong quá trình quản lý và sử dụng hóa đơn.
5. Hoá đơn điện tử từ máy tính tiền không bắt buộc phải có chữ ký số (Điều 8)
Nghị định 254/2026/NĐ-CP tiếp tục làm rõ quy định đối với hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. Theo đó, loại hóa đơn này không bắt buộc phải có chữ ký số của người bán, nhưng vẫn phải đáp ứng các điều kiện theo quy định để được công nhận là hóa đơn hợp pháp.
Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền phải đáp ứng các yêu cầu sau:
- Có thể nhận biết là hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế;
- Không bắt buộc có chữ ký số của người bán;
- Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn tra cứu được trên Hệ thống thông tin quản lý thuế được xác định là có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế theo quy định.
Doanh nghiệp cần lưu ý: Việc hóa đơn không có chữ ký số không đồng nghĩa với việc hóa đơn không hợp lệ. Doanh nghiệp cần xác định đúng đây có phải là hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định hay không và kiểm tra khả năng tra cứu trên Hệ thống thông tin quản lý thuế. Chỉ khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện này, hóa đơn mới được coi là hợp pháp và có giá trị phục vụ cho việc hạch toán, kê khai và xác định nghĩa vụ thuế.
6. Kết luận
Nghị định 254/2026/NĐ-CP không chỉ sửa đổi về mặt kỹ thuật trong việc lập hóa đơn điện tử mà còn tác động trực tiếp đến quy trình bán hàng, kế toán và quản trị thuế của doanh nghiệp.
Một số thay đổi như quy định về thời điểm lập hóa đơn, hóa đơn theo đối soát hay thông tin người mua đòi hỏi doanh nghiệp phải rà soát lại quy trình nội bộ, tránh tình trạng lập hóa đơn sai thời điểm hoặc thiếu thông tin làm ảnh hưởng đến giá trị pháp lý của hóa đơn. Việc chủ động cập nhật quy định và điều chỉnh quy trình ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro về thuế và đảm bảo tuân thủ trong quá trình hoạt động.