📌 Các điểm cần lưu ý về nội dung hóa đơn điện tử từ 01/07/2026:
- Các nội dung bắt buộc — tên, ký hiệu, số hóa đơn, thông tin hai bên; thuế suất, chữ ký số và mã của cơ quan thuế; cách ghi từng chỉ tiêu hướng dẫn tại Phụ lục Nghị định.
- Định danh người mua — tổ chức ghi mã số thuế hoặc mã quan hệ ngân sách; cá nhân ghi số định danh cá nhân; người nước ngoài dùng số hộ chiếu và quốc tịch.
- "Bán cho người tiêu dùng" — người mua không cung cấp tên, địa chỉ, số định danh thì hóa đơn ghi rõ cụm từ này; chấm dứt cách ghi "khách lẻ không lấy hóa đơn" như trước.
- Tách biệt thời điểm ký số và thời điểm lập — nếu hai mốc khác nhau, ký số và gửi cơ quan thuế chậm nhất ngày làm việc tiếp theo; người bán khai thuế theo thời điểm lập.
- Hóa đơn từ máy tính tiền — nội dung rút gọn, không bắt buộc chữ ký số; gửi người mua qua tin nhắn, thư điện tử hoặc đường dẫn, mã QR tra cứu.
Ngày 30/6/2026, Chính phủ ban hành Nghị định 254/2026/NĐ-CP hướng dẫn Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử, có hiệu lực từ 01/07/2026. Theo đó, nội dung ghi trên hóa đơn theo quy định mới tại Nghị định như sau:
Các nội dung phải có trên hóa đơn
Hóa đơn điện tử phải được lập theo định dạng chuẩn dữ liệu; ghi đầy đủ nội dung theo quy định của pháp luật về thuế, kế toán; bảo đảm phản ánh đầy đủ, trung thực nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Theo Khoản 1 Điều 10 Nghị định, các nội dung phải có trên hóa đơn gồm:
| 01 | Tên, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số | Theo quy định tại Điều 8. |
| 02 | Số hóa đơn | Chữ số Ả-rập, tối đa 8 chữ số, đánh liên tục từ nhỏ đến lớn; bắt đầu từ số 1 ngày 01/01 (hoặc ngày bắt đầu sử dụng) và kết thúc ngày 31/12 hằng năm. |
| 03 | Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán | Khớp đúng hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thuế; hộ kinh doanh nhiều địa điểm phải ghi rõ địa điểm bán; hóa đơn ủy nhiệm thể hiện thông tin cả hai bên. |
| 04 | Thông tin người mua | Mã số thuế, mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách đối với tổ chức, doanh nghiệp; họ tên, địa chỉ, số định danh cá nhân đối với người tiêu dùng cá nhân; số hộ chiếu, giấy tờ xuất nhập cảnh và quốc tịch đối với người nước ngoài. |
| 05 | Hàng hóa, dịch vụ và tiền thuế | Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá; thành tiền chưa thuế, thuế suất, tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất và tổng thanh toán. |
| 06 | Chữ ký của người bán, người mua | Doanh nghiệp dùng chữ ký số của tổ chức; hóa đơn điện tử không bắt buộc chữ ký số người mua, trừ khi hai bên có thỏa thuận. |
| 07 | Thời điểm lập hóa đơn | Xác định theo Điều 9 Nghị định, hiển thị định dạng ngày, tháng, năm dương lịch. |
| 08 | Thời điểm ký số | Là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký. Độc lập với thời điểm lập hóa đơn. |
| 09 | Mã của cơ quan thuế | Bắt buộc với hóa đơn điện tử có mã: gồm số giao dịch duy nhất và chuỗi ký tự mã hóa từ thông tin người bán. |
| 10 | Phí, lệ phí, chiết khấu, khuyến mại | Các khoản thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) phải thể hiện rõ trên hóa đơn. |
Ngoài nội dung bắt buộc, người bán được tạo thêm biểu trưng, lo-go, thông tin hợp đồng, lệnh vận chuyển, mã khách hàng tùy theo đặc điểm, tính chất giao dịch và yêu cầu quản lý. Riêng hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh được khuyến khích thể hiện thông tin nhóm ngành nghề tương ứng với hàng hóa, dịch vụ trên dữ liệu hóa đơn điện tử theo định dạng XML gửi cơ quan thuế.
Hóa đơn bán lẻ: xác định rõ "Bán cho người tiêu dùng"
Trước đây, khi bán hàng cho khách lẻ không cung cấp thông tin người mua, mỗi đơn vị ghi một kiểu: để trống thông tin, ghi “Khách lẻ”, “Khách vãng lai” hay phổ biến nhất là “người mua không lấy hóa đơn”. Từ 01/07/2026, theo quy định tại điểm b khoản 4 Phụ lục Nghị định: người mua không cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân thì trên hóa đơn thể hiện rõ “Bán cho người tiêu dùng”.
Trước 01/7/2026 — mỗi nơi một kiểu
Khách lẻ không lấy hóa đơn
Khách lẻ / Khách vãng lai
Người mua không lấy hóa đơn
Để trống thông tin người mua
Từ 01/7/2026 — xác định rõ
“Bán cho người tiêu dùng”
Khi người mua không cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân.
⚠️ Lưu ý
Hóa đơn không có thông tin người mua hoặc hóa đơn lập cho người tiêu dùng không có giá trị để tổ chức kinh tế, cơ quan, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sử dụng vào mục đích hạch toán chi phí hoặc quyết toán thuế. Doanh nghiệp mua hàng cần cung cấp mã số thuế để hóa đơn đủ điều kiện ghi nhận chi phí, khấu trừ.
Tách bạch thời điểm lập và thời điểm ký số
Nghị định 254/2026/NĐ-CP xác định thời điểm ký số là chỉ tiêu bắt buộc, độc lập với thời điểm lập hóa đơn. Mỗi mốc thời điểm phục vụ một mục đích khác nhau:
Thời điểm lập
Xác định theo Điều 9 Nghị định (chuyển giao hàng hóa, hoàn thành dịch vụ hoặc mốc riêng theo ngành). Người bán khai thuế theo thời điểm lập hóa đơn, bất kể ký số khi nào.
Thời điểm ký số
Trường hợp thời điểm lập khác thời điểm ký số: thời điểm ký số và gửi cơ quan thuế cấp mã (hoặc chuyển dữ liệu đối với hóa đơn không có mã) chậm nhất ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập — trừ trường hợp gửi theo bảng tổng hợp. Người mua khai thuế tại thời điểm nhận hóa đơn đúng, đầy đủ hình thức và nội dung.
Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế chỉ cần: thông tin người bán, người mua (nếu có yêu cầu); tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng, giá thanh toán — đơn vị nộp thuế khấu trừ ghi rõ giá chưa thuế, thuế suất, tiền thuế; thời điểm lập; và mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử để người mua truy xuất.
Hóa đơn này không bắt buộc có chữ ký số và được gửi cho người mua qua tin nhắn, email, đường dẫn hoặc mã QR. Khoản chi có hóa đơn từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.
Doanh nghiệp cần làm gì?
- Rà soát mẫu hóa đơn, đối chiếu các nội dung quy định tại Điều 10: bổ sung tiêu thức số định danh cá nhân của người mua và thời điểm ký số nếu chưa có.
- Cập nhật phần mềm hóa đơn, máy tính tiền để tự động ghi "Bán cho người tiêu dùng" khi khách không cung cấp thông tin; loại bỏ các cách ghi cũ khỏi thiết lập mặc định.
- Chuẩn hóa quy trình thu ngân, bán hàng: hỏi và nhập mã số thuế hoặc số định danh khi khách có nhu cầu lấy hóa đơn phục vụ hạch toán, khấu trừ.
- Kiểm soát thời điểm ký số và gửi dữ liệu. Nếu ký số sau khi lập hóa đơn, đảm bảo thời điểm gửi cơ quan thuế cấp mã chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập; đồng bộ chính sách khai thuế theo thời điểm lập hóa đơn.
Hóa đơn hợp lệ bắt đầu từ nội dung đúng chuẩn. Rà soát mẫu hóa đơn và cấu hình phần mềm trước khi cơ quan thuế rà soát giúp doanh nghiệp tránh rủi ro về chi phí được trừ và khấu trừ thuế.