Lập kế hoạch tài chính cho năm mới là công việc rất quan trọng đối với một doanh nghiệp vì nó liên quan đến các mục tiêu tài chính đã xác lập cũng như cách thức sử dụng các nguồn lực để đạt được các mục tiêu này. Ngoài ra, lập kế hoạch kế hoạch tài chính cũng là phần công việc tốn nhiều thời gian và nhân lực do cần đến sự tham gia của nhiều bộ phận trong doanh nghiệp.
Xác định bối cảnh kinh tế, định hướng kinh doanh
Lập kế hoạch tài chính là một phần của quản lý tài chính. Hoạt động này đòi hỏi phải có sự đầu tư nghiên cứu trước khi bắt tay vào xây dựng. Nhà quản trị không nên bỏ sót bất kì một thông tin nào liên quan đến các vấn đề tài chính. Hãy chuẩn bị và nghiên cứu mọi ngóc ngách của thị trường để không bị bỡ ngỡ trước những biến đổi và đưa ra quyết định sáng suốt. Tái định vị thương hiệu, chỉnh lại mô hình kinh doanh cho phù hợp tình hình, xác định lại phương thức tổ chức công việc trong tương lai. Lập kế hoạch tài chính, kế hoạch kinh doanh còn giúp doanh nghiệp chứng minh được khả năng hoạt động liên tục của mình trước tác động của các yếu tố bất lợi ví dụ như ảnh hưởng của đại dịch COVID-19.
Xác định nhu cầu tài chính doanh nghiệp
Một nhà quản trị khôn ngoan là người biết ưu tiên những mục tiêu quan trọng và quyết định những bước đi phù hợp. Do đó, cần phải xác định những nhu cầu tài chính bằng cách trả lời những câu hỏi như: Mục tiêu đầu tư của doanh nghiệp là gì? Đầu tư bao nhiêu tiền? Đầu tư vào loại hình nào? Đầu tư trong dài hạn hay ngắn hạn? Bộ phận nào cần tái cấu trúc? Khả năng tạo ra lợi ích từ tái cấu trúc ra sao? Mở rộng hoạt động kinh doanh trong năm nay với quy mô thế nào? Nguồn lực tài chính cần có để thực hiện mở rộng? Khi đã xác định những nhu cầu tài chính cụ thể, nhà quản trị sẽ định hướng được những bước đi tiếp theo.
Thu thập dữ liệu tài chính
Sau khi đã xác định rõ nhu cầu tài chính, bước tiếp theo là cần lập ra một bảng kế hoạch tài chính để hiểu thêm về dòng tiền mặt dự định đầu tư và trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp. Trong bước này, nhà quản trị có thể cần đến sự giúp đỡ của chuyên gia kế hoạch tài chính, người sẽ giúp thu thập những tài liệu cần thiết về tài sản, trách nhiệm pháp lý, các khoản khấu trừ thuế, bảng cân đối thu nhập và chi tiêu, nhân viên, quỹ hưu trí, chính sách bảo hiểm, môi giới, báo cáo ngân hàng,…
Bên cạnh đó, kế hoạch tài chính cũng cần xác định rõ các những rủi ro có thể gặp phải trong tương lai và có nguồn lực đề phòng để ứng phó.
Phát triển kế hoạch tài chính
Việc phát triển kế hoạch tài chính phải bắt đầu từ việc nhà quản trị đưa ra những ý tưởng triển khai cho những vấn đề đã được xem xét ở bước trước. Khâu phát triển bao gồm các mục: giải thích những ưu và nhược điểm của kế hoạch, hiểu biết về luật thuế và hệ thống tài chính, xem xét các vấn đề về sức khỏe và an toàn lao động, xem xét khả năng chống chịu với các rủi ro và rủi ro an ninh mạng, xây dựng môi trường số hoá an toàn, tránh gian lận và rủi ro, xem xét ứng dụng công nghệ vào quản lý và hoạt động sản xuất kinh doanh.
Triển khai kế hoạch tài chính
Triển khai kế hoạch là một bước quan trọng trong quá trình xây dựng. Nhà quản trị có thể sẽ mất khoảng 4-6 tháng để triển khai kế hoạch đã định. Trong giai đoạn này, các chi tiết phức tạp liên quan đến thuế hay vấn đề bảo hiểm tiền lương,…cần được quan tâm nhiều nhất có thể và nếu được, nhà quản trị nên nhờ đến sự cố vấn của bộ phận pháp chế hay từ các luật sư bên ngoài để đưa ra những quyết định phù hơp nhất. Rất có thể ở khâu cuối của quá trình triển khai, kế hoạch tài chính sẽ nhận được nhiều lời đề nghị hợp tác nếu đó là một kế hoạch được xây dựng trên sự tỉ mỉ, chuyên nghiệp với nhiều ý tưởng tuyệt vời.
Thực hiện xây dựng các nền tảng công nghệ phục vụ công tác quản lý, khẩn trương số hoá, giúp hỗ trợ khả năng ra quyết định, khả năng ứng biến ngay lập tức khi có biến xảy ra. Mỗi tầng quản lý phải có hệ thống dữ liệu riêng để ra quyết định.
Giám sát kế hoạch tài chính
Trong khi triển khai, nhà quản trị doanh nghiệp cũng cần phải theo dõi, giám sát từng bước của quá trình đó. Các bản đánh giá danh mục đầu tư, bản cập nhật bảo hiểm, bản lựa chọn đầu tư, thuế và các bản báo cáo về tình hình thị trường, cập nhật xu thế kinh doanh, tâm lý thị trường…là những tài liệu cần được theo dõi một cách cẩn thận nhằm dự đoán và tránh các rủi ro có thể xảy ra. Liên tục cập nhật biến động của dòng tiền, lập dự báo dòng tiền trong ngắn và dài hạn, kịp thời điều chỉnh nếu dòng tiền không đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, nhà quản trị cũng cần sử dụng tối đa khả năng của mình để thăm dò, quan sát và nắm bắt thật nhanh những thay đổi của thị trường, chủ động chuyển mình theo những thay đổi đó cho thật phù hợp. Cập nhật tiến độ tái cấu trúc để duy trì sự phù hợp với tình hình, và qua đó nắm bắt cơ hội lớn M&A.
