- Dưới đây là hướng dẫn chi tiết và kinh nghiệm thực tiền về lựa chọn mức vốn điều lệ, cách thức góp vốn điều lệ, thời hạn vóp vốn điều lệ, và các quy định về vốn điều lệ của doanh nghiệp.
1. Hiểu về vốn điều lệ của doanh nghiệp
a) Vốn điều lệ là gì?
Vốn điều lệ là tổng giá trị tài sản do các thành viên công ty, chủ sở hữu công ty đã góp hoặc cam kết góp khi thành lập công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh; là tổng mệnh giá cổ phần đã bán hoặc được đăng ký mua khi thành lập công ty cổ phần.
b) Trách nhiệm của "chủ doanh nghiệp" được giới hạn theo vốn điều lệ
+ Đối với Công ty TNHH 1 thành viên: Chủ sở hữu công ty chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của công ty trong phạm vi số vốn điều lệ của công ty.
+ Đối với Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên: Thành viên chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của doanh nghiệp trong phạm vi số vốn đã góp vào doanh nghiệp (Nói chung là vốn điều lệ).
+ Đối với công ty cổ phần: Cổ đông chỉ chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của doanh nghiệp trong phạm vi số vốn đã góp vào doanh nghiệp
Như vậy có thể thấy: “các chủ doanh nghiệp” chịu trách nhiệm tối đa là số vốn điề lệ của công ty. Do đó, nếu không có nhu cầu cụ thể, việc đăng ký số vốn điều lệ cao hơn cần thiết làm tăng trách nhiệm một cách không cần thiết.
2. Cách tính mức vốn điều lệ
a) Gợi ý cách tính mức vốn điều lệ
Để tính mức vốn điều lệ hợp lý nên đăng ký cho doanh nghiệp, bạn có thể áp dụng theo phương pháp tính sau đây:
Vốn điều lệ đăng ký = Nhu cầu vốn cố định + Nhu cầu vốn lưu động + Dự phòng vốn
Ví dụ:
Bạn thành lập doanh nghiệp ngành thương mại, nhập khẩu thực phẩm tiêu thụ tại Việt Nam.
- Đầu tư ban đầu của bạn: 200tr
- Vốn hoạt động 1 tháng khoảng = Giá trị hàng tồn kho + Phải thu (Số tiền cho KH nợ) – Phải trả (Số tiền chưa trả cho người bán) = khoảng 1 tỷ
- Nhu cầu vốn lưu độn g khác hàng tháng (văn phòng, điện nước, tiếp khách, tiền lương, BHXH …) là 200 tr
- Bạn muốn dự phòng vốn khoảng 30%
Số vốn điều lệ bạn nên đăng ký là: (200tr + 1 tỷ + 200tr) x 130% = 1,82 tỷ đồng.
b) Hậu quả do thiếu vốn điều lệ (thiếu vốn hoạt động)
Việc đăng ký mức vốn điều lệ không hợp lý, thấp dưới mức nhu cầu, dẫn đến phải thực hiện vay mượn cá nhân (chủ doanh nghiệp) để bù đắp.
Hiện nay, với quy định về giao dịch liên kết, việc phát sinh giao dịch giữa chủ doanh nghiệp và doanh nghiệp, hoặc mức vay vốn ngân hàng quá cao có thể khiến doanh nghiệp rơi vào trường hợp Giao dịch liên kết (chuyển giá), lúc này, phát sinh 3 vấn đề khó khăn cho doanh nghiệp:
i. Phải nộp báo cáo chuyển giá cho cơ quan thuế.
ii. Bị khống chế chi phí lãi vay được đưa vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.
iii. Khả năng bị thanh tra giao dịch liên kết.
3. Quy định về góp vốn điều lệ
a) Thời hạn góp vốn điều lệ
Thời hạn góp vốn điều lệ chính là thời hạn góp phải góp đủ vốn điều lệ.
+ Chủ sở hữu công ty phải vốn cho công ty đủ và đúng loại tài sản đã cam kết khi đăng ký thành lập doanh nghiệp trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
+ Thành viên phải góp vốn cho công ty đủ và đúng loại tài sản đã cam kết khi đăng ký thành lập doanh nghiệp trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
+ Các cổ đông phải thanh toán đủ số cổ phần đã đăng ký mua trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Như vậy, thời hạn góp đủ vốn điều lệ là trong vòng 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
b) Góp vốn điều lệ bằng tiền mặt hay chuyển khoản
Thông tư 09/2015/TT-BTC hướng dẫn Điều 6 Nghị định 222/2013/NĐ-CP về thanh toán bằng tiền mặt của Bộ Tài chính quy định:
Điều 3. Hình thức thanh toán trong giao dịch góp vốn và mua bán, chuyển nhượng phần vốn góp vào doanh nghiệp khác
1. Các doanh nghiệp không sử dụng tiền mặt (tiền giấy, tiền kim loại do Ngân hàng Nhà nước phát hành) để thanh toán khi thực hiện các giao dịch góp vốn và mua bán, chuyển nhượng phần vốn góp vào doanh nghiệp khác.
2. Khi thực hiện giao dịch góp vốn và mua bán, chuyển nhượng phần vốn góp vào doanh nghiệp khác, các doanh nghiệp sử dụng các hình thức sau:
a) Thanh toán bằng Séc;
b) Thanh toán bằng ủy nhiệm chi – chuyển tiền;
c) Các hình thức thanh toán không sử dụng tiền mặt phù hợp khác theo quy định hiện hành.
3. Doanh nghiệp khi thực hiện giao dịch góp vốn và mua bán, chuyển nhượng phần vốn góp vào doanh nghiệp khác bằng tài sản (không phải bằng tiền) thực hiện theo quy định của pháp luật về doanh nghiệp.
Căn cứ quy định trên thì các doanh nghiệp không được sử dụng tiền mặt khi góp vốn, mua bán, chuyển nhượng phần vốn góp vào doanh nghiệp. Quy định trên không áp dụng bắt buộc đối với cá nhân khi góp vốn vào doanh nghiệp.”
Như vậy, doanh nghiệp có thể áp dụng Quy định về góp vốn điều lệ như sau:
- Doanh nghiệp dùng vốn mình góp vốn đầu tư vào doanh nghiệp khác: Không dùng tiền mặt
- Cá nhân góp vốn vào doanh nghiệp: Có thể dùng tiền mặt hoặc qua ngân hàng
4. Lời khuyên khi áp dụng Quy định về góp vốn điều lệ
Tuy rằng có thể góp vốn bằng tiền mặt vào doanh nghiệp, tuy nhiên việc góp vốn bằng tiền mặt làm phát sinh các vấn đề sau:
- Phải kiểm số tiền lớn
- Có thể rủi ro tiền giả
- Phải lưu trữ phiếu thu thật kỹ, nếu mất mát sẽ ảnh hưởng lớn đến doanh nghiệp khi chứng minh góp vốn đủ với cơ quan thuế, nhà nước, cổ đông
- Chữ ký phải kiểm tra chính xác trên phiếu thu, phải đủ 5 chữ ký
- Nếu Công ty có 1 thành viên thì tính tin cậy không cao
- Việc lưu giữ số tiền lớn bên ngoài gặp rủi ro
- Nếu phải kiểm toán thì việc chứng minh số tiền góp vốn là rất phức tạp và khó khăn
- Độ tin cậy thấp
Với những rủi ro nêu trên, việc quyết định nhận góp vốn bằng tiền mặt là cần xem xét kỹ càng. Nếu việc góp vốn tiền mặt không thực hiện đúng dẫn đến không được chấp nhận là đã góp đủ vốn gây hậu quả gì cho doanh nghiệp:
- Không được tính lãi vay vào chi phí khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp nếu chưa góp đủ vốn điều lệ
- Vi phạm luật doanh nghiệp về góp vốn
- Không thể chứng minh năng lực tài chính với đối tác, cổ đông
5. Hướng dẫn giải quyết trong trường hợp góp không đủ vốn:
Đối với Công ty TNHH một thành viên:
Trường hợp không góp đủ vốn điều lệ trong thời hạn quy định, thì trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày cuối cùng phải góp đủ vốn điều lệ, Chủ sở hữu phải đăng ký thay đổi vốn Điều lệ của Công ty bằng với giá trị vốn đã được góp;
Trong thời gian trước ngày cuối cùng công ty đăng ký thay đổi vốn điều lệ chủ sở hữu phải chịu trách nhiệm tương ứng với phần vốn góp đã cam kết đối với các nghĩa vụ tài chính của công ty phát sinh;
Chủ sở hữu công ty chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với các nghĩa vụ tài chính của công ty, thiệt hại xảy ra do không góp, không góp đủ, không góp đúng hạn vốn điều lệ theo quy định.
Đối với Công ty TNHH hai thành viên trở lên:
Sau thời hạn quy định mà vẫn có thành viên chưa góp vốn hoặc chưa góp đủ phần vốn góp đã cam kết thì được xử lý như sau:
a) Thành viên chưa góp vốn theo cam kết đương nhiên không còn là thành viên của công ty;
b) Thành viên chưa góp đủ phần vốn góp đã cam kết có các quyền tương ứng với phần vốn góp đã góp;
c) Phần vốn góp chưa góp của các thành viên được chào bán theo nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên.
Khi có thành viên chưa góp vốn hoặc chưa góp đủ số vốn đã cam kết, trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày cuối cùng phải góp đủ phần vốn góp theo quy định, Công ty phải đăng ký thay đổi vốn điều lệ, tỷ lệ phần vốn góp của các thành viên bằng số vốn đã góp.
Trong thời gian trước ngày công ty đăng ký thay đổi vốn điều lệ và tỷ lệ phần vốn góp của thành viên, Các thành viên chưa góp vốn hoặc chưa góp đủ số vốn đã cam kết phải chịu trách nhiệm tương ứng với tỷ lệ phần vốn góp đã cam kết đối với các nghĩa vụ tài chính của công ty phát sinh.
Đối với Công ty cổ phần:
Trường hợp sau thời hạn quy định, cổ đông chưa thanh toán hoặc chỉ thanh toán được một phần số cổ phần đã đăng ký mua thì thực hiện theo quy định sau đây:
a) Cổ đông chưa thanh toán số cổ phần đã đăng ký mua đương nhiên không còn là cổ đông của công ty và không được chuyển nhượng quyền mua cổ phần đó cho người khác;
b) Cổ đông chỉ thanh toán một phần số cổ phần đã đăng ký mua có quyền biểu quyết, nhận lợi tức và các quyền khác tương ứng với số cổ phần đã thanh toán; không được chuyển nhượng quyền mua số cổ phần chưa thanh toán cho người khác;
c) Cổ phần chưa thanh toán được coi là cổ phần chưa bán và Hội đồng quản trị được quyền bán;
d) Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày kết thúc thời hạn phải thanh toán đủ số cổ phần đã đăng ký mua, công ty phải đăng ký điều chỉnh vốn điều lệ bằng mệnh giá số cổ phần đã được thanh toán đủ, trừ trường hợp số cổ phần chưa thanh toán đã được bán hết trong thời hạn này; đăng ký thay đổi cổ đông sáng lập.
Trong thời hạn trước ngày công ty đăng ký điều chỉnh vốn điều lệ theo quy định, Cổ đông chưa thanh toán hoặc chưa thanh toán đủ số cổ phần đã đăng ký mua phải chịu trách nhiệm tương ứng với tổng mệnh giá cổ phần đã đăng ký mua đối với các nghĩa vụ tài chính của công ty phát sinh.
Thành viên Hội đồng quản trị, người đại diện theo pháp luật phải chịu trách nhiệm liên đới về các thiệt hại phát sinh do không thực hiện hoặc không thực hiện đúng quy định.
6. Góp vốn chưa đủ trong thời hạn quy định thì xử lý như thế nào? Có bị phạt do không góp vốn không đủ không?
Sau thời hạn quy định mà vẫn chưa góp hoặc chưa góp đủ số vốn cam kết thì phải đăng ký điều chỉnh, vốn điều lệ bằng số vốn đã góp trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày cuối cùng phải góp vốn đủ phần vốn góp.
Trường hợp không thực hiện điều chỉnh thì sẽ căn cứ theo khoản 3 và khoản 5 Điều 46 Nghị định 122/2021/NĐ-CP quy định về xử phạt vi phạm về thành lập doanh nghiệp như sau:
“Điều 46. Vi phạm về thành lập doanh nghiệp
3. Phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
a) Không thực hiện thủ tục điều chỉnh vốn hoặc thay đổi thành viên, cổ đông sáng lập theo quy định tại cơ quan đăng ký kinh doanh khi đã kết thúc thời hạn góp vốn và hết thời gian điều chỉnh vốn do thành viên, cổ đông sáng lập không góp đủ vốn nhưng không có thành viên, cổ đông sáng lập nào thực hiện cam kết góp vốn;”
Như vậy, sau thời hạn quy định mà vẫn chưa góp hoặc chưa góp đủ số vốn cam kết thì công ty sẽ bị phạt theo quy định trên