Kế toán là một trong những khía cạnh quan trọng nhất của quản lý và điều hành trong kinh doanh. Trong các công ty có nhiều bộ phận hoạt động, kế toán theo dõi chính xác sự di chuyển của tài sản vào và ra khỏi công ty là cần thiết để đảm bảo cả tính minh bạch và lợi nhuận. Trong ngành xây dựng, các công ty và nhà thầu phải đối mặt với những thách thức riêng biệt khi nói đến kế toán. Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét những thách thức đó là gì, xác định sự khác biệt chính giữa kế toán xây dựng và thực hành kế toán thông thường và nhấn mạnh tầm quan trọng của việc áp dụng giải pháp phần mềm để cải thiện kế toán của bạn và giúp bạn kiếm được nhiều tiền hơn với tư cách là công ty xây dựng hoặc nhà thầu.
1. Điều gì là riêng biệt về kế toán trong xây dựng? #
Điều quan trọng là phải hiểu rằng kế toán xây dựng khác với kế toán thông thường. Một doanh nghiệp điển hình như nhà hàng hoặc thương mại sử dụng các nguyên tắc kế toán điển hình. Mô hình này hoạt động hoàn hảo cho loại hình kinh doanh đó – bán sản phẩm từ một địa điểm cố định. Doanh nghiệp hiểu chi phí của từng mặt hàng được bán và chi phí hoạt động được giữ tương đối ổn định.
Ngược lại, các doanh nghiệp xây dựng là di động và hoàn thành công việc được tùy chỉnh ở tại các vị trí mới (công trường) một cách thường xuyên. Do đó, các công ty xây dựng phải giám sát các loại chi phí hoàn toàn khác nhau: thời gian đi lại, chi phí di chuyển như đóng gói các công cụ và thiết bị, giao vật liệu đến nơi làm việc, và thậm chí dọn sạch chỗ làm của vật liệu dư thừa sau khi hoàn thành công việc. Theo một nghĩa nào đó, doanh nghiệp không có địa điểm cố định và nó được chuyển đến bất cứ nơi nào khách hàng cần, cùng với các vật liệu cần thiết cho công việc.
Các công ty xây dựng cũng sử dụng Phương pháp đánh giá phần trăm hoàn thành, trong đó doanh thu được tính dựa trên ước tính bao nhiêu phần trăm của dự án đã được hoàn thành. Điều này càng khiến cho các công ty xây dựng khó thực hiện các phương pháp kế toán chi phí cho phép theo dõi chính xác các chi phí của họ để dự đoán chính xác lợi nhuận và thua lỗ.
2. Những điểm khác biệt chính giữa Kế toán thông thường và Kế toán xây dựng #
a) Doanh thu hoạt động kinh doanh
Các doanh nghiệp thường xuyên kiếm doanh số nhờ việc thường cung cấp các loại loại sản phẩm và dịch vụ có tính “hoàn thiện – theo gói cụ thể” do đó doanh thu là dễ xác định một cách rõ ràng.
Ngược lại, các doanh nghiệp xây dựng có doanh thu rất đặc thù, thông thường bao gồm:
- Doanh thu ban đầu được ghi trong hợp đồng;
- Các khoản tăng, giảm khi thực hiện hợp đồng, các khoản tiền thưởng và các khoản thanh toán khác nếu các khoản này có khả năng làm thay đổi doanh thu, và có thể xác định được một cách đáng tin cậy.
Chi tiết hướng dẫn ghi nhận doanh thu hoạt động xây dựng như bài viết sau đây:
b) Giá vốn hàng bán
Các doanh nghiệp thông thường chỉ cần theo dõi giá vốn của sản phẩm được bán. Trong kế toán xây dựng, nó không bao giờ đơn giản như vậy. Mỗi công việc phải chịu cả chi phí nhân công trực tiếp, chi phí nhân công gián tiếp cho hàng trăm hạng mục. Tổng hợp của chúng mới hình thành nên giá vốn hàng bán.
c) Chi phí / Chi phí chung
Trong các doanh nghiệp thông thường, sự khác biệt giữa Giá vốn hàng bán và Chi phí rất rõ ràng, trong xây dựng thì không như vậy. Nhiều khoản mục thông thường là chi phí chung thì trong xây dựng lại là giá vốn hàng bán, bởi vì các chi phí này được kết nối trực tiếp với dự án khách hàng.
d) Điểm Hòa vốn
Trong các doanh nghiệp thông thường, mối quan hệ trực tiếp giữa doanh thu và chi phí làm cho điểm hòa vốn rất dễ tính toán. Tuy nhiên, trong xây dựng, có quá nhiều danh sách các hạng mục do đó việc tính điểm hòa vốn trong một dự án không hề dễ dàng. Ngoài ra, hầu hết các dự án là các công việc tùy chỉnh theo kiểu “có một không hai”, với các yêu cầu phức tạp khác nhau tương ứng sự phát sinh nhiều loại chi phí liên quan.
e) Công nghệ kế toán dự án cho các công ty xây dựng
Kế toán xây dựng phức tạp hơn đáng kể so với hầu hết các doanh nghiệp. Nếu bạn có thể theo dõi, báo cáo và phân loại chi phí và các chi phí khác trong doanh nghiệp xây dựng của bạn rất quan trọng để hiểu cách đặt giá thầu cho các dự án, dự án nào mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp của bạn, cách lập hóa đơn cho khách hàng chính xác và hợp lý và cách tận dụng tối đa nguồn lực của công ty.
Công việc quản lý chính xác chi phí yêu cầu các báo cáo hàng ngày được tạo ra trong các bộ phận và nộp cho bộ phận kế toán một cách thường xuyên. Kế toán phải nhập các báo cáo vào hệ thống kế toán thường xuyên, một quá trình tốn thời gian và tạo ra các hồ sơ tồn đọng trên giấy tờ.
Một nền tảng phần mềm tích hợp cho phép nhân viên tuyến đầu hoàn thành và gửi báo cáo chi phí và tiến độ hàng ngày, thẻ thời gian và thay đổi đơn hàng là một cách hiệu quả để theo dõi những chi phí đang phát sinh trong một dự án. Tốt hơn nữa, các báo cáo được số hóa ngay lập tức và có thể truy cập được cho cả công nhân trong lĩnh vực và phòng kế toán, cho phép giải quyết nhanh chóng mọi vấn đề chi phí và theo dõi chính xác để đảm bảo lợi nhuận.
3. Lời khuyên cho kế toán hoạt động xây dựng #
Cải thiện các thủ tục kế toán của công ty xây dựng của bạn bắt đầu với sự hiểu biết về các loại chi phí khác nhau có thể phát sinh khi làm việc trong một dự án. Bước tiếp theo là phân loại các chi phí đó một cách hiệu quả, hiểu được các tính chất khác nhau chi phí dự án, chi phí quản lý chung và giá vốn hàng bán, và đánh giá đúng sự phức tạp của các dự án mà công ty bạn có khả năng thực hiện.
Cách tốt nhất để đảm bảo kế toán được tổ chức khoa học, phù hợp và chính xác là triển khai giải pháp xây dựng quy trình quản lý kế toán riêng biệt cho công ty xây dựng. Cách làm này giúp tiết kiệm thời gian và chi phí phát sinh, quản lý công ty xây dựng hiệu quả và đảm bảo rằng dữ liệu cần thiết được theo dõi đầy đủ.
