Xây dựng quy trình làm việc là điều bắt buộc phải có nếu bạn muốn doanh nghiệp của mình hoạt động trơn tru, hiệu quả. Việc đánh giá không đúng tầm quan trọng của quy trình trong quản lý kinh doanh, càng về lâu dài càng trở thành chướng ngại lớn cho sự phát triển của doanh nghiệp.
“Nỗi đau” từ buông lỏng quản lý #
Sau một thời gian tăng trưởng quá nhanh và chỉ tập trung việc mở rộng hoat động sản xuất kinh doanh, nhiều doanh nghiệp “té ngửa” khi kế toán đưa sổ sách. Sổ sách hầu như không phản ánh đúng thực trạng kinh doanh, số liệu không cập nhật kịp thời, thậm chí nhiều vấn đề ngay cả kế toán cũng không biết để giải thích.
Ngoài ra, chỉ tới khi cơ quan thuế thực hiện thanh quyết toán thuế, chủ doanh nghiệp mới bắt đầu quan tâm về sổ sách. Nhưng tới lúc này thì hầu như không ai còn nắm số liệu cũ, kế toán trả lời loanh quanh, đùn đẩy trách nhiệm và cuối cùng người thiệt chính là chủ doanh nghiệp.
Đáng lo hơn nữa, nhiều doanh nghiệp bỗng lâm vào tình trạng gần như phá sản khi bồng nhiên nhận được khoản nợ khổng lồ cần thanh toán. Trong khi đó, ngay chính chủ doanh nghiệp lại không hề biết đến sự tồn tại của các khoản nợ này cho tới khi kế toán thông báo hoặc có người đến đòi nợ.
Nguyên nhân gây ra “nỗi đau” #
Khi mới thành lập Công ty, các chủ doanh nghiệp dành sự quan tâm cho mảng kinh doanh mở rộng thị trường mà bỏ qua tầm quan trọng của các bộ phận khác. Chú trọng phát triển doanh nghiệp quá nhanh nhưng lại không đi kèm cơ cấu doanh nghiệp phù hợp.
Việc đặt sự tin tưởng quá lớn vào đội ngũ nhân viên và không hề có sự kiểm soát nào làm cho công việc được thực hiện không tuân theo bất kỳ một quy chuẩn cụ thể cũng là nguyên nhân đưa chủ doanh nghiệp vào tình huống “dở khóc dở cười”. Giao quá nhiều quyền vào một nhóm người, dẫn đến việc họ có cơ hội đưa ra các quyết định vượt thẩm quyền và gây ra các rủi ro cho doanh nghiệp như gian lận, biển thủ tài sản, thâm chí cấu kết với bên thứ ba để thực hiện các hành vi chuộc lợi.
Doanh nghiệp không xây dựng quy trình quản lý, hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm kiểm tra, giám sát các hoạt động của các bộ phận trong doanh nghiệp. Nguyên nhân này xuất phát từ tâm lý ngại thay đổi, không muốn bị giám sát của nhân viên cùng với việc chủ doanh nghiệp không đánh giá đúng tầm quan trọng của việc xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ.
Đồng thời, nhân sự thường xuyên thay đổi ở nhiều bộ phận nhưng lại không có sự chuyển giao giám sát dẫn đến không ai còn nắm được số liệu đúng hoặc có thể giải thích được nguồn gốc, bản chất của số liệu. Điều này gây ra các rủi ro về theo dõi thu hồi thanh toán công nợ, theo dõi tài sản và thậm chí gây rủi ro về thuế cho chính chủ doanh nghiệp.
Ngăn chặn hoặc giảm thiểu rủi ro từ buông lỏng quản lý #
Đầu tiên, chủ doanh nghiệp cần nhận thấy tầm quan trọng và tính cấp thiết của việc có một quy trình quản lý công việc, hệ thống kiểm soát hiệu quả. Từ đó, xây dựng chế độ khen thưởng và kỷ luật cụ thể nhằm khuyến khích cũng như răn đe các cá nhân không tuân thủ theo quy trình đã ban hành.
Tiếp theo, để ngăn chặn các “nỗi đau” này không có cách nào khác là doanh nghiệp phải xây dựng quy trình làm việc cụ thể của từng bộ phận. Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ phù hợp với quy mô, ngành nghề kinh doanh, văn hóa hoạt động là chìa khóa để doanh nghiệp duy trì ổn định và phát triển bền vững.
Cuối cùng là tìm kiếm công cụ quản lý phù hợp với nhu cầu và điều kiện của doanh nghiệp. Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều các phần mềm quản lý công việc hữu ích giúp cho sự lựa chọn của doanh nghiệp trở nên thuận lợi hơn rất nhiều. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần hiểu đúng nhu cầu của mình để lựa chọn phần mềm hay ứng dụng phù hợp, tránh trường hợp chọn phần mềm vượt quá nhu cầu và không khai thác được hết các ứng dụng của nó.
Giải pháp cụ thể để khắc phục việc buông lỏng quản lý của doanh nghiệp #
- Chủ DN cần xác định rõ các vấn đề đang gặp phải và hiểu được chính xác mong muốn của mình trước khi xây dựng quy trình;
- Tìm hiểu và sử dụng các ứng dụng, phần mềm quản lý công việc phù hợp với nhu cầu quản lý;
- Thực hiện kiểm toán báo cáo tài chính định kỳ nhằm xác định các lỗ hổng về mặt kế toán thuế, nâng cao tính chính xác của báo cáo.
- Chuẩn hóa quy trình vận hành, làm việc ở từng khâu từng bộ phận trong toàn doanh nghiệp;
- Đội ngũ nhân viên cần tuân thủ và nghiêm túc thực hiện theo quy trình đã được ban hành;
- Xây dựng và áp dụng cơ chế khen thưởng, kỷ luật rõ ràng phân minh để đảm bảo quy trình được vận hành đầy đủ;
- Theo dõi sự vận hành của quy trình để kịp thời phát hiện các vấn đề chưa phù hợp, lập tức chỉnh sửa nhằm tối ưu hóa hiệu quả kiểm soát công việc của doanh nghiệp.
Bài toán xây dựng quy trình chưa bao giờ là dễ dàng, mỗi doanh nghiệp sẽ có đặc thù riêng. Kết hợp với các yếu tố về con người, công cụ quản lý khiến doanh nghiệp khó đưa ra giải pháp đúng. Mọi vấn đề gặp khó khăn trong quản lý, xây dựng quy trình, quý doanh nghiệp hãy liên hệ với Bộ phận Tư vấn của EXPERTIS để được hỗ trợ.
