Một số lưu ý về sử dụng hóa đơn

Căn cứ theo Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định về thời điểm lập hóa đơn cho từng đối tượng, trường hợp được xác định cụ thể như sau:

• Đối với việc bán hàng hóa, thời điểm lập và xuất hóa đơn phải là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho bên mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
• Đối với việc cung ứng dịch vụ, thời điểm lập, xuất hóa đơn phải là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu tiền. Nếu trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì thời điểm lập, xuất hóa đơn phải là ngày thu tiền.
• Đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, hoàn thành lắp đặt, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Trường hợp giao hàng nhiều lần thì mỗi lần giao hàng đều phải lập, xuất hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa tương ứng với từng lần giao.
• Đối với tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây nhà để bán, chuyển nhượng chia thành các trường hợp:
  • Chưa chuyển giao quyền sở hữu, sử dụng: nếu thực hiện thu tiền theo tiến độ dự án hoặc thời gian thu tiền ghi trong hợp đồng thì thời điểm lập hóa đơn là ngày thu tiền hoặc theo thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng.
  • Đã chuyển giao quyền sở hữu, sử dụng thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thực hiện chuyển giao quyền sở hữu, sử dụng, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.

Nhìn chung, hóa đơn phải được xuất vào thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa hoặc hoàn thành dịch vụ cho bên mua, trừ một số trường hợp riêng mà luật quy định cụ thể như:

• Cung cấp dịch vụ số lượng lớn, phát sinh thường xuyên, cần có thời gian đối soát số liệu giữa doanh nghiệp cung cấp dịch vụ và khách hàng, đối tác như trường hợp cung cấp dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải hàng không, cung ứng nhiên liệu hàng không cho các hãng hàng không, cung cấp điện, nước, dịch vụ truyền hình, bưu chính chuyển phát, dịch vụ viễn thông, dịch vụ logistic, công nghệ thông tin được cung cấp theo kỳ nhất định thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc đối chiếu, kiểm soát dữ liệu giữa các bên nhưng chậm nhất không quá ngày 07 của tháng sau tháng phát sinh việc cung cấp dịch vụ hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước.
• Tổ chức kinh doanh mua dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế, thời gian lập hóa đơn chậm nhất không quá 05 ngày kế tiếp kể từ ngày chứng từ dịch vụ vận tải hàng không xuất ra trên hệ thống website và hệ thống thương mại điện tử.