Khi bắt đầu hoạt động, nhiều doanh nghiệp hay bỏ quên việc xây dựng thang lương. Đây là yêu cầu bắt buộc theo quy định pháp luật và là công cụ quản lý nhân sự hiệu quả. Việc không tuân thủ có thể kéo theo nhiều rủi ro pháp lý không đáng có. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn từng bước xây dựng thang lương dễ hiểu, dễ áp dụng.
I. Thang bảng lương là gì?
Thang lương là hệ thống mức lương được chia thành nhiều bậc, áp dụng cho từng chức danh hoặc nhóm công việc trong công ty, được dùng làm căn cứ để thỏa thuận mức lương trong hợp đồng và trả lương cho người lao động.
Bảng lương là bảng tổng hợp số tiền thực tế trả cho người lao động, bao gồm lương cơ bản, phụ cấp, thưởng, trợ cấp, v.v.. trong một khoảng thời gian nhất định.
II. Vì sao doanh nghiệp bắt buộc phải có thang bảng lương?
- Quy định pháp luật: Điều 93 Bộ luật Lao động 2019 yêu cầu mọi doanh nghiệp sử dụng lao động phải xây dựng thang bảng lương.
- Quản lý nhân sự tốt hơn: Có căn cứ trả lương, tăng lương, khen thưởng, xử lý vi phạm.
- Tránh rủi ro pháp lý: Doanh nghiệp có thể bị xử phạt từ 5 – 20 triệu đồng bởi thanh tra lao động nếu không có thang bảng lương.
- Tạo động lực cho nhân viên: Nhân viên thấy rõ lộ trình tăng lương, thăng tiến.
III. Nguyên tắc khi xây dựng thang bảng lương
Khi xây dựng thang bảng lương doanh nghiệp cần chú ý đến một số nguyên tắc sau:
- Pháp luật không giới hạn số bậc lương tối đa nhưng phải xây dựng ít nhất 2 bậc: Để tạo động lực tăng lương cho người lao động. Thông lệ các doanh nghiệp thường xây dựng từ 5 đến 15 bậc lương.
- Mức thấp nhất (bậc 1): Không được dưới mức lương tối thiểu vùng.
- Hợp lý và công bằng: Vị trí cao hơn phải có mức lương cao hơn.
- Có lấy ý kiến người lao động: Nếu công ty có công đoàn hoặc đại diện tập thể lao động.
- Công khai minh bạch: Niêm yết tại nơi làm việc trước khi áp dụng.
IV. Các bước thực hiện xây dựng thang lương
➡️ Bước 1: Xác định mức lương tối thiểu vùng
Theo Nghị định 74/2024/NĐ-CP mức lương tối thiểu vùng năm 2025 là:
|
Vùng |
Lương tối thiểu tháng |
Lương tối thiểu giờ |
|
I |
4,960,000 đ |
23,800 đ |
|
II |
4,410,000 đ |
21,200 đ |
|
III |
3,860,000 đ |
18,600 đ |
|
IV |
3,450,000 đ |
16,600 đ |
👉 Mức thấp nhất trong thang lương phải bằng hoặc cao hơn các mức trên.
➡️ Bước 2: Liệt kê các chức danh công việc
Chức danh công việc là tên gọi của từng vị trí trong doanh nghiệp, gắn liền với nhiệm vụ và trách nhiệm cụ thể. Liệt kê các chức danh công việc có thể dựa vào Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp hoặc thực tế hoạt động: công việc nào có người làm thì phải có chức danh trong thang lương.
Ví dụ: Giám đốc, Trưởng phòng, Nhân viên kế toán, Nhân viên kinh doanh, Lao động phổ thông…
➡️ Bước 3: Xây dựng bậc lương cho từng chức danh
- Mỗi chức danh nên có từ 2 – 7 bậc (tùy quy mô).
- Doanh nghiệp có quyền tự quyết định mức chênh lệch tiền lương giữa các bậc lương theo tình hình kinh tế của doanh nghiệp
➡️ Bước 4: Giám đốc doanh nghiệp ra Quyết định ban hành
Quyết định phải được ký, đóng dấu và đính kèm thang bảng lương.
➡️ Bước 5: Tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động trong doanh nghiệp.
➡️ Bước 6: Công khai thang bảng lương tại nơi làm việc trước khi áp dụng.
➡️ Bước 7: Lưu hồ sơ tại công ty
Nhằm phục vụ công tác thanh tra tại doanh nghiệp. Khi có thanh tra, xuất trình các hồ sơ sau:
- Hệ thống thang bảng lương;
- Quyết định ban hành;
- Biên bản tham khảo ý kiến người lao động (nếu có);
- Bảng quy định tiêu chuẩn và điều kiện áp dụng chức danh công việc.
V. Doanh nghiệp có phải đăng ký thang bảng lương không?
Trước đây: Doanh nghiệp phải nộp hồ sơ đăng ký với Phòng Lao động – Thương binh & Xã hội.
Hiện nay: Không cần đăng ký nữa. Doanh nghiệp chỉ cần xây dựng, ban hành và lưu hồ sơ tại công ty. Khi có đoàn thanh tra lao động đến kiểm tra, bạn xuất trình hồ sơ là hợp lệ.
VI. Một số lưu ý quan trọng
- Nếu công ty thay đổi quy mô, cơ cấu, mức lương hoặc Chính Phủ quy định thay đổi mức lương tối thiểu → doanh nghiệp cần cập nhật lại thang bảng lương.
- Có thể áp dụng phương pháp Lương 3P (Position – Person – Performance) nếu muốn quản trị hiện đại.
Tóm lại, thang – bảng lương không chỉ là yêu cầu tuân thủ theo Bộ luật Lao động 2019 mà còn là đòn bẩy quản trị giúp tiêu chuẩn hóa trả lương, tạo động lực và giảm rủi ro pháp lý. Doanh nghiệp cần cập nhật mức khởi điểm theo lương tối thiểu vùng hiện hành, công khai nội bộ và lưu trữ hồ sơ đầy đủ. Một lộ trình bài bản—chuẩn hóa chức danh, thiết kế bậc theo năng lực/hiệu suất, ban hành và kiểm soát thực thi—sẽ tối ưu chi phí nhân sự và nâng cao năng lực cạnh tranh dài hạn.