Hoàn thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là quá trình cơ quan thuế hoàn trả lại phần tiền thuế mà bạn đã nộp thừa so với nghĩa vụ thực tế, thường được thực hiện sau khi quyết toán thuế hàng năm. Điều này đặc biệt quan trọng cho những cá nhân đã nghỉ việc, nộp thừa thuế, hoặc kế toán cần hỗ trợ nhân viên làm thủ tục. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách hoàn thuế TNCN, điều kiện được hoàn, và các thủ tục liên quan, bao gồm cả phương thức online, với các cập nhật mới nhất cho năm 2025.
1. Điều Kiện Được Hoàn Thuế Thu Nhập Cá Nhân
Theo Khoản 2, Điều 8, Luật Thuế Thu Nhập Cá Nhân 2007, bạn được hoàn thuế trong các trường hợp sau:
- Số tiền thuế đã nộp lớn hơn số thuế phải nộp: Thường xảy ra khi thu nhập từ nhiều nguồn hoặc có khấu trừ chưa được tính đầy đủ trong quá trình tạm nộp.
- Cá nhân đã nộp thuế nhưng thu nhập tính thuế chưa đến mức phải nộp: Ví dụ, nếu sau tính toán, thu nhập chịu thuế của bạn thấp hơn mức miễn thuế (132 triệu đồng/năm cho bản thân, cộng thêm 52,8 triệu đồng/năm cho mỗi người phụ thuộc), nhưng bạn đã bị khấu trừ thuế, bạn có thể yêu cầu hoàn.
- Các trường hợp khác theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền: Đây là các trường hợp đặc biệt, chẳng hạn như chính sách hỗ trợ từ cơ quan thuế.
Ngoài ra, để được hoàn thuế, bạn phải:
- Có mã số thuế cá nhân, đã đăng ký với cơ quan thuế.
- Nộp yêu cầu hoàn thuế, vì cơ quan thuế không tự động hoàn nếu không có đề nghị.
2. Cách Tính Hoàn Thuế Thu Nhập Cá Nhân
Để tính số tiền hoàn thuế, bạn cần so sánh tổng thuế đã nộp trong năm với số thuế phải nộp sau quyết toán. Dưới đây là các bước chi tiết:
- Tính tổng thu nhập chịu thuế trong năm: Đây là tổng các khoản thu nhập từ lương, thưởng, sau khi trừ các khoản được miễn thuế (như lãi tiền gửi ngân hàng, quà tặng giữa người thân).
- Tính tổng các khoản giảm trừ: Bao gồm:
- Giảm trừ gia cảnh cho bản thân: 11 triệu đồng/tháng x 12 = 132 triệu đồng/năm.
- Giảm trừ cho người phụ thuộc: 4,4 triệu đồng/người/tháng x số người phụ thuộc x 12 = 52,8 triệu đồng/năm cho mỗi người phụ thuộc.
- Các khoản đóng bảo hiểm bắt buộc (BHXH 8%, BHYT 1,5%, BHTN 1%).
- Các khoản đóng góp từ thiện, quỹ hưu trí tự nguyện, theo quy định.
- Tính thu nhập tính thuế: Thu nhập tính thuế = Tổng thu nhập chịu thuế – Tổng các khoản giảm trừ.
- Tính số thuế phải nộp: Áp dụng biểu thuế lũy tiến cho thu nhập tính thuế, như bảng sau:
|
Thu nhập tính thuế/năm (triệu đồng) |
Thuế suất (%) |
|
Đến 60 |
5 |
|
Trên 60 đến 120 |
10 |
|
Trên 120 đến 216 |
15 |
|
Trên 216 đến 384 |
20 |
|
Trên 384 đến 624 |
25 |
|
Trên 624 đến 960 |
30 |
|
Trên 960 |
35 |
Ví dụ: Nếu thu nhập tính thuế là 150 triệu đồng, thuế phải nộp = 5% * 60 + 10% * (120 – 60) + 15% * (150 – 120) = 3 + 6 + 4,5 = 13,5 triệu đồng.
- Tính số tiền hoàn thuế: Số tiền hoàn thuế = Tổng số thuế đã nộp – Số thuế phải nộp. Nếu kết quả dương, bạn được hoàn thuế.
Ví dụ minh họa:
Giả sử bạn có lương 15 triệu đồng/tháng, làm 12 tháng, có 1 người phụ thuộc, công ty khấu trừ thuế hàng tháng dựa trên thu nhập trừ 11 triệu đồng:
- Thu nhập hàng tháng: 15 triệu, khấu trừ 11 triệu, thu nhập tính thuế 4 triệu, thuế khấu trừ 5% * 4 = 0,2 triệu/tháng, tổng thuế nộp 2,4 triệu đồng.
- Quyết toán: Tổng thu nhập 180 triệu, giảm trừ 132 (bản thân) + 52,8 (1 người phụ thuộc) = 184,8 triệu, thu nhập tính thuế = 180 – 184,8 = -4,8 triệu < 0, thuế phải nộp = 0.
- Số tiền được hoàn = 2,4 – 0 = 2,4 triệu đồng.
3. Thủ Tục Hoàn Thuế Thu Nhập Cá Nhân
Có hai phương thức chính để thực hiện thủ tục hoàn thuế thu nhập cá nhân, tùy thuộc vào việc bạn ủy quyền cho người sử dụng lao động hay tự mình quyết toán thuế:
3.1. Thông Qua Người Sử Dụng Lao Động
- Đối tượng áp dụng: Cá nhân ủy quyền cho người sử dụng lao động (doanh nghiệp, tổ chức) thực hiện quyết toán thuế thay.
- Quy trình:
- Người sử dụng lao động sẽ tổng hợp và quyết toán thuế TNCN cho toàn bộ nhân viên.
- Số thuế nộp thừa của một cá nhân sẽ được bù trừ với số thuế nộp thiếu của cá nhân khác trong cùng đơn vị.
- Nếu sau khi bù trừ vẫn còn số thuế thừa, doanh nghiệp có thể chuyển số thuế này sang kỳ sau hoặc yêu cầu cơ quan thuế hoàn trả nếu cá nhân có nhu cầu.
- Lưu ý: Phương thức này thường áp dụng cho nhân viên còn làm việc tại công ty.
3.2. Tự Quyết Trực Tiếp Với Cơ Quan Thuế
- Đối tượng áp dụng: Cá nhân tự quyết toán thuế, chẳng hạn nhân viên đã nghỉ việc hoặc người có nhiều nguồn thu nhập.
Để yêu cầu hoàn thuế, bạn cần thực hiện các bước sau, theo Thông tư 80/2021/TT-BTC:
- Chuẩn bị hồ sơ:
- Tờ khai quyết toán thuế TNCN (mẫu 02/QTT-TNCN).
- Chứng từ khấu trừ thuế TNCN (các giấy tờ do công ty cấp).
- Giấy đề nghị hoàn trả khoản thu ngân sách nhà nước (mẫu 01/ĐNHT).
- Các giấy tờ chứng minh giảm trừ (nếu có, như giấy khai sinh cho người phụ thuộc).
- Nộp hồ sơ:
- Nộp trực tiếp: Đến cơ quan thuế quản lý địa phương, nộp tại bộ phận hỗ trợ người nộp thuế.
- Nộp online: Qua cổng canhan.gdt.gov.vn, bạn cần có tài khoản thuế điện tử. Nếu chưa có, đăng ký qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc trực tiếp tại cơ quan thuế.
- Theo dõi và nhận kết quả:
- Sau khi nộp, bạn có thể theo dõi tình trạng hồ sơ qua cổng thông tin hoặc liên hệ cơ quan thuế.
- Thời gian xử lý hoàn thuế thường từ 6 đến 40 ngày làm việc, theo Điều 75, Luật Quản lý Thuế 2019.
Lưu ý: Từ năm 2025, theo Quyết định 108/QĐ-TCT ngày 24/1/2025, có quy trình hoàn thuế tự động cho một số trường hợp, như cá nhân trực tiếp quyết toán thuế với đề nghị hoàn thuế nộp thừa. Bạn cần kiểm tra trên cổng thông tin thuế để biết mình có đủ điều kiện hay không.
4. Hoàn Thuế Thu Nhập Cá Nhân Online
Để thực hiện hoàn thuế online, bạn cần đảm bảo bạn đã đăng ký giao dịch thuế điện tử trước khi thực hiện. Để đăng ký tài khoản, bạn có thể làm qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc trực tiếp tại cơ quan thuế, đảm bảo thông tin dân cư đồng nhất.
Và thực hiện các bước :
- Đăng nhập vào canhan.gdt.gov.vn bằng mã số thuế và mật khẩu.
- Chọn mục “Quyết toán thuế” > “Kê khai trực tuyến”.
- Điền thông tin vào mẫu 02/QTT-TNCN, hệ thống sẽ tự động điền một số thông tin dựa trên dữ liệu có sẵn.
- Nộp tờ khai và đính kèm các tài liệu hỗ trợ (chứng từ khấu trừ thuế, giấy tờ giảm trừ).
- Nhập mã OTP để xác nhận và theo dõi tình trạng hồ sơ qua hệ thống.
Lưu ý:
- Đảm bảo bạn đã đăng ký mã số thuế và có tài khoản trên cổng thông tin thuế để tránh rắc rối.
- Kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin trong tờ khai, đặc biệt là thu nhập, giảm trừ, và số thuế đã nộp, để tránh sai sót dẫn đến từ chối hoàn thuế.
- Lưu giữ các chứng từ khấu trừ thuế và giấy tờ liên quan, như hợp đồng lao động, giấy khai sinh người phụ thuộc, để làm bằng chứng.
- Nộp hồ sơ đúng hạn, thường là sau khi quyết toán thuế (trước 30/4 hàng năm cho cá nhân trực tiếp quyết toán), để tránh bị phạt.
- Nếu có thắc mắc, liên hệ cơ quan thuế qua hotline hoặc đến trực tiếp để được hướng dẫn, đặc biệt với các trường hợp phức tạp.
5. Thời Hạn Nộp Hồ Sơ Hoàn Thuế
Mặc dù pháp luật không quy định thời hạn cứng cho việc yêu cầu hoàn thuế, nhưng thông thường hồ sơ được nộp trong kỳ quyết toán thuế hàng năm, tức là trước ngày 30 tháng 4 của năm sau đối với cá nhân tự quyết toán (theo Điều 28 Thông tư 111/2013/TT-BTC). Nếu chậm trễ, bạn vẫn có thể nộp nhưng cần kiểm tra thời hiệu hoàn thuế (thường là 2 năm kể từ ngày nộp thừa).
6. Thời Gian Xử Lý Hoàn Thuế
Theo Điều 58 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14:
- Hoàn thuế trước, kiểm tra sau: 6 ngày làm việc.
- Kiểm tra trước, hoàn thuế sau: 40 ngày làm việc.
7. Kết Luận
Hoàn thuế TNCN là quyền lợi của bạn khi đã nộp thừa thuế, giúp bảo vệ lợi ích tài chính cá nhân. Bằng cách hiểu rõ điều kiện, cách tính, và thủ tục, bạn có thể thực hiện quá trình này một cách hiệu quả, đặc biệt với sự hỗ trợ của hệ thống online và quy trình tự động mới từ năm 2025. Hãy kiểm tra xem bạn có đủ điều kiện để yêu cầu hoàn thuế và thực hiện theo hướng dẫn trên để đảm bảo quyền lợi.
