Trong bối cảnh chuyển đổi số, Chính phủ Việt Nam đã ban hành các quy định nhằm hiện đại hóa quản lý thuế và tăng cường minh bạch trong giao dịch kinh doanh. Một thay đổi quan trọng là việc bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ 01/06/2025. Bài viết này cung cấp thông tin chi tiết về thực trạng, quy định pháp luật, và giải pháp triển khai, giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh tuân thủ đúng quy định, tránh phạt, và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.
📌 Thông tin
Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
🔍 Định nghĩa
Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là hóa đơn số có mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử, cho phép người mua truy xuất và kê khai thông tin. Hóa đơn được lập trực tiếp từ hệ thống máy tính tiền của người bán, với dữ liệu được truyền đến cơ quan thuế theo định dạng quy định tại Điều 12 Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
🔍 Máy tính tiền là gì?
- Máy tính tiền trong ngữ cảnh này là hệ thống điện tử tích hợp nhiều thiết bị và giải pháp công nghệ thông tin, có chức năng tính tiền, lưu trữ giao dịch bán hàng, và quản lý dữ liệu bán hàng. Hệ thống này phải đáp ứng yêu cầu kết nối với cơ quan thuế để truyền dữ liệu hóa đơn.
- Mặc dù tên gọi là “máy tính tiền”, nhưng thực tế, các hộ kinh doanh không bắt buộc phải mua máy POS truyền thống. Thay vào đó, người bán có thể sử dụng ứng dụng phần mềm hóa đơn điện tử trên điện thoại, máy tính bảng hoặc laptop, miễn là phần mềm đó có thể kết nối truyền dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế theo thời gian thực. Máy tính tiền thực ra là thiết bị cá nhân hoặc thiết bị bất kỳ đáp ứng tiêu chuẩn kết nối truyền dữ liệu điện tử đến Cơ quan thuế.
- Việc sử dụng phần mềm bán hàng xuất hóa đơn kết nối dữ liệu thay cho đầu tư máy móc giúp giảm đáng kể chi phí ban đầu, đồng thời dễ dàng triển khai ở các cửa hàng nhỏ, hay nơi kinh doanh có không gian hạn chế.
🎯 Áp dụng
Các đối tượng áp dụng và hình thức xử phạt
🏢 Đối tượng bắt buộc áp dụng
Theo Khoản 8, Điều 1, Nghị định 70/2025/NĐ-CP ngày 20 tháng 03 năm 2025:
“1. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh theo quy định tại khoản 1 Điều 51 có mức doanh thu hằng năm từ 01 tỷ đồng trở lên, khoản 2 Điều 90, khoản 3 Điều 91 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 và doanh nghiệp có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trong đó có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng (trung tâm thương mại; siêu thị; bán lẻ (trừ ô tô, mô tô, xe máy và xe có động cơ khác); ăn uống; nhà hàng; khách sạn; dịch vụ vận tải hành khách, dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường bộ, dịch vụ nghệ thuật, vui chơi, giải trí, hoạt động chiếu phim, dịch vụ phục vụ cá nhân khác theo quy định về Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam) sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.”
Theo quy định này, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 1 tỉ đồng/năm trở lên, và doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp tới người tiêu dùng, bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
Các lĩnh vực áp dụng bao gồm: bán lẻ hàng hóa, ăn uống, đồ uống, dịch vụ lưu trú, chăm sóc sức khỏe, cắt tóc, làm đẹp, vui chơi giải trí, vận tải hành khách, v.v.. Đây là những ngành có giao dịch thanh toán trực tiếp với người tiêu dùng, dễ phát sinh gian lận thuế nếu không được giám sát chặt chẽ.
⚠️ Hình thức xử phạt
Việc không tuân thủ quy định sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền có thể khiến hộ kinh doanh, doanh nghiệp bị xử lý theo các quy định tại Luật Quản lý thuế và Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
Theo đó:
💸 Phạt tiền từ 4–8 triệu đồng nếu không lập hóa đơn điện tử theo quy định.
💸 Phạt nặng hơn nếu vi phạm nhiều lần, hoặc cố tình không kết nối, không truyền dữ liệu hóa đơn theo yêu cầu của Cơ quan thuế.
Cơ quan thuế có thể tiến hành kiểm tra, đối chiếu và ấn định mức doanh thu để tính thuế, gây thiệt hại đáng kể cho người bán nếu không có hóa đơn, sổ sách minh bạch.
⚙️ Thực hiện
Quy trình thực hiện và thời hạn áp dụng
💡 Doanh nghiệp, hộ kinh doanh có thể thực hiện theo quy trình sau:
➡️ Bước 1: Liên hệ đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế công nhận để được tư vấn gói phù hợp với quy mô kinh doanh.
➡️ Bước 2: Đăng ký mẫu hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế (hoặc qua nhà cung cấp dịch vụ) theo quy trình sau:
- Người nộp thuế đăng ký và sử dụng theo mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA (Nghị định 123/2020/NĐ-CP)
- Trường hợp 1: Người nộp thuế lần đầu sử dụng HĐĐT và thuộc đối tượng áp dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền thì phải thực hiện đăng ký qua tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT.
- Trường hợp 2: Người nộp thuế đã thực hiện đăng ký sử dụng HĐĐT thành công và muốn chuyển sang sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế khởi tạo từ máy tính tiền thì thực hiện thay đổi thông tin đăng ký sử dụng HĐĐT thông qua: Tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT hoặc trang https://hoadondientu.gdt.gov.vn.
➡️ Bước 3: Triển khai sử dụng chính thức từ ngày 01/06/2025, thực hiện kết nối – truyền dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế sau mỗi giao dịch.
📅 Thời hạn áp dụng
Từ ngày 01/06/2025, việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền trở thành bắt buộc đối với các đối tượng quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP.
Việc không tuân thủ quy định trên trước thời điểm này sẽ khiến doanh nghiệp gặp các rủi ro về tuân thủ khi Cơ quan thuế tiến hành kiểm tra.
Việc áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP là bước tiến quan trọng trong chuyển hiện đại hóa quản lý thuế và tăng cường minh bạch trong giao dịch kinh doanh. Đối với doanh nghiệp và hộ kinh doanh thuộc đối tượng bắt buộc, việc hiểu và tuân thủ quy định này là cần thiết để tránh các hình phạt như phạt tiền, ấn định thuế, hoặc bị xếp vào danh sách rủi ro cao. Bằng cách triển khai hệ thống máy tính tiền và quy trình phù hợp, doanh nghiệp không chỉ đáp ứng yêu cầu pháp lý mà còn cải thiện hiệu quả hoạt động, nâng cao trải nghiệm khách hàng, và mở rộng cơ hội kinh doanh.
