Bạn cần xác định những tiêu chuẩn nào là cần thiết để bạn có một hệ thống kế toán tốt, nó sẽ giúp ích rất nhiều cho bạn trong việc quản lý kinh doanh. Sau đây là hướng dẫn chi tiết.
Hệ thống kế toán là một mạng lưới các con số cung cấp phản hồi về doanh nghiệp của bạn. Hệ thống kế toán cần thiết cho các mục đích bên ngoài, để theo dõi thông tin mà bạn phải đưa vào các biểu mẫu báo cáo thuế. Hệ thống kế toán là cần thiết cho các mục đích nội bộ, cho phép bạn đánh giá xem mô hình kinh doanh của mình có hiệu quả về chi phí hay không và xác định các yếu tố đang thành công hay thất bại. Để hệ thống kế toán được gọi là hoạt động tốt, hệ thống kế toán đó cần phải cung cấp thông tin hữu ích được tổ chức theo cách có thể dễ hiểu.
5 yếu tố mà một hệ thống kế toán tốt phải có #
1. Sự chính xác #
Một hệ thống kế toán tốt phải chính xác vì công ty của bạn bắt buộc phải báo cáo thông tin tài chính đúng với sự hiểu biết của bạn về mặt pháp lý. Tính chính xác rất quan trọng đối với các mục đích nội bộ: thông tin cung cấp càng tốt thì bạn càng có thể ứng phó hoặc phản hồi hiệu quả.
Tính chính xác trong hệ thống kế toán liên quan đến việc thiết lập các giao thức để đảm bảo rằng tất cả thông tin được thu thập và ghi nhận vào hệ thống kế toán. Ví dụ, quá trình thu thập các khoản chi phí có thể liên quan đến việc xem xét hóa đơn mua hàng cũng như bảng sao kê ngân hàng hoặc thanh toán qua thẻ tín dụng.
Một hệ thống kế toán thiếu chính xác là hệ thống không đáng tin cậy, nó có thể dẫn đến những quyết định sai lầm trong kinh doanh.
2. Sự rõ ràng #
Một hệ thống kế toán tốt trình bày thông tin một cách rõ ràng, vì vậy bạn có thể tìm thấy những gì bạn cần khi bạn cần và bạn có thể dễ dàng hiểu thông tin mà hệ thống theo dõi phản ánh các hoạt động kinh doanh hàng ngày của bạn như thế nào.
Bạn cần tránh sự không rõ ràng, lúc này bạn phải cần thêm cái gì đó khác để giải thích cho số liệu mà bạn có, trừ khi đây là số liệu quan trọng, còn không bạn thường có xu hướng bỏ qua nó, và nó trở thành điểm mù trong hệ thống kế toán của bạn. Tai nạn thường xảy ra ở điểm mù.
3. Có tính sử dụng #
Bạn cần phải phân biệt rõ giữa Dữ liệu (Data) và Thông tin (Information).
| Dữ liệu là gì? | Thông tin là gì? |
Dữ liệu là các dữ kiện và chi tiết thô, không được sắp xếp như số liệu, ký hiệu và mô tả sự vật … Nói cách khác, dữ liệu không mang bất kỳ mục đích cụ thể nào và bản thân nó không có ý nghĩa gì. Hơn nữa, dữ liệu được đo dưới dạng bit và byte – là những đơn vị thông tin cơ bản trong bối cảnh lưu trữ và xử lý của máy tính. | Thông tin là dữ liệu đã được xử lý, tổ chức và có cấu trúc. Nó cung cấp ngữ cảnh cho dữ liệu và cho phép ra quyết định. Ví dụ: doanh số bán hàng của một khách hàng tại một nhà hàng là dữ liệu – dữ liệu này trở thành thông tin khi doanh nghiệp có thể xác định món ăn phổ biến nhất hoặc ít phổ biến nhất. |
Dữ liệu được nhập vào hệ thống kế toán phải liên kết với nhau, nhờ đó tạo ra các báo cáo dễ hiểu bằng cách đối chiếu và sắp xếp các số liệu theo cách mà quy định báo cáo bên ngoài cần cung cấp hoặc các báo cáo nội bộ mà bạn cần với độ sâu dữ liệu đủ để cung cấp cho bạn thông tin quản lý và cho phép bạn ra quyết định.
Bạn cần tránh việc hệ thống kế toán chỉ thu thập dữ liệu thô nhưng không cung cấp thông tin cần thiết cho việc ra quyết định. Tính khả dụng thấp cho thấy việc thu thập dữ liệu trở thành lãng phí.
4. Có tính liên quan #
Một hệ thống kế toán tốt phải cung cấp thông tin thực sự hữu ích. Ví dụ: nếu bạn sở hữu một nhà máy sản xuất áo sơ mi, hệ thống kế toán của bạn có thể cung cấp thông tin hữu ích bằng cách theo dõi lượng thời gian và chi phí nguyên vật liệu cần để sản xuất mỗi chiếc áo sơ mi.
Ngoài ra, thông tin trong hệ thống kế toán của bạn phải tương ứng với các trường trên biểu mẫu thuế mà bạn phải nộp cho các cơ quan thuế địa phương. Các trường này bao gồm tổng doanh thu, chi phí trả lương và tổng chi tiêu trong các danh mục chi phí được trừ như tiền thuê và chi phí ô tô.
Bạn cần tránh việc tổ chức hệ thống kế toán thiếu tính liên quan, vì nó sẽ mang lại rủi ro tồn tại khoảng cách giữa các loại thông tin mà bạn công bố.
5. Có khả năng thích ứng linh hoạt #
Doanh nghiệp của bạn là một thực thể sống động, liên tục thích ứng với các cơ hội và các vấn đề phát sinh. Hệ thống kế toán của bạn phải phản ánh những thay đổi đang diễn ra này bằng cách cho phép bạn thêm bớt, dịch chuyển một cách thuận tiện thay vì bạn phải đập đi xây lại từ đầu cho thích hợp với những thay đổi.
Thực tế thường diễn ra các trường hợp doanh nghiệp sẽ cố gắng dùng các biện pháp thay thế và chịu đựng, mặc dù điều này làm giảm hiệu suất quản lý do tăng thời gian xử lý và phát sinh rủi ro số liệu cao hơn. Cho đến khi chi phí phát sinh và thời gian xử lý trở nên quá lớn so với lợi ích mà hệ thống kế toán hiện hành mang lại, bạn buộc phải đưa ra quyết định thay thế hệ thống kế toán hiện hành bằng một hệ thống mới tương thích hơn. Điều này gây ra hàng loạt các vấn đề lớn như là: Gián đoạn, nhân sự không quen với sự thay đổi, chi phí thay đổi thông thường là lớn.
