Tổ chức tốt hệ thống kế toán và tài chính có thể giúp bạn hiểu những gì đang xảy ra tại công ty của bạn và cung cấp cho bạn cách thức và thời điểm tốt nhất để bạn đưa doanh nghiệp mình phát triển.
Khi một doanh nghiệp nhỏ phát triển, nó nên chuyển từ việc ghi sổ kế toán đơn giản sang các phương thức kế toán toàn diện hơn nhằm giúp ích cho sự phát triển chiến lược của công ty. Sổ sách kế toán ghi lại những con số của bạn, trong khi kế toán giúp cho bạn biết ý nghĩa của chúng.
Sau đây là các vai trò quan trọng của kế toán & tài chính trong quản lý kinh doanh:
1. Giúp thiết lập ngân sách #
Một ngân sách tổng thể toàn diện bắt đầu với các dự báo thu nhập và chi phí, sau đó tạo các báo cáo khác nhau để giúp bạn hoạt động. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ cho bạn biết khi nào thu nhập của bạn đến thay vì khi nó được tạo ra. Điều này giúp bạn tránh lâm vào tình trạng thiếu hụt khi có hóa đơn thanh toán. Ngân sách linh hoạt gắn chi tiêu của bạn với thu nhập, thay vì sử dụng các dự báo. Điều này giúp bạn chỉ chi tiêu những gì bạn có, thay vì những gì bạn dự kiến sẽ có.
2. Phân tích chi phí #
Kế toán hiệu quả giúp bạn hiểu chi phí để sản xuất và bán sản phẩm của mình theo cách cho phép bạn thấy các khối lượng bán hàng khác nhau sẽ ảnh hưởng đến biên lợi nhuận của bạn như thế nào. Bước đầu tiên là chia chi phí của bạn thành chi phí chung và chi phí sản xuất. Chi phí sản xuất của bạn có thể không đổi nếu bạn bán nhiều lần cùng một sản phẩm. Chi phí chung của bạn, bao gồm các chi phí như bảo hiểm, tiếp thị, tiện ích và tiền thuê văn phòng, sẽ giảm trên mỗi đơn vị khi bạn bán được nhiều đơn vị hơn, cho phép bạn giảm giá để tăng số lượng và thị phần.
3. Tìm kiếm xu hướng #
Nếu bạn chỉ nhìn vào tổng doanh thu của mình và thấy doanh thu của bạn đang tăng lên, bạn có thể không hiểu rằng bạn đang thực sự không tối đa hóa doanh thu của mình. Bộ phận tài chính hoặc người quản lý sẽ chia doanh số bán hàng của bạn theo tỷ suất lợi nhuận để giúp bạn xác định xem bạn có nên giảm một hoặc nhiều sản phẩm không đóng góp nhiều lợi nhuận hay bạn có thể tăng giá và tăng lợi nhuận của mình hay không. Nếu nhân viên kế toán của bạn thấy doanh số bán hàng không đổi hoặc tăng trưởng nhưng tỷ suất lợi nhuận thu hẹp, họ sẽ xem xét liệu chi phí sản xuất hoặc chi phí chung có phải là vấn đề hay không.
4. Quản lý các khoản nợ #
Kế toán của bạn nên theo dõi khoản nợ của bạn để đảm bảo rằng bạn không tăng lãi suất một cách không cần thiết bằng cách chỉ trả các khoản thanh toán tối thiểu khi bạn có tiền mặt dư thừa có thể giúp bạn tránh điều này. Bộ phận tài chính của bạn cũng nên theo dõi các báo cáo và điểm số tín dụng của bạn để đảm bảo rằng bạn không làm hỏng khả năng nhận được các khoản vay và lãi suất tín dụng tốt nhất có thể.
5. Đặt điều khoản tín dụng #
Khi bạn bán cho người bán buôn, người bán lẻ hoặc người trung gian khác, bạn có thể cần đưa ra các điều khoản tín dụng để cho phép đối tác bán sản phẩm của bạn trước khi họ trả tiền cho bạn. Đưa ra thời hạn tín dụng 90 ngày khi các nhà cung cấp của bạn cung cấp cho bạn thời hạn 30 ngày có thể khiến bạn mất thêm lãi suất và gây ra các vấn đề về dòng tiền có thể làm ngừng hoạt động sản xuất của bạn. Bộ phận tài chính của bạn sẽ phân tích những điều khoản tín dụng bạn có thể đưa ra một cách hợp lý, xác định tuổi các khoản phải thu để giúp bạn tránh những khách hàng chết chóc liên tục thả nổi hoặc xác định rằng bạn sẽ phải cắt giảm một hoặc nhiều khách hàng chậm trả tiền vì lợi nhuận họ tạo ra nhiều hơn hơn các khoản thanh toán chậm trễ của họ khiến bạn phải trả giá.
6. Đáp ứng nhu cầu tuân thủ #
Bộ phận tài chính của bạn có trách nhiệm lưu giữ hồ sơ chính xác và chuẩn bị tài chính cuối năm cho khai thuế. Trong trường hợp Cơ quan Thuế vụ kiểm toán/quyết toán, nhóm tài chính của bạn sẽ giúp cung cấp và xác minh các con số của bạn, trả lời bất kỳ câu hỏi nào mà kiểm toán viên.
