Nghị định 123/2020/NĐ-CP được Chính Phủ ban hành ngày 19/10/2020 quy định về việc quản lý, sử dụng hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Theo đó, các doanh nghiệp, cửa hàng kinh doanh, bán lẻ… phải thực hiện sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan Thuế.
Thế nào là hóa đơn điện tử? #
Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Thay vì hóa đơn tạo lập trên giấy, hóa đơn điện tử được tạo lập và lưu trữ trên thiết bị điện tử.
Hoá đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Chứng từ điện tử bao gồm các chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, biên lai thuế, phí, lệ phí được thể hiện theo hình thức điện tử được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân có trách nhiệm khấu trừ thuế cấp cho người nộp thuế hoặc do tổ chức thu thuế, phí, lệ phí cấp cho người nộp bằng phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật phí, lệ phí, pháp luật thuế
Doanh nghiệp bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử khi nào? #
Theo Điều 59 Nghị định 123 về hóa đơn điện tử quy định việc cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng hóa đơn, chứng từ điện tử theo hướng dẫn tại Thông tư 78/2021/TT-BTC trước ngày 01/07/2022.
Lộ trình triển khai hóa đơn điện tử bắt buộc được Bộ Tài chính chia làm 2 giai đoạn:
- Giai đoạn 1: từ 01/11/2021 đến 31/03/2022: triển khai hóa đơn điện tử tại 6 tỉnh, thành phố là: Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Phú Thọ, Quảng Ninh, Bình Định.
- Giai đoạn 2: từ 01/04/2022 đến 07/2022: áp dụng trên cả nước.
Ngoài ra Điều 60 Nghị định 123 còn quy định doanh nghiệp, tổ chức kinh tế được phép sử dụng hóa đơn giấy đến hết ngày 30/06/2022 đối với những hóa đơn thông báo phát hành trước 19/10/2020. Các doanh nghiệp cần chuyển đổi hóa đơn điện tử không mã sang hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
Các doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử thì tiếp tục sử dụng như hiện tại và xuất hóa đơn bình thường đến khi cơ quan thuế có thông báo đăng ký thông tin sử dụng hóa đơn điện tử mới theo Nghị định 123 năm 2020 về hóa đơn điện tử và Thông tư 78. Sau đó, doanh nghiệp cần gửi thông tin đăng ký đến cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.
Đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử #
Đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử được thực hiện theo quy định tại Điều 91 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14. Các đối tượng này cần phải tuân thủ quy định về việc cấp và kê khai định nghĩa vụ thuế khi cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã.
Bên cạnh việc doanh nghiệp kinh doanh tự xác định mình thuộc đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử loại nào, cơ quan thuế sẽ thực hiện phân nhóm doanh nghiệp, người nộp thuế, phê duyệt đăng ký sử dụng loại hóa đơn điện tử có mã hay không mã hay hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh.
Doanh nghiệp có thể tra cứu chứng từ hóa đơn điện tử mua vào/ bán ra của mình trên Cổng thông tin hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế.
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh #
Hóa đơn điện tử có mã có cơ quan thuế được cấp theo từng lần phát sinh là hóa đơn bán hàng khi:
- Hộ, cá nhân kinh doanh không đáp ứng điều kiện phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã nhưng cần có hóa đơn để giao cho khách hàng
- Tổ chức không kinh doanh những có giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ
- Doanh nghiệp sau khi giải thể, phá sản có phát sinh thanh lý tài sản cần có hóa đơn để giao cho người mua
Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế #
- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế buôn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không phân biệt giá trị hàng hóa hay từng lần bán cần áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, trừ các trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không mã hoặc có mã theo từng lần phát sinh được nêu bên trên.
- Hộ kinh doanh hay cá nhân có quy mô doanh nghiệp siêu nhỏ thực hiện chế độ kế toán và nộp thuế theo phương pháp kê khai và các trường hợp xác định được doanh thu khi bán hàng hóa, dịch vụ.
- Ngoài ra, nghị định 123 năm 2020 về hóa đơn điện tử cũng quy định doanh nghiệp thuộc đối tượng rủi ro cao về thuế cũng phải áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế #
- Doanh nghiệp kinh doanh ở lĩnh vực điện lực, xăng dầu, bưu chính, cung cấp nước, các tổ chức tài chính, bảo hiểm, y tế, thương mại điện tử, siêu thị, vận tải, logistic.
Cách đăng ký, thay đổi nội dung đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử #
Căn cứ Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP năm 2020 về hóa đơn điện tử: doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc đối tượng ngừng sử dụng hóa đơn điện tử tại khoản 1 Điều 16 Nghị định 123 về hóa đơn điện tử cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử.
Ngoài ra, doanh nghiệp có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc tổ chức cung cấp dịch vụ được Tổng cục Thuế ủy nhiệm cung cấp trong trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử của cơ quan thuế không phải trả tiền dịch vụ.
Trong thời gian 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký hóa đơn điện tử từ doanh nghiệp, cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông báo đến doanh nghiệp về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
Kể từ thời điểm cơ quan thuế chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123, doanh nghiệp phải ngừng sử dụng hóa đơn điện tử đã thông báo phát hành theo quy định cũ, tiêu hủy hóa đơn giấy đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng. Trình tự tiêu hủy hóa đơn giấy, hóa đơn chưa sử dụng thực hiện theo Điều 27, Nghị định 123 về hóa đơn điện tử.
Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu với cơ quan thuế #
Kể từ 01/07/2022, bất kể các cửa hàng, doanh nghiệp đang kinh doanh bán lẻ, siêu thị, tạp hóa, thuốc, thương mại điện tử, nhà hàng, khách sạn… cần phải chuyển đổi số và áp dụng xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền được kết nối chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế và phải đảm bảo:
- Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế
- Không bắt buộc doanh nghiệp, cửa hàng phải có chữ ký số
- Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ nộp thuế.
Do đó, với các doanh nghiệp, cửa hàng đang kinh doanh truyền thống cần phải chuyển đổi số sang ứng dụng các công nghệ hiện đại vào quản lý bán hàng và đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử trên máy tính tiền.
Giải pháp cho doanh nghiệp, cá nhân kinh doanh #
- Thực hiện trang bị cơ sở hạ tầng đảm bảo thực hiện chuyển đổi hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử theo quy định.
- Tìm kiếm đơn vị cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệuhóa đơn điện tử đáp ứng yêu cầu.
- Gửi thông báo sử dụng hóa đơn điện tử cho cơ quan Thuế.
- Thực hiện tìm kiếm giải pháp cho việc xuất hóa đơn từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan Thuế.
- Quản lý tên và mật khẩu các tài khoản xuất hóa đơn được cơ quan thuế cấp.
- Tạo hóa đơn điện tử về bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và gửi cho người mua, cơ quan thuế, tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử và chịu trách nhiệm về tính hợp pháp, chính xác của hóa đơn.
- Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử không có mã đến cơ quan thuế qua cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
EXPERTIS làm được gì cho bạn #
Để có thêm thông tin rõ hơn về áp dụng chi tiết hóa đơn điện tử, bạn có thểm tham khảo bài viết Triển khai áp dụng hóa đơn điện tử mới tại Tp. HCM từ tháng 11/2021.
Nếu bạn cần được rõ hơn về lộ trình áp dụng cũng như các nội dung khác liên quan đến hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử vui lòng liên hệ với Bộ phận Tư vấn của chúng tôi để được tư vấn, giải đáp. Ngoài ra, nếu doanh nghiệp cần tư vấn về đơn vị cung cấp giải pháp về hóa đơn điện tử, EXPERTIS cũng có thể đưa ra những đánh giá cho sự lựa chọn của bạn.
Bên cạnh đó, EXPERTIS thực hiện tư vấn một số rủi ro phát sinh trong quá trình áp dụng hóa đơn điện tử. Qua đó, giúp doanh nghiệp tránh được các rắc rối không cần thiết cũng như tiết kiệm thời gian xử lý công việc không cần thiết.
