Ứng dụng hóa đơn điện tử đã chính thức sử dụng rộng rãi từ ngày 01 tháng 7 năm 2022. Hầu hết các doanh nghiệp đã quen với việc sử dụng hóa đơn điện tử, tuy nhiên trong quá trình sử dụng vẫn còn nhiều sai sót. Bài viết sau đây, chúng tôi gửi đến Quý doanh nghiệp hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử xuất sai theo quy định hiện hành.
Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử xuất sai
Khi doanh nghiệp thực hiện lập hóa đơn điện tử sẽ xảy ra nhiều trường hợp sai sót và mỗi trường hợp sẽ có những các xử lý khác nhau. Dưới đây là một số trường hợp sai sót thường gặp và cách xử lý cụ thể:
i) Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót
- Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn đã lập có sai sót
- Lập lại hóa đơn mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi người mua
ii) Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua và sai sót về tên, địa chỉ người mua không sai mã số thuế và các nội dung khác
- Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn
- Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP
- Nếu doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế mà chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế thì không gửi mẫu 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP
iii) Trường hợp 3: Hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế sai về: mã số thuế; số tiền ghi tên hóa đơn, thuế suất, tiền hàng hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng
Cách 1: Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
- Cách thức điều chỉnh: người bán thực hiện điều chỉnh giảm toàn bộ thông tin dòng hàng hóa bị sai và điều chỉnh tăng tương ứng dòng hàng hóa đúng (bao gồm: tên hàng hóa dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thuế suất, thành tiền chưa thuế)
- Cách thức thực hiện: người bán lập lại hóa đơn mới với số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn và đầy đủ toàn bộ nội dung của hóa đơn cần thay thế.
iiii) Trường hợp 4: Doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử bị sai (gọi là hóa đơn F0), sau đó doanh nghiệp lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế (gọi là hóa đơn F1 điều chỉnh/thay thế cho hóa đơn F0) và phát hiện hóa đơn F1 vẫn bị sai
- Nếu lựa chọn phương pháp điều chỉnh: Doanh nghiệp lập hóa đơn F2 điều chỉnh cho hóa đơn F0 (lúc này hóa đơn F0 đã bị điều chỉnh bởi hóa đơn F1).
- Nếu lựa chọn phương pháp thay thế: Doanh nghiệp lập hóa đơn F2 thay thế cho hóa đơn F1 (lúc này hóa đơn F0 đã bị thay thế bởi hóa đơn F1).
Các bước lập hóa đơn điện tử giảm thiểu sai sót
Để giảm thiểu các sai sót khi xuất hóa đơn điện tử, doanh nghiệp nên thực hiện xuất hóa đơn theo các bước sau:
- Bước 1: Tạo hóa đơn điện tử từ phần mềm xuất hóa đơn
- Bước 2: Điền đầy đủ các thông tin về người mua hàng, hàng hóa/dịch vụ, số lượng, đơn giá, thuế suất thuế GTGT, tiền thuế, tổng giá trị hàng hóa/dịch vụ … và lưu thông tin.
- Bước 3: Gửi hóa đơn nháp cho khách hàng kiểm tra thông tin và sửa nếu theo thông tin đã được khách hàng đối chiếu.
- Bước 4: Xem trước bản hóa đơn và ký hóa đơn
- Bước 5: Kiểm tra xem hóa đơn đã được cơ quan thuế cấp mã chưa
- Bước 6: Gửi hóa đơn chính thức cho khách hàng.