Thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là một nghĩa vụ tài chính quan trọng đối với người lao động và doanh nghiệp tại Việt Nam. Việc chuẩn bị đầy đủ chứng từ khấu trừ thuế TNCN và kê khai thuế đúng quy định không chỉ giúp tuân thủ pháp luật mà còn đảm bảo quyền lợi của người nộp thuế, đặc biệt trong các trường hợp hoàn thuế hoặc chứng minh thu nhập. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách chuẩn bị chứng từ thuế TNCN và thực hiện tờ khai quyết toán thuế TNCN một cách hợp lệ, dành cho người lao động tự kê khai thuế và kế toán xử lý chứng từ thuế cho doanh nghiệp.
1. Thuế Thu Nhập Cá Nhân Là Gì?
Thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là loại thuế trực thu áp dụng đối với các khoản thu nhập của cá nhân từ tiền lương, tiền công, kinh doanh, đầu tư, chuyển nhượng bất động sản, và các nguồn khác theo quy định tại Điều 3, Luật Thuế Thu Nhập Cá Nhân số 04/2007/QH12 (được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 26/2012/QH13 và Luật số 71/2014/QH13). Việc kê khai thuế TNCN chính xác giúp người lao động chứng minh thu nhập hợp pháp và tránh các rủi ro pháp lý.
2. Chứng Từ Khấu Trừ Thuế Thu Nhập Cá Nhân Là Gì?
Chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân là tài liệu do tổ chức hoặc cá nhân chi trả thu nhập (doanh nghiệp, cơ quan) cấp cho người lao động, ghi nhận số thuế TNCN đã được khấu trừ từ thu nhập chịu thuế. Theo Điều 21, Thông tư 92/2015/TT-BTC, chứng từ này có vai trò:
- Chứng minh số thuế đã nộp khi thực hiện tờ khai quyết toán thuế TNCN.
- Làm căn cứ để yêu cầu hoàn thuế nếu số thuế khấu trừ vượt quá số thuế phải nộp.
Theo khoản 2 Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC, tổ chức trả thu nhập phải cấp chứng từ khi cá nhân yêu cầu, với các trường hợp cụ thể:
- Cá nhân ký hợp đồng lao động từ 3 tháng trở lên: Có quyền yêu cầu cấp chứng từ cho mỗi lần khấu trừ.
- Cá nhân ký hợp đồng dưới 3 tháng: Tổ chức cấp một chứng từ cho toàn kỳ tính thuế.
Ngoài ra, nếu tổ chức trả thu nhập đã chấm dứt hoạt động, cơ quan thuế sẽ căn cứ cơ sở dữ liệu để xử lý hồ sơ quyết toán mà không bắt buộc chứng từ.
Theo khoản 1 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chứng từ này bao gồm các nội dung như:
- Tên chứng từ, ký hiệu mẫu, số thứ tự.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người nộp và người nhận.
- Quốc tịch (nếu người nhận không phải công dân Việt Nam).
- Khoản thu nhập, thời điểm trả, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế khấu trừ, số thu nhập còn nhận.
Theo khoản 4, Điều 3 cùng nghị định, chứng từ có thể ở dạng giấy hoặc điện tử, và từ 01/07/2022, doanh nghiệp bắt buộc chuyển sang sử dụng chứng từ điện tử theo quy định. Đây là tài liệu không thể thiếu đối với người lao động tự kê khai thuế hoặc kế toán xử lý thuế cho doanh nghiệp.
3. Quy Trình Kê Khai Thuế TNCN cho Cá Nhân
Người lao động tự kê khai thuế TNCN thông qua hệ thống thuế điện tử của Tổng cục Thuế, tại canhan.gdt.gov.vn. Quy trình bao gồm:
- Đăng nhập bằng mã số thuế.
- Chọn “Quyết toán thuế” -> “Kê khai trực tuyến”, sử dụng mẫu 02/QTT-TNCN theo Thông tư 80/2021/TT-BTC.
- Kiểm tra thông tin cá nhân tự động điền, chọn trường hợp (1 nguồn thu, 2+ nguồn, hoặc chỉ thu nhập đã khấu trừ).
- Điền thông tin, xuất file XML qua iTax Viewer, nộp online, in 2 bản, ký và nộp kèm ID, chứng từ khấu trừ.
Hạn chót cho năm 2024 là 02/05/2025 (do 30/04/2025 là ngày lễ), nhưng khuyến nghị hoàn thành trước 30/04/2025 để tránh chậm trễ.
Hồ Sơ Cần Chuẩn Bị
|
Loại Chứng Từ |
Mô Tả |
|
Tờ khai quyết toán thuế TNCN |
Mẫu 02/QTT-TNCN, ban hành kèm Thông tư 80/2021/TT-BTC. |
|
Phụ lục giảm trừ gia cảnh |
Mẫu 02-1/BK-QTT-TNCN, nếu có người phụ thuộc. |
|
Bản sao chứng từ khấu trừ thuế |
Chứng từ khấu trừ (mẫu 03/TNCN), do tổ chức trả thu nhập cấp. |
|
Chứng từ ngân hàng (nếu có) |
Nếu đã nộp thuế ở nước ngoài. |
|
Hóa đơn đóng góp từ thiện (nếu có) |
Chứng minh đóng góp quỹ nhân đạo, khuyến học, v.v. |
Nếu tổ chức trả thu nhập đã chấm dứt hoạt động, cơ quan thuế sẽ xử lý dựa trên cơ sở dữ liệu, không bắt buộc chứng từ khấu trừ, theo Cổng Dịch vụ công Quốc gia.
4. Kê Khai Thuế TNCN cho Doanh Nghiệp
Doanh nghiệp có trách nhiệm khấu trừ thuế TNCN từ lương nhân viên và nộp cho cơ quan thuế.
Cấp chứng từ khấu trừ (mẫu 03/TNCN) cho nhân viên, theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Kê khai hàng tháng/quý bằng mẫu 05/KK-TNCN.
- Nếu được ủy quyền, quyết toán thuế bằng mẫu 05/QTT-TNCN, nộp trước ngày cuối tháng 3 năm sau, theo điểm a, điểm b Khoản 2 Điều 44 Luật Quản lý thuế 38/2019/QH14 và Thông tư 80/2021/TT-BTC.
5. Chứng Từ Chứng Minh Thu Nhập và Thu Nhập Chịu Thuế
Ngoài chứng từ khấu trừ, cá nhân cần chuẩn bị:
- Chứng từ chứng minh thu nhập: Hợp đồng lao động, bảng lương, giấy xác nhận thu nhập, đặc biệt cho thu nhập từ nhiều nguồn.
- Chứng từ chứng minh thu nhập chịu thuế: Hợp đồng cho thuê tài sản, hóa đơn, chứng từ thu chi cho thu nhập kinh doanh.
- Sử dụng phần mềm như iTaxViewer để xuất file XML.
6. Lưu Ý Quan Trọng Khi Chuẩn Bị Chứng Từ và Kê Khai
Để tránh sai sót, người lao động và kế toán cần lưu ý:
- Kiểm tra chứng từ khấu trừ: Thiếu chứng từ này sẽ gây khó khăn trong việc chứng minh số thuế đã nộp. Đây là yêu cầu quan trọng khi có thu nhập ngoài lương, giúp cơ quan thuế xác minh.
- Tính toán chính xác: Đảm bảo loại trừ các khoản thu nhập không chịu thuế (ví dụ: trợ cấp thai sản) và tính đúng các khoản giảm trừ. Kiểm tra kỹ thông tin trên tờ khai trước khi nộp, đảm bảo khớp với chứng từ.
- Tuân thủ thời hạn: Nộp muộn tờ khai có thể bị phạt hành chính theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
- Lưu giữ bản sao: Chuẩn bị bản sao chứng từ và tờ khai để đối chiếu khi cơ quan thuế kiểm tra.
7. Kết Luận
Việc chuẩn bị chứng từ thuế thu nhập cá nhân và thực hiện tờ khai quyết toán thuế TNCN đúng quy định là yếu tố then chốt giúp người lao động và doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, đồng thời bảo vệ quyền lợi của mình. Với các hướng dẫn chi tiết và cơ sở pháp lý được trích dẫn trong bài viết, hy vọng người lao động tự kê khai thuế và kế toán xử lý chứng từ thuế sẽ thực hiện công việc này một cách hiệu quả và chính xác. Hãy luôn kiểm tra kỹ lưỡng chứng từ và tuân thủ thời hạn để tránh những rủi ro không đáng có!
