Lựa chọn cơ cấu tổ chức phù hợp cho doanh nghiệp

Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ ngày nay không áp dụng cơ cấu truyền thống – quản lý theo sơ đồ cây (báo cáo theo thang bậc) trong công ty mình. Thay vào đó, sơ đồ tổ chức công ty thường giống như một trục bánh xe hay nan hoa. Điều này nghĩa là toàn bộ quá trình đưa ra quyết định được tập trung hóa, những trao đổi quan trọng sẽ được thực hiện trực tiếp với chủ doanh nghiệp và cũng không có sự tiêu chuẩn hóa nhiệm vụ trong công ty.

Khi doanh nghiệp của bạn mở rộng, đi kèm thường sẽ là một bộ máy tổ chức cồng kềnh hơn, với hệ thống thang bậc chặt chẽ hơn vì bạn không thể một mình giám sát mọi việc. Với cách tổ chức này, nhiệm vụ của từng phòng ban cần được phân công rõ ràng và mỗi một chức năng sẽ được tài liệu hóa một cách cụ thể.

Cơ cấu này có những ưu điểm, nhưng những vấn đề chính trị nội bộ công ty và các mối quan hệ cá nhân có thể có vai trò quan trọng. Đây cũng là lúc văn hóa doanh nghiệp sẽ hình thành mà không theo sự kiểm soát của chủ doanh nghiệp. Trong kiểu sơ đồ tổ chức này sẽ có các cấp quản lý và cá nhân chặt chẽ. Cấp quản lý sẽ làm việc trực tiếp với chủ doanh nghiệp, và một khi công ty mở rộng, và mỗi quyết định sẽ đi qua nhiều lớp quản lý.

Cách tổ chức này phù hợp với doanh nghiệp cần những chỉ đạo và quyết định quản lý nhanh chóng. Tuy nhiên, nó sẽ tạo nên nhiều nhân viên hơn là tạo nên những nhà lãnh đạo vì mọi quyết định mang tính chiến lược đều được thực hiện ở cấp trên. Nhưng sau một thời gian, cơ cấu chặt chẽ như vậy sẽ ngăn cản sự đổi mới và sáng tạo trong thị trường liên tục biến động. Do vậy, điểm mấu chốt trong việc tạo nên một tổ chức thang bậc vững mạnh chính là giao cho mỗi nhà quản lý những mục tiêu của phòng, ban nằm trong mục tiêu chung của công ty. Các nhà quản lý sẽ cùng bạn đề ra những công việc cần được hoàn thành, nhưng chính họ mới là người chịu trách nhiệm về việc chúng được thực hiện như thế nào. Và như vậy, họ sẽ được cấp nguồn ngân sách riêng và có quyền tự thuê nhân viên cho đội của mình.

Để tổ chức thang bậc có hiệu quả, mỗi lãnh đạo có tên trong sơ đồ chủ chốt cần được đánh giá hàng quý về ảnh hưởng của họ trong việc hoàn thành những mục tiêu cụ thể và cách họ đóng góp cho công ty nói chung. Những thành viên làm việc kém hiệu quả sẽ làm ảnh hưởng đến một phòng, ban hay toàn bộ công ty. Trong những doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, những người không có năng lực sẽ không có chỗ đứng và sẽ dần bị đào thải. Các thành viên trong nhóm nên được huấn luyện và đào tạo chéo để thay thế những nhân viên không đáp ứng yêu cầu. Bên cạnh đó, các cách giải quyết vấn đề mang tính hệ thống cần được áp dụng và tuân theo.

LỰA CHỌN CƠ CẤU TỔ CHỨC PHÙ HỢP

Một cơ cấu tổ chức không thể phù hợp với mọi doanh nghiệp. Thế nên, việc chọn một cơ cấu phù hợp với chiến lược công ty, môi trường kinh doanh và cho phép doanh nghiệp của bạn hoạt động tối ưu là vô cùng quan trọng.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang sản xuất sản phẩm chi phí thấp với số lượng lớn, sử dụng cơ cấu thang bậc truyền thống có thể sẽ rất thành công. Nhưng nếu công ty của bạn phụ thuộc vào sự đổi mới liên tục trong một thị trường đầy biến động, sử dụng cơ cấu này sẽ không còn hiệu quả.

Với một doanh nghiệp nhỏ, có quá nhiều phòng ban chuyên biệt sẽ dẫn đến sự đình trệ trong công việc. Nếu công ty của bạn có hơn 15 người, bạn sẽ tiết kiệm chi phí hơn khi duy trì các phòng ban chuyên môn có khả năng đưa ra quyết định độc lập. Nếu doanh nghiệp của bạn hoạt động trong một lĩnh vực với nhiều quy định nghiêm ngặt như dịch vụ y tế, bảo hiểm hay tài chính thì bạn cần tổ chức cơ cấu với sự quản lý và kiểm soát vô cùng chặt chẽ.

NHỮNG THAY ĐỔI THEO VĂN HÓA DOANH NGHIỆP

Các doanh nghiệp cũng có những thay đổi trong cơ cấu dựa trên văn hóa của mình, bao gồm:

Quản lý kiểu ma trận: trong cách tổ chức này, thành viên các ban khác nhau (nghiên cứu/ phát triển, sản xuất, bán hàng và tài chính) sẽ cùng nhau làm việc trong một dự án hay sản phẩm và cùng báo cáo với một nhà quản lý duy nhất. Cách này hoàn toàn khác với cơ cấu thang bậc truyền thống, khi tất cả các nhân viên có nhiệm vụ giống nhau sẽ được gộp vào để làm việc cùng nhau và quản lý theo một lớp.

Lí do sử dụng: cơ cấu này phá vỡ hệ thống phòng ban và có thể tăng cường trao đổi thông tin giữa các phòng ban khác nhau, nhờ vậy, các thành viên sẽ hiểu rõ hơn về khó khăn của các nhóm khác. Ngoài ra, kiểu quản lý này cũng giúp các thành viên phát triển nhiều kĩ năng. Tuy nhiên, điều này có thể khiến nhiều người bối rối khi có quá nhiều cấp trên và nhiều ưu tiên công việc khác nhau.

Quản lý theo trung tâm lợi nhuận: cơ cấu này dựa trên năng lực của cả nhóm để đạt được mục tiêu. Ví dụ như, trong một chuỗi siêu thị, mỗi địa điểm sẽ có một trung tâm lợi nhuận độc lập với khoảng 10 nhóm tự quản lý. Nhóm trưởng của các nhóm này cũng sẽ hoạt động như những nhóm riêng biệt trong cả công ty.

Lí do sử dụng: phương thức này thường hoạt động tốt trong các khu vực tự trị hoặc được nhượng quyền kinh doanh. Mỗi nhóm có thể được đánh giá dựa trên số tiền họ đóng góp cho lợi nhuận ròng và các mô hình thành công có thể được nhân rộng.

Quản lý mạng lưới: cách này thường hiệu quả khi nhân viên công ty làm việc với rất nhiều nguồn liên hệ bên ngoài, trong đó mỗi người sẽ quản lý một nhóm các mối quan hệ. Phương thức này đã cung cấp một kiểu hội nhập theo chiều dọc cho một nhà bán lẻ vốn không có một nhà máy nào, nhưng nhờ chỉ thuê nhân công ngoài mà có thể sản xuất các sản phẩm quần áo cho 800 nhà cung cấp của mình.

Lí do sử dụng: cách tổ chức này phù hợp với các chủ doanh nghiệp nhỏ thường phải làm việc với nhiều nhà cung cấp bên ngoài phụ trách các mảng quan trọng trong kinh doanh của họ, bao gồm phát triển, sản xuất, bán hàng hay dịch vụ.

Quản lý ảo: phương thức này rất phổ biến với các doanh nghiệp nhỏ sử dụng nhiều nhân viên tự do hay lao động tạm thời để hoàn thành một dự án. Mặc dù đây không phải là một cơ cấu tổ chức chính thức, nó có thể hoạt động qua mạng lưới thiết bị điện tử kết nối Internet và giúp doanh nghiệp tuy nhỏ nhưng vẫn có thể hoạt động ở các thị trường lớn.

Lí do sử dụng: cách tổ chức này hay được dùng bởi các doanh nghiệp nhỏ muốn duy trì số lượng nhân viên thấp và thuê nhân công bên ngoài để thực hiện một dự án theo yêu cầu khách hàng. Khi dự án kết thúc thì sự hợp tác với nhân viên ngoài cũng chấm dứt.

Quý khách có nhu cầu vui lòng xem thêm các dịch vụ EXPERTIS cung cấp

• Dịch vụ kế toán
• Dịch vụ kiểm toán
• Xây dựng hệ thống quản trị