Kiểm kê tài sản cuối năm rất quan trọng vì giúp doanh nghiệp xác định chính xác tài sản hiện có, đảm bảo tính minh bạch trong báo cáo tài chính, phát hiện và xử lý sai lệch, phòng tránh thất thoát, mất mát tài sản, tài sản ghi nhận không đúng thực tế. Hoạt động kiểm kê còn giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ tài sản và nguồn vốn của mình và phục vụ mục đích quản trị, mua bán, sáp nhập hoặc tách công ty. Rất nhiều doanh nghiệp bỏ quên công tác kiểm kê tài sản mà không lường được các hệ quả từ việc này.
Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết doanh nghiệp cách thực hiện và tuân thủ theo quy định pháp luật hiện hành.
I. Quy định kiểm kê tài sản và thời điểm thực hiện
1. Kiểm kê tài sản là gì?
Theo Khoản 1 Điều 40 Luật Kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20 tháng 11 năm 2015 quy định:
“ Kiểm kê tài sản là việc cân, đong, đo, đếm số lượng; xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị của tài sản, nguồn vốn hiện có tại thời điểm kiểm kê để kiểm tra, đối chiếu với số liệu trong sổ kế toán. ”
Doanh nghiệp căn cứ vào các số liệu về tài sản, nguồn vốn trên Báo cáo tài chính để thực hiện xác định các mục cần tiến hành kiểm kê theo quy định như Tiền, Hàng tồn kho, Tài sản cố định, Công cụ dụng cụ và các khoản khác có liên quan.
2. Kiểm kê tài sản khi nào?
Theo quy định tại Khoản 2 Điều 40, đơn vị kế toán phải kiểm kê trong các trường hợp sau đây:
- Cuối kỳ kế toán năm;
- Đơn vị kế toán bị chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản hoặc bán, cho thuê;
- Đơn vị kế toán được chuyển đổi loại hình hoặc hình thức sở hữu;
- Xảy ra hỏa hoạn, lũ lụt và các thiệt hại bất thường khác;
- Đánh giá lại tài sản theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
- Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.
3. Một số lưu ý
➤ Sau khi kiểm kê, đơn vị kế toán phải lập báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê.
➤ Trường hợp chênh lệch số liệu giữa thực tế kiểm kê với số liệu ghi trên sổ kế toán, đơn vị kế toán phải xác định nguyên nhân và phải phản ánh số chênh lệch, kết quả xử lý vào sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính.
➤ Việc kiểm kê phải phản ánh đúng thực tế tài sản, nguồn hình thành tài sản. Người lập và ký báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê phải chịu trách nhiệm về kết quả kiểm kê.
II. Xử phạt hành chính khi không kiểm kê
Theo Điều 16 Nghị định số 41/2018/NĐ-CP ngày 12 tháng 3 năm 2018 về xử phạt hành vi vi phạm quy định về kiểm kê tài sản:
1. Phạt tiền từ 1,000,000 đồng đến 2,000,000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
- Không lập Báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê hoặc báo cáo kết quả kiểm kê không có đầy đủ chữ ký theo quy định;
- Không phản ảnh số chênh lệch và kết quả xử lý số chênh lệch giữa số liệu kiểm kê thực tế với số liệu sổ kế toán.
2. Phạt tiền từ 3,000,000 đồng đến 5,000,000 đồng đối với hành vi không thực hiện kiểm kê tài sản theo quy định.
III. Các bước thực hiện kiểm kê cuối năm
Bước 1: Ban hành, công bố Quyết định kiểm kê;
Bước 2: Thành lập Hội đồng kiểm kê gồm:
- Giám đốc, đại diện của Công ty làm Chủ tịch Hội đồng;
- Trưởng các phòng ban, bộ phận trực tiếp sử dụng tài sản;
- Kế toán trưởng, kế toán tài sản;
- Các thành viên khác nếu cần.
Bước 3: Hội đồng kiểm kê họp và lập kế hoạch kiểm kê kèm danh sách tài sản của doanh nghiệp;
Bước 4: Tiến hành kiểm kê theo kế hoạch (thông báo cho công ty kiểm toán tham gia chứng kiến kiểm kê nếu có)
Bước 5: Tổng hợp kết quả, lập báo cáo kết quả kiểm kê, nguyên nhân chênh lệch, xử lý số liệu và trình ký.
IV. Mẫu biểu tham khảo thực hiện
Các doanh nghiệp áp dụng Chế độ Kế toán Doanh nghiệp theo Thông tư 200/2014/TT-BTC có thể tham khảo các biểu mẫu sau khi thực hiện kiểm kê tài sản tại doanh nghiệp mình:
- Mẫu kiểm kê quỹ:
- Bảng kiểm kê quỹ dùng cho VND (mẫu 08a –TT);
- Bảng kiểm kê quỹ dùng cho ngoại tệ, vàng tiền tệ (mẫu 08b-TT).
- Mẫu kiểm kê hàng tồn kho: Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa (mẫu 05-VT).
- Mẫu kiểm kê tài sản cố định: Biên bản kiểm kê tài sản cố định (mẫu 05-TSCĐ).
Trong khuôn khổ bài viết, EXPERTIS hy vọng phần nào giúp doanh nghiệp hiểu rõ các quy định về công tác kiểm kê tài sản tại thời điểm cuối năm tài chính. Các vấn đề vướng mắc khác cần được tư vấn, vui lòng liên hệ với Bộ phận Tư vấn của chúng tôi để kịp thời được giải đáp.
📑 Trích luật:
- Luật Kế toán số 88/2015/QH13 – Điều 40. Kiểm kê tài sản
- Nghị định số 41/2018/NĐ-CP – Điều 16. Xử phạt hành vi vi phạm quy định về kiểm kê tài sản.
- Thông tư 200/2014/TT-BTC – Hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp.