THỜI GIAN ĐỂ THAY ĐỔI HOÁ ĐƠN GIẤY BẰNG HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ LÀ 24 THÁNG ĐỂ CÁC DOANH NGHIỆP CÓ THỜI GIAN CHUẨN BỊ
Thời gian bắt đầu áp dụng thay đổi hoá đơn giấy bằng hoá đơn điện tử
Hoá đơn điện tử (HĐĐT) sẽ bắt đầu áp dụng từ ngày 01/11/2018 khi bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ theo như Nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12/09/2018 quy định về việc áp dụng hoá đơn điện tử (HĐĐT), nhưng để tạo thuận lợi cho quá trình thay đổi hoá đơn giấy bằng hoá đơn điện tử, cơ quan quản lý đưa ra thời hạn 24 tháng ( từ 01/11/2018 đến 01/11/2020) để các doanh nghiệp chuẩn bị điều kiện về cơ sở vật chất cũng như nhân sự. Như vậy Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP của Chính phủ vẫn còn hiệu lực đến 10/2020. Đối với các DN, tổ chức kinh tế đã thông báo phát hành hoá đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế (CQT) hoặc đã đăng ký áp dụng hoá đơn điện tử có mã của CQT trước ngày 01/11/2018. DN, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh đã thông báo phát hành hoá đơn đặt in, hoá đơn tự in, hoặc đã mua đến hết ngày 31/10/2020 và vẫn phải thực hiện các thủ tục về hoá đơn theo quy định tại các Nghị định: Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP của Chính phủ. Trường hợp CQT thông báo cơ sở kinh doanh chuyển đổi để áp dụng HĐĐT có mã từ 01/11/2018 đến 31/10/2020 nếu các doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh chưa đáp ứng được các điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin mà tiếp tục sử dụng hoá đơn giấy như là đặt in, tự in thì cơ sở kinh doanh thực hiện gửi dữ liệu hoá đơn và nộp tờ khai thuế giá trị gia tăng lên cơ quan thuế. Đối với các tổ chức sự nghiệp công lập (cơ sở về giáo dục và y tế như: trường học, bệnh viện) đã sử dụng phiếu thu tiền thì vẫn có thể sử dụng tiếp và dần chuyển đổi sang HĐĐT (hoặc phiếu thu tiền điện tử) theo như quy định của bộ tài chính.
Lập, quản lý, sử dụng HDĐT và những nguyên tắc cần lưu ý:
Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định rất cụ thể về đối tượng cũng như nguyên tắc lập quản lý và sử dụng hoá đơn điện tử. Theo đó, các đối tượng có thể áp dụng để thay đổi hoá đơn giấy bằng hoá đơn điện tử là: các tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân buôn bán trao đổi hàng hoá, cung cấp dịch vụ; tổ chức, các nhân mua hàng hoá, dịch vụ; tổ chức cung cấp dịch vụ hoá đơn điện tử; các cơ quan quản lý thuế các cấp và các tổ chức, cá nhân có liên quan đến việc quản lý, sử dụng hoá đơn. Hoá đơn điện tử có mã hoặc không có mã của CQT được lập khi bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ phải đúng theo định dạng chuẩn dữ liệu mà CQT quy định và phải có đầy đủ nội dung như quy định được nêu trong Nghị định 119/2018/NĐ-CP, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ. Trường hợp người bán hàng hoá, hoặc cung cấp có sử dụng máy tính tiền thì phải đăng ký sử dụng HĐĐT được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với CQT. Việc đăng ký, quản lý, sử dụng, thay đổi hoá đơn giấy bằng hoá đơn điện tử trong các hoạt động mua bán trao đổi, hàng hoá, dịch vụ đều phải tuân thủ các quy định được đề r của pháp luật về giao dịch điện tử, kế toán, thuế và những quy định tại nghị định này. Dữ liệu HĐĐT khi bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ là dữ liệu để phục vụ cho viẹc quản lý thuế và cung cấp thông tin chính xác cho các tổ chức liên quan. Các tổ chức doanh nghiệp, hộ cá nhân phải chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin mà học cung cấp trên HĐ, vì CQT sẽ cấp mã trên HĐĐT dựa vào thông tin đó. Hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là HĐĐT được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hoá, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua. Hoá đơn điện tử không có mã của của cơ quan thuế là HĐĐT do tổ chức buôn bán trao đổi hàng hoá, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế. Hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và hoá đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế bao gồm cả trường hợp hoá đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.Nội dung và định dạng HĐĐT
Khi thay đổi hoá đơn giấy bằng HĐĐT thì nội dung trên HĐĐT cơ bản cũng giống trên HĐ giấy, bao gồm các thông tin:- Tên HĐ, ký hiệu HĐ, ký hiệu mẫu số HĐ, số HĐ
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của mua (nếu người mua có mã số thuế)
- Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là HĐ giá trị gia tăng
- Tổng số tiền thanh toán
- Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có).
