Ngày 10/11/2025, Chính phủ ban hành Nghị định số 293/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ 01/01/2026, quy định mức lương tối thiểu vùng mới cho người lao động theo hợp đồng. Đây là thay đổi quan trọng mà mọi doanh nghiệp cần nắm rõ để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tối ưu chi phí nhân sự.
Tuy nhiên, khi triển khai, nhiều doanh nghiệp thường bỏ qua việc xây dựng thang bảng lương, dẫn đến rủi ro pháp lý và khó khăn trong quản lý nhân sự. Bài viết này sẽ hướng dẫn doanh nghiệp từng bước xây dựng thang bảng lương 2026, theo mức lương tối thiểu vùng mới, vừa đảm bảo minh bạch, công bằng vừa dễ áp dụng.
I. Thang bảng lương là gì?
➤ Thang lương là hệ thống mức lương được chia thành nhiều bậc, áp dụng cho từng chức danh hoặc nhóm công việc trong công ty, được dùng làm căn cứ để thỏa thuận mức lương trong hợp đồng và trả lương cho người lao động.
➤ Bảng lương là bảng tổng hợp số tiền thực tế trả cho người lao động, bao gồm lương cơ bản, phụ cấp, thưởng, trợ cấp, v.v.. trong một khoảng thời gian nhất định.
II. Vì sao doanh nghiệp bắt buộc phải có thang bảng lương?
➤ Quy định pháp luật: Điều 93 Bộ luật Lao động 2019 yêu cầu mọi doanh nghiệp sử dụng lao động phải xây dựng thang bảng lương.
➤ Quản lý nhân sự tốt hơn: Có căn cứ trả lương, tăng lương, khen thưởng, xử lý vi phạm.
➤ Tránh rủi ro pháp lý: Doanh nghiệp có thể bị xử phạt từ 5 – 20 triệu đồng bởi thanh tra lao động nếu không có thang bảng lương.
➤ Tạo động lực cho nhân viên: Nhân viên thấy rõ lộ trình tăng lương, thăng tiến.
III. Nguyên tắc khi xây dựng thang bảng lương
Khi xây dựng thang bảng lương doanh nghiệp cần chú ý đến một số nguyên tắc sau:
- Pháp luật không giới hạn số bậc lương tối đa nhưng phải xây dựng ít nhất 2 bậc: Để tạo động lực tăng lương cho người lao động. Thông lệ các doanh nghiệp thường xây dựng từ 5 đến 15 bậc lương.
- Mức thấp nhất (bậc 1): Không được dưới mức lương tối thiểu vùng.
- Hợp lý và công bằng: Vị trí cao hơn phải có mức lương cao hơn.
- Có lấy ý kiến người lao động: Nếu công ty có công đoàn hoặc đại diện tập thể lao động.
- Công khai minh bạch: Niêm yết tại nơi làm việc trước khi áp dụng.
IV. Các bước thực hiện xây dựng thang lương
➡️ Bước 1: Xác định mức lương tối thiểu vùng
Theo Nghị định 293/2025/NĐ-CP mức lương tối thiểu vùng năm 2026 là:
|
Vùng |
Lương tối thiểu tháng |
Lương tối thiểu giờ |
|
I |
5,310,000 đ |
25,500 đ |
|
II |
4,730,000 đ |
22,700 đ |
|
III |
4,140,000 đ |
20,000 đ |
|
IV |
3,700,000 đ |
17,800 đ |
👉 Mức thấp nhất trong thang lương phải bằng hoặc cao hơn các mức lương tối thiểu vùng 2026 tương ứng.
➡️ Bước 2: Liệt kê các chức danh công việc
Chức danh công việc là tên gọi của từng vị trí trong doanh nghiệp, gắn liền với nhiệm vụ và trách nhiệm cụ thể. Liệt kê các chức danh công việc có thể dựa vào Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp hoặc thực tế hoạt động: công việc nào có người làm thì phải có chức danh trong thang lương.
Ví dụ: Giám đốc, Trưởng phòng, Nhân viên kế toán, Nhân viên kinh doanh, Lao động phổ thông…
➡️ Bước 3: Xây dựng bậc lương cho từng chức danh
Khi xây dựng bậc lương trong thang bảng lương, doanh nghiệp cần chú ý đến các nguyên tắc sau để đảm bảo công bằng, minh bạch và phù hợp pháp luật:
- Phù hợp với mức lương tối thiểu vùng
- Bậc lương thấp nhất không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng 2026 theo Nghị định 293/2025/NĐ-CP.
- Đảm bảo tuân thủ pháp luật, tránh rủi ro xử phạt.
- Công bằng nội bộ
- Khoảng cách giữa các bậc lương trong cùng chức danh/phòng ban phải hợp lý.
- Phù hợp với trình độ, kinh nghiệm, năng lực và trách nhiệm công việc của người lao động.
- Khuyến khích phát triển và gắn kết nhân viên
- Mức tăng giữa các bậc lương phản ánh năng lực, hiệu quả công việc và thâm niên.
- Giúp giữ chân nhân sự, tạo động lực hoàn thành KPI và phát triển nghề nghiệp.
- Tính minh bạch và dễ hiểu
- Nhân viên cần hiểu rõ mức lương hiện tại, bậc tiếp theo và tiêu chí thăng bậc.
- Giúp quản lý nhân sự hiệu quả và giảm tranh chấp nội bộ.
- Khả năng chi trả và cân đối ngân sách
- Khoảng cách bậc lương phải đảm bảo tối ưu ngân sách tiền lương của doanh nghiệp.
- Không tạo áp lực chi phí quá lớn nhưng vẫn giữ động lực và công bằng.
- Phù hợp với thị trường lao động
- Thang lương nên tham khảo mức lương trung bình ngành/địa bàn để giữ khả năng cạnh tranh tuyển dụng và giữ chân nhân tài.
- Linh hoạt và dễ cập nhật
- Thang bảng lương cần có khả năng điều chỉnh khi mức lương tối thiểu thay đổi hoặc chính sách thưởng, cơ cấu tổ chức thay đổi.
➡️ Bước 4: Giám đốc doanh nghiệp ra Quyết định ban hành
Quyết định phải được ký, đóng dấu và đính kèm thang bảng lương.
➡️ Bước 5: Tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động trong doanh nghiệp.
➡️ Bước 6: Công khai thang bảng lương tại nơi làm việc trước khi áp dụng.
➡️ Bước 7: Lưu hồ sơ tại công ty
Nhằm phục vụ công tác thanh tra tại doanh nghiệp. Khi có thanh tra, xuất trình các hồ sơ sau:
- Hệ thống thang bảng lương;
- Quyết định ban hành;
- Biên bản tham khảo ý kiến người lao động (nếu có);
- Bảng quy định tiêu chuẩn và điều kiện áp dụng chức danh công việc.
Việc điều chỉnh mức lương tối thiểu vùng 2026 ảnh hưởng trực tiếp đến bảng lương, hợp đồng, chi phí nhân sự và đóng BHXH. Để đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, tối ưu chi phí và triển khai nhanh chóng, Expertis sẵn sàng hỗ trợ:
- Rà soát, cập nhật thang bảng lương theo mức lương tối thiểu mới;
- Expertis sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng thang bảng lương hiện đại theo phương pháp 3P (Position – Person – Performance).
📩 Liên hệ với Expertis ngay hôm nay để nhận giải pháp triển khai nhanh, chính xác và tuân thủ pháp luật.