Năm 2025, hệ thống tiền lương tiếp tục là một trong những nội dung được cơ quan quản lý nhà nước chú trọng thanh tra, kiểm tra. Chỉ một sai sót nhỏ trong việc trả lương, khấu trừ hay đóng bảo hiểm cũng có thể khiến doanh nghiệp bị xử phạt và ảnh hưởng uy tín. Vì vậy, người sử dụng lao động cần kiểm tra lại tính tuân thủ trong toàn bộ hệ thống tiền lương để đảm bảo hoạt động trả lương minh bạch, đúng luật và tránh rủi ro không đáng có.
Bài viết này cung cấp danh sách kiểm tra tuân thủ bảng lương để doanh nghiệp có thể rà soát và thực hiện đúng, ngay cả khi bạn không chuyên sâu về nhân sự – tiền lương.
I. Tuân thủ mức lương tối thiểu
Đảm bảo không trả lương thấp hơn mức lương tối thiểu vùng do Chính phủ quy định:
- Xác định doanh nghiệp thuộc vùng I, II, III, hay IV theo quy định của Chính phủ.
- Kiểm tra lại thang lương, so sánh mức lương cơ bản thấp nhất bạn đang trả với mức tối thiểu vùng năm 2025.
- Nếu lương cơ bản thấp hơn → bắt buộc điều chỉnh tăng.
💡 Ví dụ: Nếu công ty bạn ở TP.HCM (vùng I), mức lương thấp nhất phải trả năm 2025 không được thấp hơn mức tối thiểu vùng I là 4,960,000 đồng/tháng.
Nhiều doanh nghiệp thỏa thuận với NLĐ là mức lương thực trả nhưng hợp đồng lao động lại ghi mức thấp hơn để giảm đóng BHXH. Khi bị thanh tra, cơ quan BHXH căn cứ bảng lương trả thực tế để truy thu, dẫn đến khoản nợ rất lớn và có thể bị xử phạt. Hãy đảm bảo hợp đồng và bảng lương khớp nhau để tránh rủi ro.
👉 Xem thêm: Hướng dẫn tổng quát về xây dựng thang bảng lương cho doanh nghiệp
II. Tuân thủ tiền lương tham gia BHXH bắt buộc
Xác định tiền lương làm căn cứ đóng BHXH phải bao gồm: Mức lương theo vị trí chức danh, các khoản phụ cấp lương, các khoản bổ sung khác xác định được mức tiền cụ thể, trả thường xuyên.
Loại trừ các khoản không tính đóng BHXH: Thưởng theo kết quả kinh doanh, sáng kiến, các khoản chế độ phúc lợi khác được quy định riêng trong hợp đồng lao động: Hỗ trợ ăn giữa ca, xăng xe, điện thoại, nhà ở, giữ trẻ, v.v..
Kiểm tra hợp đồng lao động và bảng lương xem đã tách bạch rõ các khoản chưa. Nếu gộp chung “lương + phụ cấp” mà không phân loại, cơ quan BHXH sẽ tính toàn bộ để đóng.
💡 Ví dụ: Nếu hợp đồng lao động thỏa thuận lương cơ bản 7 triệu, phụ cấp trách nhiệm 1 triệu, phụ cấp tiền ăn 800,000 VNĐ thì tiền lương tính đóng BHXH là 8,8 triệu, không phải 7 triệu.
Khi thanh tra, cơ quan BHXH thường yêu cầu đối chiếu hợp đồng lao động, bảng lương và chứng từ chi trả. Nếu phụ cấp trả đều hằng tháng nhưng không tính đóng BHXH thì gần như chắc chắn sẽ bị truy thu. Tốt nhất nên quy định rõ ràng các khoản nào đóng, khoản nào không đóng kèm điều kiện hưởng, mức hưởng ngay từ hợp đồng hoặc quy chế lương thưởng để minh bạch các khoản.
III. Tuân thủ tiền lương và giờ làm việc
Đảm bảo số giờ làm làm việc tiêu chuẩn theo ngày, theo tuần và các khoản mục tiền lương phải được tính toán đúng theo quy định của Bộ Luật Lao động 2019 và các văn bản pháp luật hiện hành:
- Xác định giờ làm việc tiêu chuẩn ngày không quá 8 giờ/ngày và 48 giờ/tuần. Hoặc giờ làm việc theo tuần thì đảm bảo không quá 48 giờ/tuần và không quá 10 giờ/ngày.
- Nếu người lao động làm thêm → phải tuân thủ thời gian tăng ca tối đa theo Bộ Luật Lao động 2019 là không quá 50% số giờ làm việc bình thường trong 01 ngày, tổng số giờ làm việc bình thường và số giờ tăng ca không quá 12 giờ/ngày, và không quá 40 giờ/tháng, không quá 200 giờ/năm và tính lương đúng tỷ lệ:
- Tăng ca vào ngày thường: ít nhất 150% lương giờ.
- Tăng ca vào ngày nghỉ hằng tuần: ít nhất 200% lương giờ.
- Tăng ca vào ngày lễ, Tết: ít nhất 300% lương giờ chưa kể tiền lương của ngày lễ.
- Làm việc vào ban đêm: trả thêm ít nhất 30% lương giờ.
💡 Ngoài ra nếu người lao động tăng ca vào ban đêm thì ngoài việc trả lương theo các tỷ lệ nêu trên, người lao động còn được trả thêm 20% tiền lương tính theo đơn giá tiền lương hoặc tiền lương theo công việc làm vào ban ngày của ngày làm việc bình thường hoặc của ngày nghỉ hằng tuần hoặc của ngày nghỉ lễ, tết.
- Lập bảng chấm công, lưu chứng từ làm thêm để minh bạch.
Nhiều doanh nghiệp chỉ lấy lương cơ bản/26 ngày công để tính đơn giá làm thêm → trong khi đúng luật phải lấy tiền lương thực trả theo công việc đang làm (bao gồm lương, phụ cấp lương và khoản bổ sung cố định).
Khi thanh tra, cơ quan lao động sẽ yêu cầu doanh nghiệp giải trình vì sao bỏ qua phụ cấp trách nhiệm, chức vụ, thâm niên, v.v.. trong đơn giá. Nếu chứng minh không hợp lý, doanh nghiệp phải trả bổ sung và bị phạt.
IV. Các khoản khấu trừ được phép
Chỉ được khấu trừ những khoản hợp lệ theo quy định tại các Luật (BHXH, BHYT, BHTN, thuế TNCN, đoàn phí công đoàn, v.v..).
Không được tự ý khấu trừ các khoản như: phạt vi phạm nội quy, trừ chi phí đồng phục, bồi thường, v.v.. trừ khi có văn bản thỏa thuận hợp pháp.
⚠️ Có doanh nghiệp quy định phạt tiền đi trễ hoặc trừ tiền đồng phục vào lương, dẫn đến người lao động khiếu nại lên Thanh tra lao động.
Kết quả là doanh nghiệp vừa bị xử phạt hành chính, vừa phải trả lại tiền đã khấu trừ. Thay vì “trừ vào lương”, hãy ban hành quy chế thưởng – phạt rõ ràng và thực hiện theo cơ chế thưởng (cộng thêm) thay vì khấu trừ.
V. Đảm bảo đóng đúng BHXH – BHYT – BHTN – Kinh phí công đoàn
Kiểm tra danh sách người lao động đủ điều kiện tham gia BHXH (hợp đồng từ 01 tháng trở lên).
Tính mức đóng BHXH trên tiền lương + phụ cấp + khoản bổ sung cố định.
Đối chiếu với tỷ lệ đóng năm 2025:
- Doanh nghiệp đóng: 17.5% BHXH, 3% BHYT, 1% BHTN, 2% kinh phí công đoàn.
- Người lao động đóng: 8% BHXH, 1.5% BHYT, 1% BHTN.
⚠️ Có doanh nghiệp chỉ đóng BHXH trên “lương cơ bản” mà bỏ qua phụ cấp thường xuyên (ăn trưa, trách nhiệm, v.v..).
Khi thực hiện thanh tra thì doanh nghiệp bị truy thu + lãi chậm nộp + phạt nặng và có nguy cơ bị truy cứu trách nhiệm hình sự nếu hành vi thuộc hành vi trốn đóng BHXH bắt buộc.
VI. Kiểm tra khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN)
Kiểm tra tại thời điểm phát sinh thu nhập người lao động đã có mã số thuế cá nhân chưa.
Xác định các khoản thu nhập miễn thuế, thu nhập chịu thuế, thu nhập tính thuế, mức giảm trừ gia cảnh của từng người lao động có phát sinh thu nhập trong tháng.
Áp dụng biểu thuế lũy tiến để tính thuế TNCN hàng tháng đối với người lao động có Hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên.
Cung cấp chứng từ khấu trừ thuế cho người lao động khi có yêu cầu.
⚠️ Nhiều doanh nghiệp thường xác định sai thu nhập chịu thuế, ví dụ: tính sai phụ cấp ăn ca hoặc không tách khoản miễn thuế ra → dẫn đến khấu trừ sai.
Có doanh nghiệp quên đăng ký người phụ thuộc cho người lao động dù trong bảng tính lương đã ghi nhận giảm trừ, cuối năm khi người lao động quyết toán thuế TNCN không được tính giảm trừ gia cảnh → phải nộp thuế cao hơn, gây bức xúc và khiếu nại.
VII. Đáp ứng các yêu cầu báo cáo tiền lương
Chuẩn bị các báo cáo liên quan đến tiền lương và nộp đúng kỳ hạn:
- Báo cáo sử dụng lao động định kỳ 06 tháng/01 năm;
- Báo cáo liên quan đến BHXH: tăng giảm lao động, báo cáo đột xuất;
- Báo cáo thuế TNCN tháng/quý/năm.
Lưu trữ hồ sơ lương, hợp đồng, bảng chấm công, chứng từ nộp BHXH, thuế, v.v.. theo đúng quy định.
Rất nhiều doanh nghiệp chỉ lo báo cáo tài chính, quên mất các báo cáo lao động định kỳ liên quan đến lao động, BHXH. Khi đoàn kiểm tra đến, việc “không nộp đúng hạn” gần như chắc chắn bị xử phạt, hoặc phải thực hiện giải trình gây tốn thời gian, nguồn lực và chi phí cho doanh nghiệp.
👉 Xem thêm: Hướng dẫn cho doanh nghiệp khi có Thanh tra Bảo hiểm xã hội
Quản lý tính tuân thủ về tiền lương không chỉ là tuân thủ quy định pháp luật mà còn là cách thể hiện sự chuyên nghiệp và uy tín của doanh nghiệp đối với người lao động. Với kinh nghiệm tư vấn – xử lý thực tế nhiều năm cho doanh nghiệp trong các kỳ thanh kiểm tra, chúng tôi sẵn sàng đồng hành để giúp bạn xây dựng hệ thống lương minh bạch, tối ưu chi phí và yên tâm phát triển.