Cách nhận biết hóa đơn hợp pháp, hợp lệ, hợp lý là rất quan trọng khi mà hiện nay việc sử dụng hóa đơn bất hợp pháp ngày càng trở nên phổ biến. Doanh nghiệp cần trang bị kiến thức cho mình vì doanh nghiệp là người chịu ảnh hưởng trước tiên về việc hóa đơn không đúng quy định hiện hành.
Cùng EXPERTIS tìm hiểu các quy định pháp luật về vấn đề này.
1. Tính hợp pháp của hóa đơn #
Sử dụng " hóa đơn không hợp pháp" là gì? #
Trong các văn bản quy phạm điều chỉnh về hóa đơn không đưa ra khái niệm về hóa đơn hợp pháp. Nhưng thông qua các quy định về việc sử dụng hóa đơn bất hợp pháp chúng ta sẽ nhận biết được nó như sau:
Trước tiên, Hóa đơn hợp pháp là hóa đơn tuân theo các quy định của pháp luật. Hóa đơn bất hợp pháp là các hóa đơn thuộc các trường hợp quy định tại khoản 9, Điều 3 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chi tiết bao gồm các trường hợp sau:
- hóa đơn, chứng từ giả;
- hóa đơn, chứng từ chưa có giá trị sử dụng, hết giá trị sử dụng;
- hóa đơn bị ngừng sử dụng trong thời gian bị cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn, trừ trường hợp được phép sử dụng theo thông báo của cơ quan thuế;
- hóa đơn điện tử không đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;
- hóa đơn điện tử chưa có mã của cơ quan thuế đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
- hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập trên hóa đơn từ ngày cơ quan thuế xác định bên bán không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền;
- hóa đơn, chứng từ mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập trên hóa đơn, chứng từ trước ngày xác định bên lập hóa đơn, chứng từ không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc chưa có thông báo của cơ quan thuế về việc bên lập hóa đơn, chứng từ không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan có thẩm quyền nhưng cơ quan thuế hoặc cơ quan công an hoặc các cơ quan chức năng khác đã có kết luận đó là hóa đơn, chứng từ không hợp pháp.
Như vậy Sử dụng "hóa đơn không hợp pháp" là việc sử dụng các hóa đơn chứng từ nêu ở 7 trường hợp nêu trên hoặc trường hợp khác theo quy định pháp luật.
"Sử dụng không hợp pháp" hóa đơn là gì? #
Sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ là việc sử dụng không hợp pháp hóa đơn chứng từ theo quy định tại khoản 9, Điều 3 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chi tiết bao gồm các trường hợp sau:
- Hóa đơn, chứng từ không ghi đầy đủ các nội dung bắt buộc theo quy định;
- Hóa đơn tẩy xóa, sửa chữa không đúng quy định;
- Sử dụng hóa đơn, chứng từ khống (hóa đơn, chứng từ đã ghi các chỉ tiêu, nội dung nghiệp vụ kinh tế nhưng việc mua bán hàng hóa, dịch vụ không có thật một phần hoặc toàn bộ);
- Sử dụng hóa đơn phản ánh không đúng giá trị thực tế phát sinh hoặc lập hóa đơn khống, lập hóa đơn giả;
- Sử dụng hóa đơn có sự chênh lệch về giá trị hàng hóa, dịch vụ hoặc sai lệch các tiêu thức bắt buộc giữa các liên của hóa đơn;
- Sử dụng hóa đơn để quay vòng khi vận chuyển hàng hóa trong khâu lưu thông hoặc dùng hóa đơn của hàng hóa, dịch vụ này để chứng minh cho hàng hóa, dịch vụ khác;
- Sử dụng hóa đơn, chứng từ của tổ chức, cá nhân khác (trừ hóa đơn của cơ quan thuế và trường hợp được ủy nhiệm lập hóa đơn) để hợp thức hóa hàng hóa, dịch vụ mua vào hoặc hàng hóa, dịch vụ bán ra;
- Sử dụng hóa đơn, chứng từ mà cơ quan thuế hoặc cơ quan công an hoặc các cơ quan chức năng khác đã kết luận là sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ”
Như vậy, để tuân thủ các quy đinh khi sử dụng hóa đơn, bên lập hóa đơn cần tránh 8 trường hợp "Sử dụng không hợp pháp" hóa đơn nêu trên.
2. Tính hợp lý của hóa đơn #
Một hóa đơn khi đưa vào sử dụng không những phải hợp pháp mà còn phải là một hóa đơn hợp lý. Hóa đơn hợp lý nếu hóa đơn đó phù hợp với hoạt động sản xuất kinh doanh của tổ chức kinh doanh.
Cơ quan thuế luôn đưa ra các phản biện về tính hợp lý của chi phí mà doanh nghiệp phát sinh trong kỳ để loại ra khỏi chi phí được trừ. Doanh nghiệp nếu không chứng minh, phản biện, thuyết phục được cơ quan thuế tin vào sự logic, hợp lý, có thật các chi phí của doanh nghiệp mình sẽ bị ấn định, truy thu thuế.
Như vậy, để đảm bảo tính hợp lý, doanh nghiệp cần phải đảm bảo chi phí phát sinh là có cơ sở, có liên quan và phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
3. Tính hợp lệ của hóa đơn #
Hợp lệ ở đây chỉ có thể hiểu là hợp thông lệ, và trong trường hợp hóa đơn, là một tài liệu có tính chất pháp lý, thì việc dựa vào thông lệ là không phù hợp. Hóa đơn phải tuân thủ hợp pháp (theo quy định của pháp luật) và hợp lý (phù hợp với mục đích kinh doanh). Vì vậy, việc sử dụng khái niệm hợp lệ là không cần thiết và cần phải loại bỏ khi nói về hóa đơn.
Như vậy, khi xem xét một hóa đơn có đủ điều kiện để sử dụng hay không, hãy xem xét dựa trên các yếu tố hợp pháp và hợp lý nêu trên.
