Sau khi hoàn tất các thủ tục đăng ký kinh doanh, thực hiện khai báo thuế lần đầu, doanh nghiệp không nên vội vã kinh doanh ngay mà phải thực hiện các công việc, thủ tục Nhà nước cho bộ phận Nhân sự, cụ thể là Lao động – Tiền lương – Bảo hiểm xã hội.
Theo đó, doanh nghiệp cần nghiêm chỉnh thực hiện các công việc về Lao động – Tiền lương sau đây để bắt đầu quản lý, sử dụng lao động của mình.
1. Lập Sổ quản lý lao động
Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, doanh nghiệp phải lập Sổ quản lý lao động nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.
Doanh nghiệp có trách nhiệm ghi chép, nhập đầy đủ thông tin về người lao động khi hợp đồng lao động có hiệu lực và cập nhật thông tin khi có sự thay đổi vào Sổ quản lý lao động.
2. Xây dựng thang lương, bảng lương
Doanh nghiệp nhất thiết phải xây dựng Thang lương, Bảng lương của mình. Đây là cơ sở để thực hiện tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương ghi trong hợp đồng lao động và trả lương cho người lao động.
3. Xây dựng Nội quy lao động bằng văn bản
Doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì phải có Nội quy lao động bằng văn bản.
Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành Nội quy lao động thì doanh nghiệp phải nộp 01 bộ hồ sơ đăng ký Nội quy lao động với Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (sau đây gọi tắt là Sở LĐTBXH) nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.
4. Khai báo sử dụng các loại máy, thiết bị, vật tư có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn lao động (Nếu có)
Doanh nghiệp phải lựa chọn tổ chức hoạt động kiểm định kỹ thuật an toàn lao động để kiểm định lần đầu trước khi đưa vào sử dụng các loại máy, thiết bị, vật tư có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn lao động – đối chiếu tại Danh mục các loại máy, thiết bị, vật tư có yêu cầu nghiêm ngặt về an toàn lao động ban hành kèm theo Thông tư 53/2016/TT-BLĐTBXH.
5. Giao kết hợp đồng lao động
Doanh nghiệp phải giao kết hợp đồng lao động (HĐLĐ) bằng văn bản với từng người lao động làm việc cho mình, mỗi bên sẽ giữ 01 bản; trừ các công việc tạm thời có thời hạn dưới 03 tháng thì các bên có thể giao kết HĐLĐ bằng lời nói.
6. Đăng ký cấp mã số thuế thu nhập cá nhân (Nếu chưa có)
Doanh nghiệp chi trả tiền lương, tiền công có trách nhiệm khấu trừ thuế trước khi trả thu nhập cho cá nhân nếu thu nhập đến mức phải nộp thuế. Cá nhân đã có mã số thuế thì cung cấp cho doanh nghiệp, nếu chưa có thì cá nhân có thể tự đi đăng ký cấp mã số thuế và cung cấp cho doanh nghiệp hoặc ủy quyền cho doanh nghiệp đăng ký thay.
7. Đăng ký tham gia BHXH, BHYT, BHTN lần đầu
Người làm việc theo HĐLĐ không xác định thời hạn, HĐLĐ xác định thời hạn, HĐLĐ theo mùa vụ hoặc theo một công việc nhất định có thời hạn từ đủ 03 tháng đến dưới 12 tháng, kể cả người dưới 15 tuổi là đối tượng bắt buộc tham gia BHXH, BHYT, BHTN.
Doanh nghiệp sử dụng người lao động là đối tượng tham gia BHXH, BHYT, BHTN có trách nhiệm phải đăng ký tham gia các loại bảo hiểm cho người lao động khi ký kết hợp đồng lao động.
8. Trích nộp tiền BHXH, BHYT, BHTN hàng tháng
Sau khi đăng ký tham gia các loại bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) cho người lao động thì doanh nghiệp có trách nhiệm trích nộp tiền BHXH, BHYT, BHTN để đóng hàng tháng cho Cơ quan bảo hiểm.
9. Trích nộp kinh phí công đoàn hàng tháng
Hàng tháng, khi doanh nghiệp đóng Bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động thì đồng thời cũng phải đóng kinh phí Công đoàn. Đây là nghĩa vụ của doanh nghiệp, không phân biệt là doanh nghiệp đã có hay chưa có tổ chức Công đoàn.
