Mục lục bài viết
Việc cắt giảm chi phí hoạt động không khoa học có thể làm giảm năng suất của doanh nghiệp và do đó, lợi nhuận của doanh nghiệp cũng bị giảm. Mặc dù giảm bất kỳ chi phí hoạt động cụ thể nào thường sẽ làm tăng lợi nhuận ngắn hạn, nó cũng có thể ảnh hưởng đến lợi nhuận của doanh nghiệp trong dài hạn. Câu chuyện một doanh nghiệp cắt giảm chi phí quảng cáo, lợi nhuận ngắn hạn của họ sẽ có khả năng cải thiện, vì họ đang chi tiêu ít tiền hơn cho chi phí hoạt động. Tuy nhiên, bằng cách giảm quảng cáo, doanh nghiệp cũng có thể giảm khả năng tạo doanh thu mới và lợi nhuận trong tương lai có thể bị ảnh hưởng.
Lý tưởng nhất, các doanh nghiệp nên tìm cách giữ chi phí hoạt động càng thấp càng tốt trong khi vẫn duy trì khả năng tăng doanh số. Để có thể làm được điều này, nhà quản lý cần hiểu rõ chi phí hoạt động và cách quản lý chi phí hoạt động một cách hiệu quả.
1- Ứng dụng công nghệ
Có nhiều hệ thống và chương trình phần mềm trực tuyến có thể tự động hóa và hợp lý hóa các hoạt động kinh doanh của bạn. Các hệ thống này có thể bao quát một loạt các bộ phận, bao gồm kế toán, tính lương, truyền thông tiếp thị, tương tác và quản lý quan hệ với khách hàng, kiểm soát chất lượng dịch vụ và chăm sóc khách hàng, dự bán và dự toán ngân sách hoạt động v.v.
Công nghệ rất hữu ích vì nó thúc đẩy hiệu quả. Kết quả của hiệu quả là giảm chi phí hoạt động trong các lĩnh vực mà nhà quản lý truyền thống thường dùng lao động trực tiếp như một thói quen. Công nghệ hoạt động nhanh hơn con người với ít lỗi hơn. Công nghệ cũng có thể nâng cao hiệu quả của quy trình chuỗi cung ứng, tìm cách giảm những thứ như chi phí vận chuyển nguyên liệu.
Để chọn loại công nghệ hoặc dịch vụ phần mềm phù hợp với bạn, hãy tự hỏi mình những câu hỏi sau:
- Tôi giỏi cái gì? Và Tôi không giỏi cái gì? Ví dụ: Nếu bạn là người có kiến thức và nền tảng kế toán, bạn có thể sẽ chưa cần công nghệ về tài chính kế toán ngay mà bạn có thể cần công nghệ để tiếp thị. Tại chỗ này có 1 điểm lưu ý rất quan trọng: Đó là bạn có xu hướng đầu tư công nghệ với cái mà bạn đang nắm vững, ví dụ nếu bạn có nền tảng tài chính kế toán thì bạn lại đầu tư mạnh vào công nghệ quản lý tài chính kế toán, vì nó cho bạn cảm giác dễ dàng, trong khi lẽ ra bạn nên ưu tiên đầu tư cho cái mà bạn yếu nhất để cân bằng sức mạnh của doanh nghiệp của bạn, ví dụ như công nghệ truyền thông tiếp thị tự động.
- Điều gì làm tôi thấy mình dành quá nhiều thời gian cho mỗi tuần ?
- Nếu tôi có thể loại bỏ một trong những nhiệm vụ tốn thời gian nhất của mình, thì nó sẽ là nhiệm vụ gì ?
Câu trả lời của bạn cho những câu hỏi này sẽ cho bạn một dấu hiệu rõ ràng về nhiệm vụ hoặc lĩnh vực chủ đề mà bạn nên sử dụng công nghệ.
2- Thuê ngoài (Outsourcing)
Một lựa chọn khác để cải thiện hiệu quả là thuê ngoài một số hoạt động kinh doanh nhất định cho một chuyên gia bên thứ ba. Chẳng hạn, nếu bạn không có nền tảng về luật kế toán hoặc luật thuế, bạn có thể thấy khó khăn khi xác định các cách để quản lý tài chính của mình, hoặc bạn không cách giảm các khoản thuế. Chuyên gia được đào tạo rõ ràng trong lĩnh vực này có thể hỗ trợ bạn.
Mặc dù có vẻ như việc thuê một nhà cung cấp bên ngoài sẽ dẫn đến việc chi nhiều tiền hơn, về lâu dài, việc giao nhiệm vụ cụ thể cho các chuyên gia về lĩnh vực đó sẽ giúp bạn tiết kiệm tiền và tạo ra kết quả tốt hơn, bởi vì bạn không thể tự mình đào tạo ra chuyên gia, bạn cũng khó có thể đủ tiền để thuê một chuyên gia thực thụ, trong khi chỉ có chuyên gia mới có thể tư vấn cho bạn những điều tốt nhất trong từng lĩnh vực.
Việc thuê ngoài một số hoạt động nhất định là một khoản đầu tư mà bạn sẽ được trả cổ tức dần dần theo thời gian.
3- Tìm kiếm những mức giá tốt hơn cho cùng một sản phẩm hoặc dịch vụ
Nếu bạn làm việc với các nhà cung cấp thường xuyên, bạn có thể muốn thiết lập một hệ thống đánh giá chào thầu cho các mua sắm của bạn. Nếu bạn yêu cầu các nhà cung cấp khác nhau cung cấp chào giá cho bạn, thì bạn sẽ chọn được mức giá tốt nhất.
Hãy chắc chắn rằng bạn xác định thông số về sản phẩm / dịch vụ đầy đủ, phạm vi công việc chính xác để yêu cầu báo giá cho các nhà cung cấp để đấu thầu, vì thông tin về yêu cầu của bạn bị thiếu hoặc khi bạn thêm bớt độ phức tạp sẽ làm thay đổi đáng kể về giá.
Có một báo giá chính xác có thể cho phép bạn lập kế hoạch tốt hơn cho các chi phí hoạt động dự kiến.
4- Thay đổi cách giao tiếp trong doanh nghiệp
Thuê văn phòng, trả chi phí tiện ích văn phòng và quản lý một văn phòng vật lý có thể làm hao tổn lớn nguồn tài chính của bạn. Cân nhắc việc cho phép nhóm của bạn làm việc từ xa như một cách để giảm tổng chi phí.
Với số lượng kết nối có sẵn ngày nay, sự khác biệt giữa một nhân viên ngồi trong văn phòng và ngồi ở nhà gần như không thể nhận ra. Nhân viên thường sẽ tìm thấy lợi thế này, vì họ có thể cắt giảm thời gian đi lại và chi phí của họ.
Để xác định hao tổn chi phí và thời gian của của việc tương tác vật lý mặt đối mặt, bạn hãy làm 2 việc sau đây:
- Tính toán thời gian mà nhân sự bạn chuẩn bị, di chuyển để có được một sự gặp mặt đối mặt, đôi khi bạn sẽ thấy một cuộc gặp sẽ làm bạn và nhóm của bạn mất ít nhất 1 đến 2 tiếng đồng hồ cho việc chuẩn bị di chuyển và di chuyển, đồng thời hao tổn một khoảng chi phí không nhỏ.
- Làm 1 bảng liệt kê các hoạt động nào có thể giao tiếp qua cuộc gọi Video mà không cần phải “nhìn thấy đối tác vật lý”, sau đó bạn hãy tăng các giao tiếp trực tuyến lên từ 10% > 20% > 30% … 50% mà công việc của bạn vẫn không thay đổi, thậm chí còn tốt hơn, lúc đó thành công của việc làm này sẽ khiến bạn bất ngờ vì hiệu quả của nó mang lại.
5- Xác định những khu vực nào trong doanh nghiệp không hiệu quả
Bạn nên luôn luôn tìm cách để làm cho doanh nghiệp của bạn hiệu quả hơn. Bằng cách thắt chặt các quy trình và thủ tục của bạn, bạn có thể giảm lãng phí cả về tiền bạc và thời gian.
Khuyến khích nhân viên của bạn xác định sự thiếu hiệu quả và đề xuất giải pháp cho vấn đề. Xem xét việc cung cấp một động lực cho nhân viên để làm như vậy. Một lần nữa, bạn có thể coi đây là một khoản đầu tư vào công ty của bạn. Một phần thưởng nhỏ cho một nhân viên cuối cùng có thể giúp bạn tiết kiệm hàng trăm triệu đồng.
6- Hủy các dịch vụ không sử dụng
7- Đánh giá lại mối tương quan giữa chi phí và kết quả mang lại
Các chi phí tiềm ẩn của doanh nghiệp là rất lớn, bạn thường đưa nó vào một lịch trình hoạt động cố định và xem như mặc nhiên nó là khoản chi phí mà bạn phải chi trả.
Hãy sử dụng mẫu báo cáo Chi phí – Thu nhập tương ứng (Không phải báo cáo chi phí – thu nhập của báo cáo tài chính toàn công ty) cho từng cá nhân hoặc bộ phận trong doanh nghiệp, điều này sẽ làm cho từng bộ phận tiết kiệm chi phí không cần thiết.
Ví dụ: Khi xem xét báo cáo Chi phí – Thu nhập tương ứng của một nhân viên kinh doanh, bạn thấy các khoản chi phí đi lại, điện thoại, tiếp khách phát sinh cho 10 khách hàng tiềm năng, nhưng 10 khách hàng tiềm năng đó không có bất cứ một giao dịch mua hàng nào, hoặc tỷ lệ mua hàng thấp, hoặc giá trị mua hàng nhỏ, thì đây là khu vực mà bạn cần xử lý ngay hiệu quả của việc chi tiêu so với kết quả được tạo ra, hay còn gọi là Báo cáo Chi phí – Thu nhập tương ứng.
Các chi phí tiềm ẩn của doanh nghiệp là rất lớn, bạn thường đưa nó vào một lịch trình hoạt động cố định và xem như mặc nhiên nó là khoản chi phí mà bạn phải chi trả. Hãy sử dụng mẫu báo cáo Chi phí – Thu nhập tương ứng (Không phải báo cáo chi phí – thu nhập của báo cáo tài chính toàn công ty) cho từng cá nhân hoặc bộ phận trong doanh nghiệp, điều này sẽ làm cho từng bộ phận tiết kiệm chi phí không cần thiết.
Ví dụ: Khi xem xét báo cáo Chi phí – Thu nhập tương ứng của một nhân viên kinh doanh, bạn thấy các khoản chi phí đi lại, điện thoại, tiếp khách phát sinh cho 10 khách hàng tiềm năng, nhưng 10 khách hàng tiềm năng đó không có bất cứ một giao dịch mua hàng nào, hoặc tỷ lệ mua hàng thấp, hoặc giá trị mua hàng nhỏ, thì đây là khu vực mà bạn cần xử lý ngay hiệu quả của việc chi tiêu so với kết quả được tạo ra, hay còn gọi là Báo cáo Chi phí – Thu nhập tương ứng.
