Khi hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã lập phát sinh sai sót, nguyên tắc xử lý trọng tâm nằm ở cơ chế thay thế hoặc điều chỉnh (tùy loại sai), kèm nghĩa vụ thông báo với cơ quan thuế trong các trường hợp luật định.
1. Khung pháp lý cần nắm khi xử lý hóa đơn điện tử sai sót
📑 Cơ sở pháp lý:
-
Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ (đang được áp dụng và đã được sửa đổi/bổ sung).
-
Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hiệu lực từ 01/06/2025.
-
Thông tư 32/2025/TT-BTC, hiệu lực từ 01/06/2025 (văn bản hướng dẫn, đồng thời thay thế Thông tư 78/2021/TT-BTC kể từ thời điểm có hiệu lực).
Trọng tâm xử lý hóa đơn điện tử sai sót hiện nay nằm tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (đã được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP).
2. Phân loại “loại lỗi” và “tình trạng hóa đơn” trước khi xử lý
Trong thực tiễn quản trị tuân thủ, xử lý đúng không bắt đầu từ thao tác trên phần mềm, mà bắt đầu từ phân loại:
2.1. Nhóm lỗi phổ biến theo nội dung sai
-
Sai tên/địa chỉ người mua nhưng đúng mã số thuế (MST) và các chỉ tiêu khác.
-
Sai MST người mua.
-
Sai số tiền, sai thuế suất, sai tiền thuế.
-
Sai quy cách/chất lượng hàng hóa, dịch vụ (thể hiện sai bản chất cung cấp).
-
Sai lặp nhiều hóa đơn trong cùng tháng, cùng người mua, cùng kiểu sai (cần phương án tối ưu hồ sơ).
2.2. Nhóm “tình trạng hóa đơn” bị sai
-
HĐĐT không có mã cơ quan thuế vs HĐĐT có mã cơ quan thuế (đặc biệt ở bước phát hành lại: hóa đơn có mã thường phải gửi cơ quan thuế để cấp mã cho hóa đơn mới trước khi gửi người mua).
-
Sai sót do doanh nghiệp tự phát hiện vs cơ quan thuế phát hiện và thông báo.
3. Các trường hợp xử lý hóa đơn điện tử sai sót theo quy định: chọn “không lập lại”, “điều chỉnh”, hay “thay thế”?
Trường hợp A — Sai tên/địa chỉ người mua nhưng không sai MST và các nội dung khác
-
Không phải lập lại hóa đơn.
-
Doanh nghiệp thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT.
Đây là nhóm sai sót dữ liệu danh mục. Nên lập kế kiểm soát nội bộ nên hướng đến giảm phát sinh hơn là “chữa cháy”.
Trường hợp B — Sai MST, sai tiền, sai thuế suất/tiền thuế, sai quy cách/chất lượng hàng hóa dịch vụ…
Doanh nghiệp được lựa chọn một trong hai phương án:
-
Lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập sai (trên hóa đơn điều chỉnh phải thể hiện dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”).
-
Lập hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập sai (trên hóa đơn thay thế phải thể hiện dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”).
Sau khi ký số:
-
Nếu dùng HĐĐT không có mã cơ quan thuế: gửi hóa đơn điều chỉnh/thay thế cho người mua.
-
Nếu dùng HĐĐT có mã cơ quan thuế: gửi cơ quan thuế để cấp mã cho hóa đơn mới, sau đó mới gửi người mua.
Trường hợp C — Nhiều hóa đơn cùng sai trong cùng tháng (tối ưu hồ sơ)
Nếu trong tháng doanh nghiệp lập sai cùng thông tin người mua/tên hàng/đơn giá/thuế suất trên nhiều hóa đơn của cùng một người mua, doanh nghiệp có thể lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn, kèm bảng kê Mẫu 01/BK-ĐCTT.
Trường hợp D — Yêu cầu hồ sơ thỏa thuận với người mua trước khi điều chỉnh/thay thế
Trước khi điều chỉnh/thay thế (đối với nhóm người mua là doanh nghiệp/tổ chức/hộ kinh doanh/cá nhân kinh doanh), hai bên cần lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai; bên bán lưu trữ và xuất trình khi có yêu cầu. Nếu người mua là cá nhân, bên bán thông báo trực tiếp hoặc thông báo trên website (nếu có).
Trường hợp E — Cơ quan thuế phát hiện sai và gửi thông báo
Khi cơ quan thuế phát hiện HĐĐT (có mã hoặc không có mã) đã lập sai, cơ quan thuế thông báo theo Mẫu 01/TB-RSĐT để người bán kiểm tra nội dung sai và thực hiện điều chỉnh/thay thế theo quy định.
4. Quy trình xử lý chuẩn cho HĐĐT đã lập nhưng bị sai
Dưới đây là các bước xử lý chuẩn, phù hợp cho SME/FDI khi cần kiểm soát rủi ro thuế, rủi ro chứng từ và dấu vết kiểm toán:
Bước 1: Khoanh vùng sai sót và chốt “kiểu xử lý”
-
Xác định thuộc Trường hợp A (chỉ sai tên/địa chỉ, đúng MST) hay Trường hợp B (sai MST/tiền/thuế suất/tiền thuế/quy cách…).
-
Xác định hóa đơn là có mã hay không có mã (quyết định tuyến gửi).
Bước 2: Hoàn thiện hồ sơ pháp lý với người mua (nếu thuộc diện phải có)
-
Lập văn bản thỏa thuận với người mua (B2B/B2C theo quy định).
-
Với khách hàng B2B/B2C kinh doanh: lập văn bản thỏa thuận nêu rõ nội dung sai (để làm hồ sơ kiểm soát).
-
Với khách hàng cá nhân: thông báo trực tiếp hoặc công khai trên website (nếu có).
-
Bước 3: Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế đúng chuẩn câu chữ
-
Nếu thuộc Trường hợp A: gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế và thông báo cho người mua.
-
Nếu thuộc Trường hợp B: chọn điều chỉnh hoặc thay thế; đảm bảo câu chữ bắt buộc “Điều chỉnh cho…” hoặc “Thay thế cho…” đúng định dạng.
-
Nếu sai hàng loạt: cân nhắc cơ chế 01 hóa đơn + bảng kê 01/BK-ĐCTT để tối ưu chi phí tuân thủ.
Bước 4: Thực hiện thông báo/tiếp nhận trên hệ thống thuế (khi thuộc diện thông báo)
-
Trường hợp cần thông báo, doanh nghiệp thực hiện theo Mẫu 04/SS-HĐĐT; hệ thống cơ quan thuế tự động phản hồi tiếp nhận theo Mẫu 01/TB-SSĐT.
Bước 5: Gửi hóa đơn đúng tuyến (có mã/không có mã)
-
Không có mã: gửi người mua.
-
Có mã: gửi cơ quan thuế để cấp mã cho hóa đơn mới rồi mới gửi người mua.
Bước 6: Khai thuế và hạch toán: xử lý kỳ kê khai đúng logic
Quy định có phân biệt tình huống kê khai khi điều chỉnh/thay thế:
-
Với hóa đơn điều chỉnh/thay thế thuộc trường hợp sai sót theo cơ chế điều chỉnh/thay thế, bên bán và bên mua thực hiện khai bổ sung vào kỳ phát sinh hóa đơn bị điều chỉnh/bị thay thế.
-
Với một số trường hợp điều chỉnh theo nghiệp vụ phát sinh (quy định riêng trong điều khoản), cách kê khai có thể theo kỳ lập hóa đơn điều chỉnh hoặc kỳ nhận hóa đơn điều chỉnh, tùy tình huống.
5. Các vấn đề tuân thủ thường gặp
-
Chọn sai cơ chế: đáng ra chỉ cần thông báo (Trường hợp A) nhưng lại lập điều chỉnh/thay thế → tăng số lượng hồ sơ cần xử lý và rủi ro sai dây chuyền.
-
Thiếu văn bản thỏa thuận với người mua (đặc biệt B2B) trước khi điều chỉnh/thay thế → thiếu hồ sơ khi giải trình, dẫn đến việc hóa đơn đó có thể bị coi là không hợp lệ.
-
Không ghi đúng câu chữ bắt buộc “Điều chỉnh cho…” / “Thay thế cho…” → rủi ro bị đánh giá là chứng từ không đáp ứng chuẩn thông tin.
-
Không đi đúng tuyến “có mã/không có mã” → sai quy trình phát hành và lưu vết.
-
Không phản ứng kịp khi cơ quan thuế thông báo sai sót theo mẫu → phát sinh rủi ro tiềm trong quản trị thuế.
6. Các cách để giảm thiểu sai sót HĐĐT từ ban đầu
Đây là các biện pháp mang tính hệ thống, giúp giảm sai sót hóa đơn điện tử ngay từ nguồn, thay vì chỉ tối ưu khâu xử lý:
-
Chuẩn hóa nguồn thông tin khách hàng (tên, địa chỉ, MST): thiết lập quy trình cập nhật, phê duyệt, và đối soát định kỳ; ưu tiên tích hợp từ CRM/ERP để giảm nhập tay.
-
Thiết kế danh sách kiểm tra trước phát hành theo 3 lớp:
-
Kiểm tra dữ liệu người mua;
-
Kiểm tra chỉ tiêu tiền – thuế;
-
Kiểm tra điều kiện “có mã/không có mã” và tuyến gửi.
-
-
Thiết lập cơ chế xử lý ngoại lệ: mọi hóa đơn cần sửa hoặc điều chỉnh đều phải được lập yêu cầu nội bộ (ticket), có người phê duyệt rõ ràng và lưu đầy đủ hồ sơ chứng minh/kèm theo.
-
Kỷ luật kỳ kê khai: lập quy định nội bộ về trách nhiệm khai bổ sung/kê khai điều chỉnh; tránh để hóa đơn điều chỉnh “treo” giữa kế toán – thuế.
-
Định kỳ đối chiếu dữ liệu hóa đơn – doanh thu – VAT theo tháng/quý để phát hiện sai sớm trước khi bị cơ quan thuế phát hiện và phát hành thông báo.
Xem thêm: Nhận biết hóa đơn, chứng từ hợp pháp, hợp lệ, hợp lý
7. Vai trò của Expertis trong xử lý HĐĐT sai sót
Trong bối cảnh doanh nghiệp cần vừa vận hành nhanh vừa tuân thủ chặt, dịch vụ của Expertis thường tạo giá trị ở các “điểm nghẽn” sau:
-
Rà soát – phân loại sai sót và chọn phương án xử lý tối ưu (không lập lại / điều chỉnh / thay thế), giảm rủi ro xử lý sai cơ chế.
-
Chuẩn hóa hồ sơ giải trình: văn bản thỏa thuận với người mua, bộ chứng từ kèm theo, logic lưu trữ phục vụ thanh/kiểm tra.
-
Thiết kế quy trình & kiểm soát nội bộ (SOP + control points) cho vòng đời hóa đơn: lập – ký – gửi – sửa – lưu – kê khai.
-
Tư vấn kê khai và xử lý hậu quả thuế khi hóa đơn điều chỉnh/thay thế kéo theo khai bổ sung, đảm bảo “đúng kỳ – đúng hồ sơ – đúng dấu vết”.
-
Hỗ trợ làm việc với cơ quan thuế khi phát sinh thông báo sai sót hoặc yêu cầu rà soát dữ liệu.
Lưu ý tuân thủ:
Bài viết mang tính hướng dẫn tổng quan theo văn bản quy phạm pháp luật và thủ tục hành chính đã được công bố; khi áp dụng cho từng tình huống cụ thể (đặc biệt liên quan kê khai bổ sung và hồ sơ giao dịch), doanh nghiệp nên rà soát dữ liệu thực tế và hệ thống hóa chứng cứ trước khi thực hiện trên phần mềm.
