Sau khi đăng ký thành lập doanh nghiệp thành công, doanh nghiệp cần tiến hành một số thủ tục cần thiết để chính thức đi vào hoạt động. Expertis gửi đến Chủ doanh nghiệp một số công việc pháp lý cần làm sau khi thành lập doanh nghiệp mới nhất.
1 - KHẮC DẤU #
Doanh nghiệp được tự quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp lựa chọn đơn vị khắc dấu hợp pháp và thực hiện khắc con dấu. Sau khi hoàn thành, đơn vị khắc dấu sẽ cung cấp Giấy xác nhận khắc dấu.
Lưu ý giữ Giấy xác nhận khắc dấu để trình cho ngân hàng nơi mở tài khoản yêu cầu.
2 - MỞ TÀI KHOẢN NGÂN HÀNG #
Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp thì doanh nghiệp cần liên hệ các Ngân hàng thương mại hoặc Chi nhánh Ngân hàng nước ngoài tại Việt Nam để tiến hành mở tài khoản thanh toán cho doanh nghiệp mình.
Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có tài khoản ngân hàng, doanh nghiệp phải thực hiện thông báo với Phòng đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư đã cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (Theo quy trình liên thông 1 cửa, Tài khoản ngân hàng không cần thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp nữa).
Từ ngày 01/05/2021 không thông báo tài khoản ngân hàng cho Sở Kế hoạch và Đầu tư nữa mà thực hiện theo hướng dẫn của Cơ quan thuế.
Đối với doanh nghiệp có vốn nước ngoài thuộc các trường hợp đầu tư nước ngoài trực tiếp, gián tiếp, chuyển nhượng vốn cho người nước ngoài, việc mở tài khoản có quy định riêng và tầm quan trọng ảnh hưởng toàn bộ quá trình đầu tư. EXPERTIS sẽ hỗ trợ chi tiết thủ tục này.
3 - TREO BIỂN HIỆU DOANH NGHIỆP #
Biển hiệu có thể làm dưới dạng ngang hoặc dọc, với giới hạn kích thước như sau:
- Đối với biển hiệu ngang thì chiều cao tối đa là 02 mét (m), chiều dài không vượt quá chiều ngang mặt tiền nhà;
- Đối với biển hiệu dọc thì chiều ngang tối đa là 01 mét (m), chiều cao tối đa là 04 mét (m) nhưng không vượt quá chiều cao của tầng nhà nơi đặt biển hiệu.
Biển hiệu không được che chắn không gian thoát hiểm, cứu hoả; không được lấn ra vỉa hè, lòng đường, ảnh hưởng đến giao thông công cộng.
Doanh nghiệp cần chú ý điểm này, không treo biển công ty, lỗi nhỏ nhưng bị phạt nặng: Việc không gắn tên doanh nghiệp tại trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp sẽ bị phạt tiền từ 10 – 15 triệu đồng.
4 - KHAI VÀ NỘP HỒ SƠ THUẾ BAN ĐẦU #
Hiện nay, theo quy chế 1 cửa, các thông tin đăng ký thuế ban đầu, doanh nghiệp chỉ phải cung cấp trong tờ khai đăng ký thành lập doanh nghiệp ở Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư; Doanh nghiệp được cấp Mã số thuế ngay trong lúc đăng ký doanh nghiệp.
Trong vòng 30 ngày kế từ ngày nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, để hoàn tất thủ tục đăng ký thuếban đầu, thì doanh nghiệp phải liên hệ với cơ quan quản lý thuế trực tiếp để thực hiện các kê khai thuế ban đầu như sau đây:
a. Miễn lệ phí môn bài trong năm đầu thành lập hoặc ra hoạt động sản xuất, kinh doanh
Từ ngày 25/2/2020, doanh nghiệp mới thành lập (được cấp mã số thuế mới, mã số doanh nghiệp mới) được miễn lệ phí môn bài trong năm đầu thành lập (từ ngày 01/01 đến ngày 31/12). Trong thời gian miễn lệ phí môn bài, doanh nghiệp thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh (sau đây gọi chung là Đơn vị phụ thuộc) thì đơn vị phụ thuộc được miễn lệ phí môn bài trong thời gian doanh nghiệp được miễn lệ phí môn bài.
Tuy nhiên, Doanh nghiệp khi mới ra hoạt động kinh doanh vẫn phải có trách nhiệm kê khai lệ phí môn bài cho Chi cục Thuế quản lý trực tiếp (Nộp tờ khai với số tiền nộp là 0 đồng).
Trường hợp doanh nghiệp có Đơn vị phụ thuộc kinh doanh ở khác địa phương cấp tỉnh; thì các Đơn vị phụ thuộc đó tự khai, nộp lệ phí môn bài với Chi cục Thuế quản lý trực tiếp mình.
b. Thời hạn kê khai thuế môn bài
Doanh nghiệp và Đơn vị phụ thuộc khai lệ phí môn bài một lần khi mới ra hoạt động, kinh doanh, chậm nhất là vào ngày cuối cùng của tháng bắt đầu hoạt động sản xuất kinh doanh. Trường hợp mới thành lập nhưng chưa hoạt động sản xuất kinh doanh thì phải khai lệ phí môn bài trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động.
c. Mức thuế môn bài các năm tiếp theo như sau:
- Tổ chức có vốn điều lệ hoặc vốn đầu tư trên 10 tỷ đồng: 3.000.000 đồng/năm;
- Tổ chức có vốn điều lệ hoặc vốn đầu tư từ 10 tỷ đồng trở xuống: 2.000.000 đồng/năm;
- Chi nhánh, địa điểm kinh doanh: 1.000.000 đồng/năm.
- Văn phòng đại diện có hoạt động sản xuất kinh doanh: 1.000.000 đồng/năm.
Lúc này, Giám đốc doanh nghiệp cần quyết định cách thức tổ chức bộ phận kế toán của mình. Quy định của Luật kế toán yêu cầu doanh nghiệp phải bổ nhiệm Kế toán trưởng, phụ trách kế toán.
Doanh nghiệp cần ban hành quyết định bổ nhiệm kế toán và nộp cho cơ quan quản lý thuế trực tiếp.
Có 02 phương pháp tính thuế giá trị gia tăng (sau đây gọi tắt là GTGT), đó là:
- Phương pháp tính trực tiếp, bao gồm: tính bằng tỷ lệ % nhân với doanh thu và tính bằng GTGT nhân với thuế suất thuế GTGT (chỉ áp dụng với hoạt động mua, bán, chế tác vàng, bạc, đá quý).
- Phương pháp khấu trừ thuế.
Các doanh nghiệp mới thành lập thì thuộc đối tượng áp dụng phương pháp trực tiếp tính bằng tỷ lệ % nhân với doanh thu;
Tuy nhiên, nếu thuộc các trường hợp sau đây thì doanh nghiệp có thể tự nguyện áp dụng phương pháp khấu trừ thuế:
+ Doanh nghiệp mới thành lập từ dự án đầu tư của cơ sở kinh doanh đang hoạt động nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ.
+ Doanh nghiệp mới thành lập có thực hiện đầu tư, mua sắm, nhận góp vốn bằng tài sản cố định, máy móc, thiết bị, công cụ, dụng cụ hoặc có hợp đồng thuê địa điểm kinh doanh.
5 - MUA CHỮ KÝ SỐ ĐIỆN TỬ #
Chữ ký số là một trong những công cụ điện tử có vai trò quan trọng trong thời đại số hiện nay với chức năng chính là thực hiện các thủ tục kê khai, nộp tờ khai và nộp thuế điện tử.
Doanh nghiệp phải lựa chọn và mua chữ ký số để thực hiện các thủ tục kê khai nộp thuế.
6 - LÀM THỦ TỤC PHÁT HÀNH HÓA ĐƠN #
Từ ngày 01 tháng 11 năm 2020, các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử.
Để thực hiện phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải thực hiện các nội dung sau:
- Lựa chọn đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử.
- Chữ ký số.
- Thực hiện thủ tục hành chính về phát hành hóa đơn điện tử theo quy định.
7 - LẬP SỔ ĐĂNG KÝ THÀNH VIÊN, CỔ ĐÔNG #
Doanh nghiệp phải lập sổ đăng ký thành viên đối với Công ty TNHH 2 thành viên, Sổ đăng ký cổ đông đối với Công ty Cổ phần ngay sau khi có giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và lưu trữ tại trụ sở chính doanh nghiệp.
8 - HOÀN THÀNH CÁC THỦ TỤC VỀ LAO ĐỘNG BAN ĐẦU #
Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, doanh nghiệp phải lập Sổ quản lý lao động nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện.
Doanh nghiệp có trách nhiệm ghi chép, nhập đầy đủ thông tin về người lao động khi hợp đồng lao động có hiệu lực và cập nhật thông tin khi có sự thay đổi vào Sổ quản lý lao động.
Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày thành lập, doanh nghiệp có trách nhiệm gửi Thông báo ban đầu về sốlao động đang làm việc tại đơn vị (Mẫu số 28 ban hành kèm theo Thông tư 28/2015/TT-BLĐTBXH) về Trung tâm dịch vụ việc làm nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.
9 - HOÀN THÀNH CÁC THỦ TỤC KHI CÓ THUÊ LAO ĐỘNG #
Doanh nghiệp nhất thiết phải xây dựng Thang lương, Bảng lương của mình. Đây là cơ sở để thực hiện tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương ghi trong hợp đồng lao động và trả lương cho người lao động.
Doanh nghiệp phải căn cứ theo Mức lương tối thiểu vùng hiện hành để quy định mức lương cho từng chức danh, công việc, nhóm công việc sao cho phù hợp với các nguyên tắc mà pháp luật quy định.
Doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì phải có Nội quy lao động bằng văn bản.
Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành Nội quy lao động thì doanh nghiệp phải nộp 01 bộ hồ sơ đăng ký Nội quy lao động với Sở Lao động – Thương binh và Xã hội (sau đây gọi tắt là Sở LĐTBXH) nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.
Khi có ý nguyện thành lập Công đoàn tại doanh nghiệp (sau đây gọi tắt là Công đoàn); thì trước tiên, những người lao động sẽ phải tổ chức Ban vận động thành lập Công đoàn tại doanh nghiệp (sau đây gọi tắt là Ban vận động) và nên liên hệ Công đoàn cấp trên trực tiếp cơ sở nơi gần nhất hướng dẫn, giúp đỡ, hỗ trợ việc thành lập Công đoàn.
Điều kiện để có thể thành lập Công đoàn là phải có ít nhất 05 đoàn viên Công đoàn Việt Nam; hoặc, phải có ít nhất 05 người lao động có đơn tự nguyện xin gia nhập Công đoàn Việt Nam.
10 - HOÀN THÀNH GÓP VỐN #
Đối với các loại hình như công ty TNHH, công ty cổ phần… thành viên, cổ đông phải thực hiện đúng cam kết góp vốn trong thời hạn quy định 90 ngày kể từ ngày được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Trường hợp có các phát sinh về góp vốn và thời hạn cam kết góp vốn, doanh nghiệp phải thực hiện làm thủ tục điều chỉnh giảm vốn điều lệ theo quy định.
+ Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài phải góp vốn theo đúng thời gian cam kết tại Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư. Nếu vi phạm thời gian này sẽ phát sinh nhiều vấn đề như là:
- Sau ngày cam kết góp vốn thì dù có chuyển tiền góp vốn ngân hàng cũng không ghi nhận buộc phải trả ngược về nước ngoài.
- Không thể góp vốn được nữa mà phải thực hiện thủ tục điều chỉnh Giấy chứng nhận đầu tư, bị phạt do vi phạm thời gian góp vốn, gián đoạn kinh doanh.
+ Tổ chức, cá nhân góp vốn phải góp đúng chủ thể, không được góp thay, góp bằng chủ thể khác.
+ Tiền góp vốn phải chuyển vào tài khoản vốn đầu tư trực tiếp mở hợp pháp tại Ngân hàng được phép mở tài khoản đầu tư.
11 -HOÀN THÀNH THỦ TỤC NẾU CÓ KINH DOANH NGÀNH NGHỀ CÓ ĐIỀU KIỆN #
+ Đối với ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện thì nhà đầu tư phải đáp ứng các điều kiện đầu tư kinh doanh theo quy định của pháp luật.
+ Điều kiện đầu tư kinh doanh là điều kiện cá nhân, tổ chức phải đáp ứng khi thực hiện hoạt động đầu tư kinh doanh trong ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện.
