Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là chủ thể không thể thiếu trong một doanh nghiệp. Đây được xem là phần nội dung thông tin quan trọng và không thể thiếu trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Và cũng là một trong các Chủ thể có quyền thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp bước đầu với Cơ quan nhà nước.
Dưới đây là hướng dẫn đầy đủ về Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, đây là những kiến thức cần biết đối với người đại diện đang làm đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp và người chuẩn bị thành lập doanh nghiệp.
1. KHÁI NIỆM, VAI TRÒ, TRÁCH NHIỆM CỦA NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT #
a. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là gì ?
Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.
b. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là ai?
Nếu chỉ dựa vào khái niệm cơ bản trên thì rất khó để xác định được ai sẽ là Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Do đó, căn cứ vào từng loại hình doanh nghiệp cụ thể để xác định Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Nhưng dù loại hình doanh nghiệp nào thì số lượng và Chức vụ của Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp đều được ghi nhận rõ ràng trong Điều lệ của công ty.
Người đại diện theo pháp luật của Công ty TNHH Một thành viên
Công ty TNHH Một thành viên có thể có một hoặc nhiều người Đại diện theo pháp luật.
Trong Công ty TNHH Một thành viên do tổ chức làm chủ sở hữu thì phải có ít nhất 01 Người đại diện theo pháp luật của công ty là Chủ tịch Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty hoặc Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Trường hợp Điều lệ công ty không quy định thì Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty là người đại diện theo pháp luật của công ty.
Người đại diện theo pháp luật của Công ty TNHH Hai Thành viên trở lên
Tương tự như Công ty TNHH Một thành viên thì Công ty TNHH Hai thành viên trở lên cũng có thể có một hoặc nhiều người Đại diện theo pháp luật.
Trong Công ty TNHH Hai thành trở lên Công ty cũng phải có ít nhất một người đại diện theo pháp luật là Chủ tịch Hội đồng thành viên hoặc Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Trường hợp Điều lệ công ty không quy định thì Chủ tịch Hội đồng thành viên là người đại diện theo pháp luật của công ty.
Người đại diện theo pháp luật của Công ty cổ phần
Công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật.
Đối với loại hình công ty cổ phần, quy định trong trường hợp công ty chỉ có một người đại diện theo pháp luật thì Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc Giám đốc hoặc Tổng giám đốc là người đại diện theo pháp luật của công ty. Trường hợp Điều lệ chưa có quy định thì Chủ tịch Hội đồng quản trị là người đại diện theo pháp luật của công ty. Trường hợp công ty có hơn một người đại diện theo pháp luật thì Chủ tịch Hội đồng quản trị và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc đương nhiên là người đại diện theo pháp luật của công ty.
Người đại diện theo pháp luật của Công ty Hợp danh
Khác nhất với các loại hình doanh nghiệp còn lại, đối với Công ty hợp danh, các thành viên hợp danh là người đại diện theo pháp luật của công ty. Ngoài ra, chỉ có Chủ tịch Hội đồng thành viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc mới có thể “Đại diện cho công ty với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án; đại diện cho công ty thực hiện quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật”.
Do đó có thể hiểu rằng, Người đại diện theo pháp luật của công ty hợp danh là thành viên hợp danh giữ chức vụ Chủ tịch Hội đồng thành viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc của Công ty.
Người đại diện theo pháp luật của Doanh nghiệp tư nhân
Chủ doanh nghiệp tư nhân là người đại diện theo pháp luật, đại diện cho doanh nghiệp tư nhân với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án, đại diện cho doanh nghiệp tư nhân thực hiện quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.
c. Trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp
Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có trách nhiệm sau đây:
- Thực hiện quyền và nghĩa vụ được giao một cách trung thực, cẩn trọng, tốt nhất nhằm bảo đảm lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp;
- Trung thành với lợi ích của doanh nghiệp; không lạm dụng địa vị, chức vụ và sử dụng thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh, tài sản khác của doanh nghiệp để tư lợi hoặc phục vụ lợi ích của tổ chức, cá nhân khác;
- Thông báo kịp thời, đầy đủ, chính xác cho doanh nghiệp về doanh nghiệp mà mình, người có liên quan của mình làm chủ hoặc có cổ phần, phần vốn góp theo quy định của Luật này.
- Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp chịu trách nhiệm cá nhân đối với thiệt hại cho doanh nghiệp do vi phạm trách nhiệm quy định nêu trên.
2. AI ĐƯỢC LÀM ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA DOANH NGHIỆP? #
Người làm đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp phải đáp ứng các yêu cầu sau đây:
i) Có đầy đủ năng lực hành vi dân sự đầy đủ
- Từ đủ 18 tuổi trở lên;
- Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ. Không bị Mất năng lực hành vi dân sự; Không phải là Người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi; Không bị Hạn chế năng lực hành vi dân sự.
ii) Không thuộc đối tượng bị cấm thành lập và quản lý doanh nghiệp sau đây:
“Tổ chức, cá nhân sau đây không có quyền thành lập và quản lý doanh nghiệp tại Việt Nam:
a) Cơ quan nhà nước, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân sử dụng tài sản nhà nước để thành lập doanh nghiệp kinh doanh thu lợi riêng cho cơ quan, đơn vị mình;
b) Cán bộ, công chức, viên chức theo quy định của Luật Cán bộ, công chức và Luật Viên chức;
c) Sĩ quan, hạ sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân, viên chức quốc phòng trong các cơ quan, đơn vị thuộc Quân đội nhân dân Việt Nam; sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp, công nhân công an trong các cơ quan, đơn vị thuộc Công an nhân dân Việt Nam, trừ người được cử làm đại diện theo ủy quyền để quản lý phần vốn góp của Nhà nước tại doanh nghiệp hoặc quản lý tại doanh nghiệp nhà nước;
d) Cán bộ lãnh đạo, quản lý nghiệp vụ trong doanh nghiệp nhà nước theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 88 của Luật này, trừ người được cử làm đại diện theo ủy quyền để quản lý phần vốn góp của Nhà nước tại doanh nghiệp khác;
đ) Người chưa thành niên; người bị hạn chế năng lực hành vi dân sự; người bị mất năng lực hành vi dân sự; người có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi; tổ chức không có tư cách pháp nhân;
e) Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc hoặc đang bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định; các trường hợp khác theo quy định của Luật Phá sản, Luật Phòng, chống tham nhũng.
Trường hợp Cơ quan đăng ký kinh doanh có yêu cầu, người đăng ký thành lập doanh nghiệp phải nộp Phiếu lý lịch tư pháp cho Cơ quan đăng ký kinh doanh;
g) Tổ chức là pháp nhân thương mại bị cấm kinh doanh, cấm hoạt động trong một số lĩnh vực nhất định theo quy định của Bộ luật Hình sự”
iii) Không bị nằm trong trường hợp sau đây:
- Bị treo (khóa) mã số thuế trên dữ liệu quản lý thuế và quản lý doanh nghiệp; Thông thường do nợ thuế bị cưỡng chế hoặc chưa hoàn tất thủ tục đối với doanh nghiệp khác mà người đó làm đại diện pháp luật, hoặc hộ kinh doanh cá thể chưa hoàn tất nghĩa vụ thuế bị khóa mã số thuế.
Trường hợp này không được quy định rõ ràng trong luật doanh nghiệp, tuy nhiên bị hạn chế do quy định của các luật chuyên ngành khác có liên quan
Người đại diện theo pháp luật không nhất thiết phải là người góp vốn tại Công ty.
3. SỐ LƯỢNG NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA DOANH NGHIỆP #
Việc doanh nghiệp có thể có một hoặc nhiều hơn một người đại diện pháp luật là quy định trở nên mở rộng và thoáng hơn so với các Luật trước đó. Tuy nhiên, ở khía cạnh ngược lại, “Một người được đại diện pháp luật mấy công ty?”, quy định pháp luật cho vấn đề này có giống với quy định về số lượng người đại diện pháp luật của một doanh nghiệp không?
a. Một người được đại diện pháp luật mấy công ty?
Nếu Luật doanh nghiệp 2005 quy định rằng một cá nhân chỉ được “đứng tên” một công ty không phân biệt trong hay ngoài nước; Giám đốc hoặc Tổng giám đốc không được đồng thời làm Giám đốc hoặc Tổng giám đốc của doanh nghiệp khác thì đến Luật doanh nghiệp 2014 và Luật doanh nghiệp 2020 quy định này đã được bãi bỏ hoàn toàn, chỉ trừ trường hợp loại lệ đối với Doanh nghiệp nhà nước.
Ngoài ra, theo quy định của Bộ luật dân sự 2015 thì một cá nhân, pháp nhân có thể đại diện cho nhiều cá nhân hoặc pháp nhân khác nhau nhưng không được nhân danh người được đại diện để xác lập, thực hiện giao dịch dân sự với chính mình hoặc với bên thứ ba mà mình cũng là người đại diện của người đó, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Từ những điều trên có thể thấy rằng, hiện nay pháp luật doanh nghiệp chỉ quy định một doanh nghiệp có thể có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật (tùy theo loại hình doanh nghiệp) nhưng không đề cập rõ đến vấn đề đại diện cho người công ty. Cũng có nghĩa là pháp luật không có quy định cấm trong trường hợp này.
| Nên có thể hiểu rằng, một người có thể được đứng tên để đại diện pháp luật cho nhiều Công ty. |
Những điểm lưu ý trong vấn đề một người đại diện pháp luật cho nhiều công ty
Pháp luật không quy định rõ việc một người có thể hay không được đại diện theo pháp luật cho nhiều công ty, nhưng lại có những ràng buộc nhất định với một số trường hợp cụ thể sau:
Đối với Công ty hợp danh:
Các thành viên hợp danh là người đại diện theo pháp luật của công ty. Thành viên hợp danh không được làm chủ doanh nghiệp tư nhân; không được làm thành viên hợp danh của công ty hợp danh khác trừ trường hợp được sự nhất trí của các thành viên hợp danh còn lại.
Từ quy định trên có thể thấy rằng nếu một người là Người đại diện theo pháp luật của công ty hợp danh thì không được đồng thời làm Người đại diện pháp luật của doanh nghiệp tư nhân và chỉ được làm Người đại diện theo pháp luật của công ty hợp danh khác khi có sự đồng ý của các thành viên hợp danh còn lại.
Đối với doanh nghiệp tư nhân:
Mỗi cá nhân chỉ được quyền thành lập một doanh nghiệp tư nhân. Chủ doanh nghiệp tư nhân không được đồng thời là chủ hộ kinh doanh, thành viên hợp danh của công ty hợp danh. Chủ doanh nghiệp tư nhân là người đại diện theo pháp luật của công ty.
Quy định trên được hiểu là khi một người là Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp tư nhân thì không được đồng thời là Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp tư nhân khác hoặc Công ty hợp danh khác.
b. Công ty có nhiều người đại diện theo pháp luật
Công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Điều lệ công ty quy định cụ thể số lượng, chức danh quản lý và quyền, nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
Nếu công ty có nhiều hơn một người đại diện theo pháp luật thì Điều lệ công ty quy định cụ thể quyền, nghĩa vụ của từng người đại diện theo pháp luật.
Trường hợp việc phân chia quyền, nghĩa vụ của từng người đại diện theo pháp luật chưa được quy định rõ trong Điều lệ công ty thì mỗi người đại diện theo pháp luật của công ty đều là đại diện đủ thẩm quyền của doanh nghiệp trước bên thứ ba; tất cả người đại diện theo pháp luật phải chịu trách nhiệm liên đới đối với thiệt hại gây ra cho doanh nghiệp theo quy định của pháp luật về dân sự và quy định khác của pháp luật có liên quan.
c. Yêu cầu về sự hiện diện và cư trú của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp
Doanh nghiệp phải bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam.
Mẫu giấy ủy quyền người đại diện theo pháp luật (file word)
(*) Khi chỉ còn lại một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam thì người này khi xuất cảnh khỏi Việt Nam phải ủy quyền bằng văn bản cho cá nhân khác cư trú tại Việt Nam thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật.
Trường hợp này, người đại diện theo pháp luật vẫn phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền.
(**) Trường hợp hết thời hạn ủy quyền theo quy định tại điểm (*) mà người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp chưa trở lại Việt Nam và không có ủy quyền khác thì thực hiện theo quy định sau đây:
Người được ủy quyền tiếp tục thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp tư nhân cho đến khi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp trở lại làm việc tại doanh nghiệp;
Người được ủy quyền tiếp tục thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần, công ty hợp danh cho đến khi người đại diện theo pháp luật của công ty trở lại làm việc tại công ty hoặc cho đến khi chủ sở hữu công ty, Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị quyết định cử người khác làm người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
(i) Trừ trường hợp quy định tại (ii) dưới đây, đối với doanh nghiệp chỉ còn một người đại diện theo pháp luật và người này vắng mặt tại Việt Nam quá 30 ngày mà không ủy quyền cho người khác thực hiện các quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc chết, mất tích, đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi, bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định thì chủ sở hữu công ty, Hội đồng thành viên, Hội đồng quản trị cử người khác làm người đại diện theo pháp luật của công ty.
(ii) Đối với công ty trách nhiệm hữu hạn có hai thành viên, nếu có thành viên là cá nhân làm người đại diện theo pháp luật của công ty chết, mất tích, đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc, trốn khỏi nơi cư trú, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi, bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định thì thành viên còn lại đương nhiên làm người đại diện theo pháp luật của công ty cho đến khi có quyết định mới của Hội đồng thành viên về người đại diện theo pháp luật của công ty.
(iii) Tòa án, cơ quan có thẩm quyền tiến hành tố tụng khác có quyền chỉ định người đại diện theo pháp luật tham gia tố tụng theo quy định của pháp luật.
4. THAY ĐỔI NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT #
Theo quy định của pháp luật thì doanh nghiệp có thể có một hoặc nhiều Người đại diện theo pháp luật, tùy vào loại hình doanh nghiệp. Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể thêm hoặc bỏ bớt, thay đổi Người đại diện theo pháp luật theo ý muốn và cấu trúc của công ty. Tuy nhiên, việc thay đổi này phải tiến hành thủ tục thông báo thay đổi Người đại diện theo pháp luật với Sở kế hoạch và Đầu tư.
a. Hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật
Hồ sơ thay đổi Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp bao gồm:
– Thông báo thay đổi người đại diện theo pháp luật
– Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật mới
– Nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp theo từng trường hợp cụ thể:
+ Công ty TNHH một thành viên: Nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật;
+ Công ty TNHH Hai thành viên trở lên: Nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp Hội đồng thành viên đối về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật;
+ Công ty cổ phần:
- Trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật làm thay đổi nội dung Điều lệ công ty: Nghị quyết và bản sao biên bản họp Đại hội đồng cổ đông về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật;
- Trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật không làm thay đổi nội dung của Điều lệ công ty ngoài nội dung họ, tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật của công ty quy định tại Điều 24 Luật Doanh nghiệp: Nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp Hội đồng quản trị.
– Trường hợp đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật theo quy định tại khoản 6 Điều 12 Luật Doanh nghiệp, thì Nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên được thay thế bằng bản sao văn bản xác nhận việc người đại diện theo pháp luật của công ty chết, mất tích, đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, bị tạm giam, đang chấp hành hình phạt tù, đang chấp hành biện pháp xử lý hành chính tại cơ sở cai nghiện bắt buộc, cơ sở giáo dục bắt buộc, trốn khỏi nơi cư trú, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự, có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi, bị Tòa án cấm đảm nhiệm chức vụ, cấm hành nghề hoặc làm công việc nhất định.
– Trường hợp người nộp hồ sơ là cá nhân được ủy quyền thì kèm theo hồ sơ phải có:
+ Văn bản ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục liên quan đến đăng ký doanh nghiệp;
+ Và bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân được ủy quyền.
b. Các bước thực hiện thay đổi người đại diện theo pháp luật
Khi đã chuẩn bị đầy đủ hồ sơ Thay đổi người đại diện theo pháp luật thì doanh nghiệp sẽ tiến hành các bước sau đây:
– Bước 1: Nộp hồ sơ. Có 3 cách để doanh nghiệp lựa chọn:
Cách 1: Nộp trực tiếp tại Cơ quan đăng ký kinh doanh thuộc Sở kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính;
Cách 2: Nộp qua dịch vụ bưu chính;
Cách 3: Nộp qua mạng thông tin điện tử qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
– Bước 2: Tiếp nhận và giải quyết hồ sơ: Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ tiếp nhận hồ sơ của doanh nghiệp và trả biên nhận có ngày hẹn nhận kết quả.
– Bước 3: Trả kết quả: Trong thời hạn 03 (ba) ngày làm việc, kể từ khi nhận hồ sơ. Có 2 cách nhận kết quả như sau:
Cách 1: Doanh nghiệp trực tiếp nhận tại Cơ quan đăng ký kinh doanh thuộc Sở kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính;
Cách 2: Đăng ký nhận kết quả qua dịch vụ bưu chính.
c. Thay đổi người đại diện theo pháp luật qua mạng
Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp sẽ thường xuyên cơ cấu lại mô hình tổ chức của công ty để định hướng cho sự phát triển trong tương lai. Một số vấn đề xoay quanh quyền hạn, trách nhiệm cũng như sự thay đổi Người đại diện theo pháp luật.
Khi tiến hành thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp thì có nhiều cách để tiến hành nộp hồ sơ với Cơ quan đăng ký doanh nghiệp. Cách thức thuận tiện nhất chính là nộp hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật qua mạng, quy trình đó được tiến hành như sau:
Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật
Bước 2: Nộp hồ sơ qua Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp
File word Hướng dẫn hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật qua mạng
