Xây dựng quy trình là gì? #
Qy trình trong doanh nghiệp là tập hợp các công việc, nhiệm vụ được thực hiện theo một thứ tự cố định, nhằm biến đổi các yếu tố đầu vào thành các kết quả đầu ra. Dựa vào chức năng và mục tiêu quản lý, xây dựng quy trình trong doanh nghiệp có thể chia thành nhiều quy trình lớn tổng hợp với các quy trình nhỏ khác nhau.
Tại sao lại cần phải có quy trình? #
Mỗi cá nhân có kiến thức, kỹ năng khác nhau dẫn đến cách làm việc khác nhau. Quy trình giúp cho người thực hiện công việc biết rằng trong một nghiệp vụ thì họ phải tiến hành những bước công việc nào, làm ra sao và phải cần đạt kết quả như thế nào? Sẽ không có tình trạng nhân viên nhận chỉ thị của Sếp mà không biết phải làm thế nào? Hay tình trạng làm đi làm lại mà vẫn không đúng ý Sếp.
Ví dụ: Phòng Hành chính – Nhân sự có quy trình tuyển dụng, nhân viên HCNS sẽ biết bản “Danh sách ứng viên dự tuyển” phải bao gồm những thông tin gì để cho Trưởng phòng HCNS + Trưởng phòng/bộ phận xem xét, sang lọc hồ sơ, chọn ra những người đủ tiêu chuẩn để phỏng vấn.
Đối với những quá trình công việc cần sự phối hợp nhóm (teamwork) thì quy trình giúp cho các thành viên phối hợp với nhau một cách ăn khớp và đúng trình tự mà không phải thắc mắc rằng việc này do ai làm? Làm như thế nào?
Ví dụ: Quy trình mua hàng của phòng kế toán sẽ giúp nhân viên HCNS biết và thực hiện đúng các thủ tục khi mua tài sản cho Công ty, phối hợp với nhân viên kế toán thanh toán tốt hơn.
Quy trình cũng giúp ích cho các cấp quản lý kiểm soát tiến độ và chất lượng công việc do nhân viên thực hiện
Ví dụ: Trưởng phòng HCNS nhìn vào Phiếu đánh giá ứng viên, có ghi mức lương, phụ cấp, ngày bắt đầu đi làm, có chữ ký của những người liên quan sẽ biết Nhân viên HCNS soạn Hợp đồng cho người lao động có đúng hay không?
Các rào cản trong quá trình thực hiện là gì? #
Bản thân các cấp quản lý không chịu đầu tư thời gian để làm quy trình, cho rằng làm quy trình mất thời gian, còn phải nhiều việc kiếm tiền. Nhưng bản thân cách nhìn này chưa phải là dài hạn và họ thực sự chưa nhận thức rõ được tác dụng của quy trình, cũng như hiểu được rằng mất thời gian một chút nhưng họ sẽ rất nhàn về sau trong việc quản lý và kiểm soát công việc của nhân viên.
Cho rằng quy trình là mất thời gian, phức tạp rườm rà, trao đổi trực tiếp với nhau cho nhanh. Trao đổi trực tiếp là một điều rất tốt, nhưng sau khi bàn bạc, thống nhất thì các điểm đó phải được lên giấy tờ. Nhiều khi nói chuyện với nhau ba ngày sau sẽ quên mất mình nói gì, hoặc nhớ nhưng không dủ ý. Trong nhiều trường hợp thành ra phát sinh tranh luận không đáng có, đại loại như “Ý anh không phải như vậy” hay “Mỗi ngày anh nói một kiểu, em biết làm thế nào”.
Người làm quy trình chưa nắm rõ hoàn toàn về mặt nghiệp vụ, thước đo của một quy trình có hiệu quả hay không thể hiện ở việc người tuân thủ nó có thể thực hiện một cách trôi chảy, quy trình giúp họ thực hiện công việc đạt chất lượng tốt hơn.
Nội dung của hệ thống tài liệu hướng dẫn hiện có quá sơ sài. Các tài liệu không phản ánh đúng và đủ các hoạt động thực tiễn đang diễn ra thực tế tại doanh nghiệp. Trong khi doanh nghiệp lại không tiến hành cải tiến, xem xét lại hệ thống tài liệu sau một thời gian dài triển khai không hiệu quả.
Quá ít biểu mẫu, hồ sơ phản ánh các hoạt động của nhân viên, dẫn đến khó đo lường và đánh giá hiệu quả công việc, khó giải quyết tranh chấp hay vi phạm. Chưa có công cụ quản lý phù hợp với tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Ý nghĩa mang lại từ các quy trình là gì? #
Chỉ xây dựng một lần nhưng từ đó doanh nghiệp sẽ mãi đi lên
Nếu không có quy trình, bạn sẽ làm đi làm lại một việc theo một cách có thể không hiệu quả và bản chất trí não vốn rất lười, nó không chịu nhận ra sự sai lầm trong công việc thường ngày.
Khi xây dựng được quy trình, doanh nghiệp bạn giảm thiểu rủi ro trong quá trình vận hành do các đầu công việc/ nhiệm vụ đã được xác định rõ ràng, chuẩn hóa theo thứ tự. Nhanh chóng tạo ra những bước tiến mới và đột phá nhờ các đầu việc cũ đã được tối ưu và giải quyết triệt để.
Xây dựng tinh thần làm việc năng động, công việc vận hành trôi chảy, tăng năng suất, môi trường làm việc công ty trở nên chuyên nghiệp hơn.
Giải phóng lãnh đạo
Khi một người khác có thể thay thể ban lãnh đạo làm một việc gì đó tốt bằng như chính họ làm thậm chí tốt hơn, đó là niềm vui sướng vì lúc này ban lãnh đạo có thể làm một công việc khác, đối đầu với một thử thách mới, sẽ không còn những giờ phút khổ sở giải quyết sự vụ hàng ngày nữa, những lỗi nhỏ nhặt khiến họ tốn thời gian sẽ mãi mãi biến mất.
Có quy trình là ban lãnh đạo đã chuyển giao toàn bộ tinh hoa, kinh nghiệm, các phương án xử lý cho người mới và khi đó họ sẽ tự động làm việc và ban lãnh đạo sẽ thoải mái tự do để làm các công việc khác quan trọng hơn.
Cách thiết lập như thế nào? #
- Xác định nhu cầu và mục đích của doanh nghiệp;
- Xác định phạm vi áp dụng của quy trình sẽ được xây dựng;
- Tìm hiểu cách vận hành của doanh nghiệp qua trao đổi với các bộ phận có liên quan;
- Thu thập thông tin, đánh giá hệ thống hiện tại của bộ phận cần xây dựng quy trình;
- Thu thập thông tin, đánh giá đội ngũ nhân sự sẽ thực hiện quy trình;
- Thu thập thông tin, đánh hệ thống phần mềm, công cụ quản lý hiện có của doanh nghiệp;
- Tổng hợp thông tin, phân tích, đánh giá, phác thảo các đề xuất với doanh nghiệp.
- Thiết lập các chu trình, diễn giải, biểu mẫu theo nhu cầu của doanh nghiệp và tư vấn mức độ phù hợp của phần mềm, công cụ quản lý cho doanh nghiệp, cũng như tư vấn mức độ phù hợp của đội ngũ nhân sự có liên quan.
- Ban lãnh đạo doanh nghiệp phê duyệt các chu trình, phê duyệt phương án tổ chức nhân sự, phê duyệt phương án sử dụng phần mềm, công cụ quản lý.
- Triển khai các chu trình vào thực tế và hướng dẫn đội ngũ nhân sự của doanh nghiệp thực hiện.
Làm sao để sử dụng quy trình hiệu quả? #
Quy trình được lập ra và thống nhất thực hiện là một điều cần thiết cho tác nghiệp của nhân viên và là công cụ kiểm soát cho các cấp quản lý. Yếu tố con người và công cụ quản lý đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính hiệu quả của quy trình.
Quy trình tốt hay không được đánh giá qua mức độ vận dụng vào thực tiễn và nó phải nâng cao chất lượng của người thực hiện công việc.
Thường xuyên đối chiếu và kiểm tra quy trình, cập nhật quy trình để phù hợp với tình hình kinh doanh hiện tại. Có thể sử dụng các dịch vụ chuyên gia bên ngoài để kiểm tra đánh giá rủi ro từ một quy trình cụ thể.
Quy trình được lập ra không có nghĩa là hoàn toàn dập khuôn, trong một số trường hợp nó phải được vận dụng linh hoạt, tránh mắc bệnh giấy tờ.
