Hệ thống thông tin quản lý (Management Information System – MIS), là một cơ sở dữ liệu được máy tính hóa để đối chiếu, tóm tắt và phân tích bất kỳ loại thông tin nào hữu ích cho các nhà quản lý của công ty. Mặc dù thường được sử dụng để tham chiếu đến dữ liệu tài chính, MIS cũng có thể quản lý thông tin trong tất cả các khía cạnh khác của hoạt động của công ty, bao gồm các lĩnh vực khác nhau như nguồn nhân lực, bán hàng, kiểm soát hàng tồn kho, tiếp thị truyền thông xã hội và các khía cạnh khác của hoạt động kinh doanh mà nhóm quản lý cần biết.
Đây là các khía cạnh hữu ích của Hệ thống thông tin quản lý #
MIS cho Bán hàng và Tiếp thị #
Hệ thống thông tin quản lý cho bộ phận bán hàng và tiếp thị của một công ty, tổng hợp và phân tích thông tin về khách hàng và khách hàng tiềm năng. Thông thường, thông tin được quét hoặc lấy từ biên lai của khách hàng, giao dịch thẻ khách hàng thân thiết hoặc biên nhận thẻ tín dụng.
Thông tin có thể được tổng hợp để làm nổi bật các xu hướng và mô hình mua, xác định khách hàng mua nhiều lần và mua nhiều nhất, đồng thời nhắm mục tiêu các nỗ lực tiếp thị sản phẩm để giải quyết các phân khúc có liên quan của cơ sở khách hàng.
Có được những loại thông tin chi tiết này có thể giúp công ty phát triển và điều chỉnh chiến lược tiếp thị của mình, dẫn đến giảm chi phí và tăng hiệu quả của bộ phận bán hàng.
MIS để quản lý nguồn nhân lực #
Hệ thống thông tin nguồn nhân lực xử lý dữ liệu nhân viên như thông tin nhân sự cơ bản, chấm công và giờ làm, xếp hạng đánh giá hiệu suất và theo dõi tiền lương. Vì dữ liệu có thể bao gồm thông tin cá nhân – tên, địa chỉ và số Bảo hiểm xã hội – nên việc bảo vệ quyền riêng tư và duy trì bảo mật là điều tối quan trọng.
Cơ sở dữ liệu HRM có thể truy cập thông tin cho bất kỳ nhân viên nào, giảm chi phí lưu giữ hồ sơ giấy. Khi được tổng hợp, hệ thống có thể cung cấp thông tin xu hướng cho phản hồi của ban quản lý trong các lĩnh vực như cải thiện nỗ lực tuyển dụng, quản lý lợi ích và quản lý lịch trình cũng như quy trình làm việc.
MIS cho Kế toán và Tài chính #
Hệ thống thông tin quản lý trong kế toán được thiết kế để lưu trữ và tổng hợp dữ liệu tài chính. Ví dụ, các phân tích kết quả được sử dụng cả trong nội bộ, bởi các nhà quản lý và CFO, và bên ngoài bởi các nhà tư vấn, cơ quan quản lý, cơ quan thuế và những người khác. Các báo cáo do MIS kế toán tạo ra bao gồm báo cáo lãi lỗ, theo dõi các khoản phải thu và các báo cáo tài chính khác.
Bởi vì các báo cáo này cho phép ban giám đốc phân tích tình hình tài chính của công ty, do đó dữ liệu đầu vào vào hệ thống bắt buộc phải đầy đủ, chính xác và an toàn.
MIS và Bộ phận công nghệ thông tin #
Có lẽ hơn bất kỳ bộ phận nào khác, bộ phận công nghệ thông tin của một công ty có vai trò kép với MIS.
Đầu tiên, hệ thống có thể lưu trữ và phân tích dữ liệu về bộ phận CNTT, giống như đối với bất kỳ bộ phận nào khác. Điều này có thể dẫn đến tiết kiệm và hiệu quả hơn trong việc sử dụng CNTT của công ty. Ví dụ: dữ liệu có thể cho thấy rằng các kỹ thuật viên CNTT dành rất nhiều thời gian để khắc phục sự cố nhỏ cho các bộ phận khác. Một giải pháp có thể là đào tạo nhân viên chủ chốt trở thành quản trị viên cơ sở dữ liệu cho các bộ phận của họ, cho phép họ thực hiện việc khắc phục sự cố cấp thấp, do đó tiết kiệm thời gian cho nhân viên CNTT đối với các vấn đề nghiêm trọng hơn.
Ngoài ra, bộ phận CNTT ở hầu hết các công ty có thể sẽ đóng một vai trò quan trọng trong việc mua lại, cài đặt và phục vụ bất kỳ MIS nào mà công ty áp dụng.
Các chuyên gia CNTT có thể được kêu gọi để đánh giá các đặc điểm kỹ thuật của bất kỳ hợp đồng MIS nào và có đầu vào về lập trình và khả năng của hệ thống. Tuy nhiên, các nhà quản lý và quản trị viên trong các bộ phận khác nhau nên suy nghĩ kỹ về loại thông tin họ yêu cầu để thực hiện công việc của họ, cách đảm bảo rằng dữ liệu đầu vào là chính xác và cách bảo vệ dữ liệu nhạy cảm.
