Nội quy lao động và quy chế lương thường bị coi là giấy tờ của doanh nghiệp lớn, nhưng thực ra là công cụ quản trị con người từ những nhân viên đầu tiên. Mọi doanh nghiệp đều phải ban hành nội quy lao động; từ 10 người lao động trở lên thì nội quy phải bằng văn bản và đăng ký với cơ quan quản lý lao động cấp tỉnh, dưới 10 người thì nội dung kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất phải được thỏa thuận trong hợp đồng lao động. Thang lương, bảng lương phải được xây dựng và công bố trước khi áp dụng, quy chế thưởng phải công bố công khai. Thiếu quy định về hành vi vi phạm và hình thức xử lý có thể khiến doanh nghiệp không đủ căn cứ xử lý kỷ luật; thiếu quy chế lương thì mỗi lần tăng lương, thưởng dễ trở thành một cuộc thương lượng riêng.

Nội quy lao động: khi nào, gồm những gì?

Nội dung

Quy định

Phải ban hành

Người sử dụng lao động phải ban hành nội quy lao động; sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì nội quy phải bằng văn bản (khoản 1 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019). Sử dụng dưới 10 người lao động thì không bắt buộc nội quy bằng văn bản nhưng phải thỏa thuận nội dung về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động (khoản 1 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP).

Nội dung chủ yếu

Thời giờ làm việc, nghỉ ngơi; trật tự nơi làm việc; an toàn, vệ sinh lao động; phòng, chống quấy rối tình dục; bảo vệ tài sản, bí mật kinh doanh, sở hữu trí tuệ; tạm thời chuyển người lao động làm việc khác; hành vi vi phạm kỷ luật và hình thức xử lý; trách nhiệm vật chất; người có thẩm quyền xử lý kỷ luật (khoản 2 Điều 118).

Thông báo

Nội quy phải được thông báo đến người lao động và niêm yết những nội dung chính ở nơi cần thiết (khoản 4 Điều 118).

Đăng ký

Doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên đăng ký nội quy tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, nộp hồ sơ trong 10 ngày kể từ ngày ban hành (khoản 1, 2 Điều 119).

Pháp luật cấm xử lý kỷ luật lao động đối với hành vi vi phạm không được quy định trong nội quy lao động, không được thỏa thuận trong hợp đồng lao động hoặc pháp luật lao động không quy định (khoản 3 Điều 127). Doanh nghiệp cũng không được phạt tiền, cắt lương thay cho xử lý kỷ luật (khoản 2 Điều 127). Vì vậy, dù chưa đến mốc 10 người, doanh nghiệp nên quy định rõ hành vi vi phạm và hình thức xử lý ngay từ đầu, trong nội quy hoặc trong hợp đồng lao động.

Thang lương, bảng lương và quy chế lương

Người sử dụng lao động phải xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động làm cơ sở để tuyển dụng, sử dụng lao động, thỏa thuận mức lương ghi trong hợp đồng và trả lương; thang lương, bảng lương và mức lao động phải được công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện (Điều 93 Bộ luật Lao động 2019). Mức lương theo công việc hoặc chức danh không được thấp hơn lương tối thiểu vùng (khoản 2 Điều 90).

Quy chế lương nên trả lời được: lương được trả theo công việc hay theo năng lực; các khoản phụ cấp nào, điều kiện hưởng; khi nào xét tăng lương; trả lương vào ngày nào, bằng hình thức nào. Hướng dẫn xây dựng thang lương theo lương tối thiểu vùng mới xem Hướng dẫn xây dựng thang lương cho doanh nghiệp (2026).

Quy chế thưởng

Thưởng căn cứ vào kết quả sản xuất, kinh doanh và mức độ hoàn thành công việc của người lao động. Quy chế thưởng do người sử dụng lao động quyết định và công bố công khai tại nơi làm việc (Điều 104 Bộ luật Lao động 2019). Có quy chế thưởng rõ ràng giúp nhân viên biết làm gì để được thưởng, và giúp khoản thưởng có căn cứ khi ghi nhận chi phí.

Vì sao nên có sớm?

Có căn cứ xử lý kỷ luật ngay từ những vi phạm đầu tiên, thay vì xử lý cảm tính.
Tăng lương, thưởng theo nguyên tắc, không phụ thuộc vào thương lượng riêng từng người.
Căn cứ đóng bảo hiểm minh bạch: mức lương và phụ cấp được xác định rõ theo thang bảng lương, giảm tranh cãi về tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội.
Chuẩn bị sẵn cho mốc 10 người lao động, khi nội quy phải bằng văn bản và đăng ký.