Chi phí thật của một nhân viên: lương, BHXH và các khoản đi kèm

Chi phí của một nhân viên không dừng ở mức lương thỏa thuận. Trên tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm, doanh nghiệp đóng thêm 17% bảo hiểm xã hội, 3% bảo hiểm y tế và 1% bảo hiểm thất nghiệp, tức 21%, chưa kể bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp và kinh phí công đoàn. Cộng thêm ngày nghỉ phép hưởng lương, làm thêm giờ, thưởng, phúc lợi và chi phí tuyển dụng, chi phí thật thường cao hơn đáng kể con số ghi trên hợp đồng. Lập ngân sách đúng từ đầu giúp doanh nghiệp tuyển người mà không bị hụt dòng tiền.

Các khoản doanh nghiệp đóng trên tiền lương

Người lao động cũng đóng phần của mình (8% bảo hiểm xã hội theo điểm a khoản 1 Điều 33 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, 1,5% bảo hiểm y tế, 1% bảo hiểm thất nghiệp), được doanh nghiệp khấu trừ khi trả lương. Phần này không làm tăng chi phí của doanh nghiệp nếu lương thỏa thuận là lương gộp (gross).

Đóng bảo hiểm trên con số nào?

Tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác (điểm b khoản 1 Điều 31 Luật Bảo hiểm xã hội 2024). Theo khoản 1 Điều 7 Nghị định 158/2025/NĐ-CP, phụ cấp lương tính vào căn cứ đóng là khoản bù đắp điều kiện lao động, tính chất phức tạp công việc, điều kiện sinh hoạt, mức độ thu hút lao động mà mức lương chưa tính đến; khoản bổ sung khác là khoản xác định được mức tiền cụ thể cùng với mức lương, được thỏa thuận trong hợp đồng và trả thường xuyên, ổn định. Không tính các khoản phụ cấp, khoản bổ sung phụ thuộc hoặc biến động theo năng suất lao động, quá trình làm việc và chất lượng thực hiện công việc. Vì vậy cần phân loại từng khoản theo bản chất, không chỉ dựa vào tên gọi hay tần suất trả: đổi tên một phần lương cố định thành “phụ cấp” không làm nó ra khỏi căn cứ đóng. Tiền lương làm căn cứ đóng thấp nhất bằng mức tham chiếu và cao nhất bằng 20 lần mức tham chiếu (điểm đ khoản 1 Điều 31 Luật Bảo hiểm xã hội 2024); mức lương theo công việc không được thấp hơn lương tối thiểu vùng (khoản 2 Điều 90 Bộ luật Lao động 2019).

Các chi phí dễ bị bỏ sót

• Nghỉ hằng năm hưởng nguyên lương: 12 ngày làm việc mỗi năm với công việc trong điều kiện bình thường, tính theo tỷ lệ nếu làm chưa đủ 12 tháng (khoản 1, 2 Điều 113 Bộ luật Lao động 2019).
• Làm thêm giờ, thưởng, phúc lợi theo thỏa thuận và quy chế của doanh nghiệp.
• Thời gian thử việc: lương ít nhất bằng 85% mức lương của công việc (Điều 26 Bộ luật Lao động 2019), cũng là một khoản chi trước khi nhân viên tạo ra hiệu quả.
• Tuyển dụng và đào tạo ban đầu, trang thiết bị làm việc.

Ví dụ ước tính nhanh

Một nhân viên có lương gộp 10.000.000 đồng/tháng, toàn bộ là khoản trả thường xuyên làm căn cứ đóng bảo hiểm. Doanh nghiệp đóng thêm 21% (bảo hiểm xã hội, y tế, thất nghiệp), tức 2.100.000 đồng; tổng chi phí tối thiểu khoảng 12.100.000 đồng/tháng, chưa gồm bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, kinh phí công đoàn, thưởng và phúc lợi. Nhân với 12 tháng, chi phí năm của một vị trí đã vượt 145 triệu đồng trước khi tính đến các khoản khác.

Cam kết lương gộp hay lương thực nhận?

Khi cam kết lương thực nhận (net), doanh nghiệp gánh thêm phần bảo hiểm và thuế thu nhập cá nhân lẽ ra người lao động chịu, nên chi phí thật cao hơn và khó dự báo khi chính sách thay đổi. Cam kết lương gộp (gross) giúp chi phí minh bạch và dễ so sánh. Có thể dùng công cụ tính lương gross – net và công cụ thiết kế cơ cấu lương và chi phí nhân sự để ước tính.

Các nghĩa vụ nhân sự tiền lương khác của năm đầu xem Cẩm nang hiểu biết về nhân sự tiền lương cho doanh nghiệp mới thành lập.