Cẩm nang | Hiểu biết về nhân sự tiền lương cho doanh nghiệp mới thành lập

Từ người lao động đầu tiên, doanh nghiệp đã có đủ các nghĩa vụ của một người sử dụng lao động: ký hợp đồng lao động bằng văn bản trước khi nhận người vào làm, đăng ký bảo hiểm xã hội trong 30 ngày, khấu trừ thuế thu nhập cá nhân khi trả lương, xây dựng thang lương, bảng lương, lập sổ quản lý lao động và báo cáo tình hình sử dụng lao động định kỳ. Làm đúng từ đầu không tốn nhiều công sức hơn làm sai, nhưng sửa lại sau một thời gian thì tốn kém hơn nhiều: truy đóng bảo hiểm, điều chỉnh hợp đồng, xử lý tranh chấp. Cẩm nang này giúp giám đốc nắm bức tranh nhân sự tiền lương của doanh nghiệp mới và những điểm hay sai trong thực tế.

Từ người lao động đầu tiên: những việc phải làm

• Ký hợp đồng lao động trước khi nhận vào làm việc (khoản 2 Điều 13 Bộ luật Lao động 2019), bằng văn bản hoặc phương tiện điện tử; chỉ hợp đồng dưới 01 tháng mới được giao kết bằng lời nói, trừ một số trường hợp (Điều 14).
• Đăng ký bảo hiểm xã hội bắt buộc trong 30 ngày kể từ ngày người lao động thuộc đối tượng tham gia (khoản 1 Điều 28 Luật Bảo hiểm xã hội 2024). Xem Nghĩa vụ BHXH của doanh nghiệp mới.
• Trả lương không thấp hơn lương tối thiểu vùng (khoản 2 Điều 90 Bộ luật Lao động 2019). Năm 2026, mức lương tối thiểu tháng là 5.310.000 đồng (vùng I), 4.730.000 đồng (vùng II), 4.140.000 đồng (vùng III), 3.700.000 đồng (vùng IV) (khoản 1 Điều 3 Nghị định 293/2025/NĐ-CP).
• Xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động, công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện (Điều 93 Bộ luật Lao động 2019). Xem Nội quy và quy chế lương.
• Lập sổ quản lý lao động trong 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, bằng bản giấy hoặc bản điện tử (khoản 1, 2 Điều 3 Nghị định 145/2020/NĐ-CP).
• Khấu trừ thuế thu nhập cá nhân khi trả lương, tiền công theo quy định (Điều 50 Nghị định 253/2026/NĐ-CP).

Nghĩa vụ định kỳ trong năm

Chi phí thật của một nhân viên

Ngoài lương, doanh nghiệp đóng thêm bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và các khoản đi kèm tính trên tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm. Lập ngân sách tuyển dụng chỉ theo mức lương thỏa thuận sẽ thiếu. Xem Chi phí thật của một nhân viên: lương, BHXH và các khoản đi kèm.

Những điểm doanh nghiệp mới hay sai

1. Gọi là cộng tác viên nhưng làm việc như nhân viên

Hai bên thỏa thuận bằng tên gọi khác nhưng có nội dung về việc làm có trả công, tiền lương và sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên thì vẫn được coi là hợp đồng lao động (khoản 1 Điều 13 Bộ luật Lao động 2019), và người làm việc vẫn thuộc đối tượng bảo hiểm xã hội bắt buộc (điểm a khoản 1 Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2024). Xem Thử việc, hợp đồng lao động, hợp đồng dịch vụ: chọn loại nào.

2. Đóng bảo hiểm trên mức lương thấp hơn thực tế

Tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác (điểm b khoản 1 Điều 31 Luật Bảo hiểm xã hội 2024). Theo khoản 1 Điều 7 Nghị định 158/2025/NĐ-CP, phụ cấp lương tính vào căn cứ đóng là khoản bù đắp điều kiện lao động, tính chất phức tạp công việc, điều kiện sinh hoạt, mức độ thu hút lao động mà mức lương chưa tính đến; khoản bổ sung khác là khoản xác định được mức tiền cụ thể cùng với mức lương, được thỏa thuận trong hợp đồng và trả thường xuyên, ổn định. Không tính các khoản phụ cấp, khoản bổ sung phụ thuộc hoặc biến động theo năng suất lao động, quá trình làm việc và chất lượng thực hiện công việc. Vì vậy cần phân loại từng khoản theo bản chất, không chỉ dựa vào tên gọi hay tần suất trả: đổi tên một phần lương cố định thành “phụ cấp” không làm nó ra khỏi căn cứ đóng. Xem Đóng BHXH thấp hơn mức lương thực tế bị xử phạt thế nào?.

3. Quên bảo hiểm xã hội của chính giám đốc

Người quản lý doanh nghiệp là công dân Việt Nam thuộc đối tượng bảo hiểm xã hội bắt buộc, kể cả khi không hưởng tiền lương (điểm i, điểm n khoản 1 Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2024), trừ các trường hợp pháp luật loại trừ hoặc đã tham gia theo đối tượng khác. Người quản lý không hưởng lương áp dụng mức đóng và phương thức đóng riêng (khoản 4 Điều 33). Người nước ngoài tham gia theo điều kiện riêng tại khoản 2 Điều 2. Xem Doanh nghiệp một người vẫn thuộc diện đóng BHXH.

4. Khai chi phí lương cho người không thực sự làm việc

Tiền lương, tiền công hạch toán vào chi phí nhưng thực tế không chi trả hoặc không có hóa đơn, chứng từ không được tính vào chi phí được trừ (điểm h khoản 2 Điều 9 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025). Xem chỉ đạo xử lý gian lận thông tin cá nhân để khai chi phí tiền lương.

Lương của giám đốc và người góp vốn

Lương của chủ công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do cá nhân làm chủ, chủ doanh nghiệp tư nhân không được tính vào chi phí được trừ; thù lao cho sáng lập viên không trực tiếp điều hành cũng vậy. Xem Lương của giám đốc và thành viên góp vốn: trả thế nào cho đúng và hợp lý.

Khi doanh nghiệp đã ổn định nhân sự, các nội dung chuyên sâu hơn về quản lý lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội xem Cẩm nang quản lý lao động, tiền lương, BHXH.

Câu hỏi thường gặp