Nghĩa vụ BHXH của doanh nghiệp mới: bắt đầu từ khi nào

Nghĩa vụ bảo hiểm xã hội của doanh nghiệp bắt đầu từ người lao động đầu tiên ký hợp đồng lao động từ đủ 01 tháng trở lên, và từ chính người quản lý doanh nghiệp là công dân Việt Nam, kể cả khi không hưởng lương, trừ các trường hợp pháp luật loại trừ. Với người lao động, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ tham gia trong 30 ngày kể từ ngày người lao động thuộc đối tượng, và đóng hằng tháng chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng tiếp theo. Quá các mốc này là chậm đóng; sau 60 ngày, nhiều trường hợp đã bị xếp vào trốn đóng, với hệ quả nặng hơn nhiều.

Ai phải tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc?

• Người lao động là công dân Việt Nam làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn, hoặc xác định thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên, kể cả khi hợp đồng mang tên gọi khác nhưng có nội dung về việc làm có trả công, tiền lương và sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên (điểm a khoản 1 Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2024).
• Người làm việc không trọn thời gian có tiền lương trong tháng bằng hoặc cao hơn tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc thấp nhất (điểm l khoản 1 Điều 2).
• Người quản lý doanh nghiệp là công dân Việt Nam, có hưởng tiền lương (điểm i khoản 1 Điều 2) hoặc không hưởng tiền lương (điểm n khoản 1 Điều 2), trừ các trường hợp pháp luật loại trừ hoặc đã tham gia theo đối tượng khác.

Người lao động nước ngoài tham gia khi làm việc theo hợp đồng lao động xác định thời hạn từ đủ 12 tháng trở lên, trừ trường hợp di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp, đã đủ tuổi nghỉ hưu khi giao kết hợp đồng, hoặc điều ước quốc tế có quy định khác (khoản 2 Điều 2). Doanh nghiệp chỉ có giám đốc, chưa có nhân viên, vẫn có thể có nghĩa vụ này. Xem Doanh nghiệp một người vẫn thuộc diện đóng BHXH.

Các mốc thời gian cần nhớ

Đóng bao nhiêu?

Phần dưới áp dụng cho người lao động mà doanh nghiệp và người lao động cùng đóng. Người quản lý doanh nghiệp không hưởng tiền lương áp dụng cơ chế riêng: tự lựa chọn tiền lương làm căn cứ đóng từ mức tham chiếu đến 20 lần mức tham chiếu, đóng 25% (3% vào quỹ ốm đau, thai sản; 22% vào quỹ hưu trí, tử tuất), trực tiếp hoặc qua doanh nghiệp theo phương thức hằng tháng, 03 tháng hoặc 06 tháng một lần (điểm d khoản 1 Điều 31, khoản 4 Điều 33 Luật Bảo hiểm xã hội 2024).

Ví dụ và các khoản đi kèm khác xem Chi phí thật của một nhân viên.

Chậm đóng và trốn đóng khác nhau thế nào?

• Chậm đóng: chưa đóng hoặc đóng chưa đủ số tiền theo hồ sơ đã đăng ký kể từ sau hạn đóng; hoặc không đăng ký, đăng ký không đủ số người phải tham gia trong 60 ngày kể từ ngày hết hạn đăng ký (khoản 1, 2 Điều 38).
• Trốn đóng: sau 60 ngày kể từ ngày hết hạn đăng ký mà vẫn không đăng ký hoặc đăng ký không đủ số người; đăng ký tiền lương làm căn cứ đóng thấp hơn quy định; không đóng hoặc đóng không đủ số tiền đã đăng ký sau 60 ngày kể từ hạn đóng và đã được đôn đốc (khoản 1 Điều 39).

Hai khái niệm này chỉ hành vi của người sử dụng lao động đối với người lao động mà doanh nghiệp có trách nhiệm đăng ký, đóng bảo hiểm. Trong đó, đăng ký tiền lương làm căn cứ đóng thấp hơn quy định được xếp vào nhóm trốn đóng ngay, không qua giai đoạn chậm đóng. Mức xử phạt và trách nhiệm liên quan xem Mức phạt vi phạm BHXH, BHTN theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP và xử lý hình sự hành vi chậm đóng, trốn đóng.

Việc cần làm khi có người lao động đầu tiên

• Ký hợp đồng lao động bằng văn bản trước ngày bắt đầu làm việc.
• Xác định tiền lương làm căn cứ đóng theo thang bảng lương, gồm cả các khoản phụ cấp trả thường xuyên.
• Nộp hồ sơ tham gia trong 30 ngày, kể cả cho giám đốc nếu thuộc đối tượng tham gia.
• Đặt lịch chuyển tiền đóng bảo hiểm hằng tháng trước ngày cuối cùng của tháng tiếp theo.
• Cập nhật sổ quản lý lao động và báo cáo tình hình thay đổi lao động định kỳ.

Bức tranh nhân sự tiền lương năm đầu xem Cẩm nang hiểu biết về nhân sự tiền lương cho doanh nghiệp mới thành lập.