Một trong những biểu hiện của sự nỗ lực, quyết tâm tăng cường quản lý thuế và hạn chế gian lận thuế của Chính phủ Việt Nam trong những năm gần đây là việc thắt chặt kiểm soát hóa đơn và chứng từ đầu vào của doanh nghiệp. Công tác này đánh dấu một bước quan trọng hướng tới đảm bảo một môi trường kinh doanh minh bạch và nâng cao ý thức, trách nhiệm giải trình của doanh nghiệp.
Một trong những nhiệm vụ quan trọng đầu tiên, doanh nghiệp cần phải đảm bảo rằng bộ hồ sơ chứng minh các giao dịch phát sinh là CÓ THẬT, có cơ sở phát sinh một cách logic, có liên quan và cần thiết cho lĩnh vực mình hoạt động.
Vậy, một bộ hồ sơ cơ bản, đảm bảo đủ tiêu chuẩn chứng minh các giao dịch là có thật bao gồm những gì? Bài viết dưới đây sẽ giúp Quý doanh nghiệp giải mã các vấn đề này.
1. Bộ hồ sơ chứng từ kế toán là gì? #
Chứng từ kế toán là bằng chứng quan trọng phản ánh khoản chi, nghiệp vụ tài chính của mỗi doanh nghiệp. Bởi chứng từ có hợp lý thì kế toán mới có thể hạch toán, chứng minh giao dịch là có thật để doanh nghiệp được khấu trừ thuế.
Tìm hiểu: Như thế nào là một hóa đơn, chứng từ hợp pháp, hợp lý, hợp lệ
Dưới đây là gợi ý cho một bộ hồ sơ chứng từ kế toán đầy đủ của một số nghiệp vụ thông dụng, cụ thể:
2. Chứng từ kế toán của nghiệp vụ mua nguyên vật liệu, hàng hóa #
Khi mua hàng hóa, nguyên vật liệu trong nước chứng từ kế toán sẽ bao gồm:
- Hợp đồng kinh tế (Hợp đồng mua bán hàng hóa) giữa hai bên; Phiếu đặt hàng;
- Biên bản giao nhận hàng hóa;
- Phiếu nhập kho;
- Hóa đơn GTGT đầu vào;
- Phiếu chi: đối với hóa đơn có tổng giá thanh toán dưới 20 triệu đồng/ Ủy nhiệm chi hoặc chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: đối với hóa đơn có tổng giá thanh toán từ 20 triệu đồng trở lên;
- Các hồ sơ khác liên quan nếu có.
Ngoài ra hồ sơ kèm theo có thể có:
- Phiếu xuất kho của bên bán hàng;
- Biên bản thanh lý hợp đồng.
Khi doanh nghiệp nhập khẩu hàng hóa, nguyên vật liệu thì bộ chứng từ sẽ bao gồm:
- Hợp đồng thương mại (Contract), hợp đồng bán hàng hóa, gia công hàng hóa, cung ứng dịch vụ;
- Tờ khai hải quan nhập khẩu và các phụ lục. Đây là chứng từ kê khai hàng hóa xuất nhập khẩu với cơ quan hải quan để hàng đủ điều kiện để xuất khẩu hoặc nhập khẩu vào một quốc gia;
- Chứng từ thanh toán qua ngân hàng: Giấy báo nợ;
- Hóa đơn thương mại. Đây là chứng từ do người xuất khẩu phát hành để báo thu tiền người mua cho hàng hóa đã bán theo những điều khoản được thỏa thuận trong hợp đồng;
- Chứng từ nộp thuế khâu nhập khẩu;
- Phiếu nhập kho hàng hóa, vật tư;
- Các hóa đơn dịch vụ liên quan đến hoạt động nhập khẩu như : bảo hiểm, vận tải quốc tế, vận tải nội địa, kiểm hóa, nâng hạ, phí chứng từ, lưu kho;
- Mỗi nghiệp vụ nhập khẩu thì tập hợp đầy đủ 01 bộ chứng từ theo dõi riêng.
3. Chứng từ kế toán đầy đủ của nghiệp vụ bán hàng hóa, dịch vụ #
Đối với hàng hóa dịch vụ cung cấp trong nước doanh nghiệp cần có:
- Hợp đồng bán hàng, cung cấp dịch vụ, phiếu đặt hàng,…;
- Phiếu xuất kho hàng bán. Nếu doanh nghiệp có bán hàng qua các đại lý thì dùng Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý;
- Biên bản ký xác nhận giao nhận hàng hóa;
- Hoá đơn GTGT (áp dụng đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ)/ Hoá đơn bán hàng (áp dụng đối với doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc kinh doanh những mặt hàng không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT);
- Thanh lý hợp đồng;
- Báo cáo bán hàng;
- Bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ;
- Bảng thanh toán hàng đại lý (ký gửi). Những báo cáo này cũng phụ thuộc vào yêu cầu và quy trình của từng công ty sẽ có những thay đổi khác nhau;
- Thẻ quầy hàng;
- Giấy nộp tiền;
- Bảng kê nhận hàng và thanh toán hàng ngày;
- Các Biên bản thừa thiếu hàng, Biên bản giảm giá hàng bán, Biên bản hàng bán bị trả lại… và các loại biên bản khác theo yêu cầu cụ thể của từng đơn vị;
- Phiếu thu, giấy báo Có;
- Các chứng từ liên quan khác tùy từng lĩnh vực và quy trình của doanh nghiệp.
Đối với hàng hóa dịch vụ xuất khẩu ra nước ngoài doanh nghiệp cần có:
- Hợp đồng bán hàng hóa, gia công hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Hợp đồng này chính là căn cứ pháp lý giữa người mua và người bán kèm theo thông tin người mua & người bán, thông tin hàng hóa, điều kiện cơ sở giao hàng, thanh toán và những điều khoản khác kèm theo;
- Tờ khai hải quan. Với bán hàng ra nước ngoài, đây là một thủ tục quan trọng và khá phức tạp;
- Chứng từ nộp thuế khâu nhập khẩu;
- Hóa đơn thương mại;
- Chứng từ thanh toán qua ngân hàng;
- Các chứng từ khác tùy thuộc vào yêu cầu nghiệp vụ của từng doanh nghiệp.
4. Bộ hồ sơ kế toán tài sản cố định #
Hồ sơ kế toán tài sản cố định sẽ bao gồm các giấy tờ được quy định cụ thể trong từng trường hợp như sau:
- Quyết định mua sắm tài sản;
- Hợp đồng mua tài sản;
- Biên bản giao nhận tài sản;
- Hóa đơn mua tài sản cố định;
- Gắn mã thẻ tài sản cho tài sản mới mua;
- Thanh lý hợp đồng;
- Chứng từ thanh toán.
Trường hợp xây dựng cơ bản cần có thêm:
- Hồ sơ quyết toán công trình (nếu là xây dựng);
- Biên bản nghiệm thu, bàn giao công trình.
- Quyết định thanh lý, hủy tài sản;
- Hợp đồng thanh lý tài sản;
- Biên bản bàn giao tài sản;
- Hóa đơn GTGT của việc thanh lý tài sản;
- Thanh lý hợp đồng;
- Chứng từ thanh toán.
- Đăng ký trích khấu hao tài sản cố định;
- Bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định.
5. Chứng từ đầy đủ của nghiệp vụ chi phí tiền lương, tiền công #
- Chính sách, quy chế tiền lương, thưởng;
- Thang bảng lương do doanh nghiệp tự xây dựng;
- Thỏa ước lao động tập thể;
- Hợp đồng lao động;
- Quyết định tăng lương (trong trường hợp tăng lương);
- Bảng chấm công hàng tháng;
- Bảng thanh toán tiền lương;
- Phiếu chi thanh toán lương, hoặc chứng từ ngân hàng nếu thanh toán qua ngân hàng;
- Mã số thuế thu nhập cá nhân (danh sách nhân viên được đăng ký MST TNCN, hồ sơ đi kèm);
- Chứng minh thư photo.
Bản cam kết mẫu 23/BCK-TNCN nếu không khấu trừ 10% thu nhập trước khi trả lương.
- Hợp đồng giao khoán;
- Thông tin hồ sơ cá nhân của người giao kết hợp đồng giao khoán;
- Biên bản bàn giao;
- Biên bản nghiệm thu.
6. Chứng từ thanh toán đi công tác #
Đối với nghiệp vụ thanh toán đi công tác được thể hiện qua những chứng từ sau:
- Quyết định cử đi công tác: Nêu rõ thông tin nhân viên được cử đi, nội dung, thời gian, phương tiện;
- Giấy đi đường có xác nhận của Doanh nghiệp cử đi công tác (ngày đi, ngày về), xác nhận của nơi được cử đến công tác (ngày đến, ngày đi) hoặc xác nhận của nhà khách nơi lưu trú;
- Các chứng từ, hóa đơn trong quá trình đi lại: Như vé máy bay, vé tàu xe, hóa đơn phòng nghỉ, hóa đơn taxi,….
- Chứng từ thanh toán phù hợp theo quy chế tài chính và quy định của pháp luật thuế.
7. Chứng từ các khoản phụ cấp cho người lao động #
Đối với các khoản phụ cấp cho người lao động như phụ cấp đi lại, điện thoại, trang phục, phụ cấp ăn trưa, ăn tối,… thì doanh nghiệp cần có các chứng từ sau:
- Các khoản phụ cấp phải được quy định trong các hồ sơ sau:
- Hợp đồng lao động;
- Thỏa ước lao động tập thể;
- Quy chế tài chính;
- Chứng từ chi tiền cho người lao động.
8. Bộ chứng từ kế toán liên quan đến chi phí phúc lợi như hiếu, hỉ, sinh nhật, nghỉ mát #
- Hợp đồng kinh tế, thanh lý hợp đồng nếu thuê các tổ chức cung cấp dịch vụ;
- Bảng kê danh sách người lao động được tham gia đi nghỉ mát;
- Quyết định của Giám đốc về việc đi nghỉ mát, quyết định phê duyệt kinh phí;
- Các hóa đơn tiền phòng, ăn uống đầy đủ nếu có, nếu là đơn vị cung cấp dịch vụ cho công ty thì phải thể hiện trên văn bản;
- Chứng từ thanh toán;
- Quy định trong quy chế tài chính hay thỏa ước lao động của công ty;
- Đề nghị chi của công đoàn, phòng nhân sự hay đại điện người lao động trong công ty;
- Chứng từ chi tiền;
- Photo giấy xác nhận như giấy đăng ký kết hôn, giấy báo tử…. các giấy tờ liên quan đến các khoản chi đó.
9. Chứng từ các chi phí giao dịch với cá nhân, cơ sở kinh doanh có doanh thu dưới 100 triệu đồng #
- Các khoản chi phí này như chi phí thuê nhà, thuê xe của cá nhân kinh doanh có doanh thu dưới 100 triệu đồng;
- Chi phí mua đồ dùng, sản phẩm hàng hóa, dịch vụ do người sản xuất trực tiếp bán ra.
Bộ chứng từ của các khoản chi này bao gồm:
- Bảng kê 01/TNDN ban hành kèm theo Thông tư 78/2014/TT¬BTC Hợp đồng mua bán, thuê nhà;
- Chứng từ thanh toán cho người bán.
10. Chứng từ kế toán về chi phí vé máy bay #
Trường hợp doanh nghiệp mua vé máy bay từ đại lý, quầy vé thì cần những giấy tờ sau:
- Hóa đơn mua vé;
- Vé máy bay;
- Chứng từ thanh toán (Nếu giá trị thanh toán từ 20 triệu thì phải dùng hình thức chuyển khoản).
Trường hợp doanh nghiệp mua vé qua website thương mại điện tử thì cần có:
- Vé máy bay điện tử;
- Thẻ lên máy bay (Nếu không thu hồi được thẻ lên máy bay thì cần: Vé máy bay điện tử, Quyết định cử đi công tác);
- Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Trường hợp cá nhân được cử đi công tác tự mua vé
Cá nhân được cử đi công tác tự mua vé thực hiện thanh toán bằng thẻ tín dụng hoặc thẻ ghi nợ mang tên cá nhân, sau đó về thanh toán lại với doanh nghiệp thì cần có các loại hồ sơ:
- Vé máy bay;
- Thẻ lên máy bay;
- Các giấy tờ liên quan đến việc điều động người lao động đi công tác xa có xác nhận của doanh nghiệp;
- Quy định của doanh nghiệp cho phép cá nhân người lao động đi công tác được thanh toán công tác phí bằng thẻ cá nhân;
- Bộ chứng từ thanh toán của doanh nghiệp cho cá nhân mua vé;
- Bộ chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của cá nhân.
11. Chứng từ kế toán đầy đủ đối với việc góp vốn bằng tài sản #
- Biên bản góp vốn sản xuất kinh doanh;
- Biên bản định giá tài sản của Hội đồng giao nhận vốn góp của các bên góp;
- Biên bản giao nhận tài sản;
Bộ hồ sơ về nguồn gốc tài sản; - Chuyển đổi chủ sở hữu của tài sản (nếu có);
- Chứng từ liên quan khác.
- Biên bản chứng nhận góp vốn;
- Biên bản giao nhận tài sản;
- Biên bản định giá tài sản của Hội đồng thành viên, hoặc Hội đồng quản trị;
- Chuyển đổi chủ sở hữu của tài sản (nếu có);
- Chứng từ liên quan khác.
Khi nhà nước ngày càng tăng cường nỗ lực chống gian lận thuế và tăng cường kiểm soát hóa đơn, chứng từ đầu vào, nhà lãnh đạo doanh nghiệp cần phải thay đổi tư duy quản lý, quan tâm và kiểm soát chặt chẽ hơn nữa đến công tác quản lý tài chính, kế toán và thuế của doanh nghiệp để hạn chế tối đa các rủi ro không đáng có liên quan đến lĩnh vực này. Bên cạnh đó, việc áp dụng đúng đắn các quy định pháp luật không chỉ đảm bảo tính tuân thủ mà còn góp phần vào tính toàn vẹn và bền vững chung của hệ sinh thái doanh nghiệp Việt Nam.
