Cẩm nang | Nền tảng tài chính kế toán cho doanh nghiệp mới thành lập

Nền tảng tài chính kế toán của một doanh nghiệp mới không nằm ở phần mềm hay biểu mẫu, mà ở vài quyết định giám đốc phải chốt ngay từ đầu: tách tiền cá nhân khỏi tiền công ty, góp đủ vốn đúng hạn, chọn ai làm kế toán và ai giữ tiền, giữ chứng từ thế nào, và xem những con số nào mỗi tháng. Người đại diện theo pháp luật chịu trách nhiệm tổ chức công tác kế toán và chịu trách nhiệm trực tiếp về sai phạm do mình gây ra, kể cả khi đã thuê người làm. Cẩm nang này giúp giám đốc đặt đúng những viên gạch đầu tiên để số liệu đáng tin và dùng được cho quản trị.

Giám đốc chịu trách nhiệm gì về kế toán?

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp có trách nhiệm tổ chức bộ máy kế toán, bố trí người làm kế toán hoặc thuê dịch vụ kế toán; bố trí kế toán trưởng hoặc thuê dịch vụ làm kế toán trưởng; chịu trách nhiệm trực tiếp về hậu quả của sai phạm do mình gây ra và liên đới với sai phạm do người khác gây ra nhưng thuộc trách nhiệm quản lý của mình (Điều 50 Luật Kế toán 2015). Người đại diện theo pháp luật cũng chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán (khoản 4 Điều 41).

Doanh nghiệp siêu nhỏ được bố trí người phụ trách kế toán mà không bắt buộc phải có kế toán trưởng (điểm b khoản 2 Điều 20 Nghị định 174/2016/NĐ-CP). Doanh nghiệp khác chưa bổ nhiệm được ngay kế toán trưởng thì bố trí người phụ trách kế toán hoặc thuê dịch vụ làm kế toán trưởng; thời gian bố trí người phụ trách kế toán tối đa 12 tháng (khoản 1 Điều 20). Giám đốc có thể giao việc nhưng không giao được trách nhiệm, nên cần hiểu đủ để đặt câu hỏi đúng và kiểm tra lại.

Tách tiền giám đốc và tiền công ty

Nên ưu tiên thu, chi qua tài khoản đứng tên doanh nghiệp; các khoản chi hộ, thu hộ và giao dịch tiền mặt phải được ghi nhận đúng bản chất, đủ chứng từ và đáp ứng điều kiện riêng của từng trường hợp. Mỗi khoản tiền giám đốc đưa vào hoặc lấy ra cần được gọi đúng tên: góp vốn, cho vay, tạm ứng, hoàn ứng hay khoản thanh toán khác. Đây là cách quản trị ảnh hưởng tới thuế, tới trách nhiệm cá nhân và tới độ tin cậy của toàn bộ số liệu. Xem Tiền giám đốc và tiền công ty: vì sao phải tách từ ngày đầu.

Góp vốn điều lệ đủ và đúng hạn

Thành viên, chủ sở hữu, cổ đông phải góp đủ vốn đã cam kết trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (khoản 2 Điều 47, khoản 2 Điều 75, khoản 1 Điều 113 Luật Doanh nghiệp 2020). Không góp đủ thì phải đăng ký giảm vốn điều lệ trong 30 ngày tiếp theo; riêng chủ sở hữu công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của mình đối với nghĩa vụ tài chính và thiệt hại phát sinh do không góp đủ, không góp đúng hạn (khoản 3, 4 Điều 75).

Hệ quả về thuế: phần lãi tiền vay tương ứng với phần vốn điều lệ còn thiếu không được tính vào chi phí được trừ (điểm i khoản 2 Điều 9 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025). Doanh nghiệp vay để bù cho phần vốn chưa góp sẽ chịu chi phí lãi mà không được trừ thuế. Cách xử lý khi chưa góp đủ xem Không góp đủ vốn điều lệ: doanh nghiệp và kế toán cần xử lý thế nào?.

Ai làm kế toán, ai giữ tiền?

Luật Kế toán không cho phép một số người làm kế toán trong cùng doanh nghiệp: cha mẹ, vợ chồng, con, anh chị em ruột của người đại diện theo pháp luật, giám đốc, phó giám đốc phụ trách tài chính, kế toán trưởng; và người đang là người quản lý, điều hành, thủ kho, thủ quỹ, người được giao thường xuyên mua, bán tài sản (khoản 3, 4 Điều 52 Luật Kế toán 2015). Các hạn chế này không áp dụng cho doanh nghiệp tư nhân, công ty trách nhiệm hữu hạn do một cá nhân làm chủ sở hữu, và doanh nghiệp thuộc loại hình khác không có vốn nhà nước và là doanh nghiệp siêu nhỏ (khoản 2, 3 Điều 19 Nghị định 174/2016/NĐ-CP).

Dù được loại trừ, nguyên tắc phía sau vẫn đáng giữ: người mua hàng hoặc giữ tiền không nên đồng thời ghi sổ. Ở doanh nghiệp nhỏ, cách đơn giản là giám đốc duyệt chi, một người thực hiện thanh toán, và người làm kế toán (nội bộ hoặc dịch vụ) ghi nhận, đối chiếu độc lập.

Chế độ kế toán và quy chế nội bộ

• Chế độ kế toán: Thông tư 99/2025/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán áp dụng cho doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế (Điều 2). Doanh nghiệp siêu nhỏ có chế độ kế toán riêng theo Thông tư 58/2026/TT-BTC, áp dụng cho năm tài chính bắt đầu từ ngày 01/7/2026, xem hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp siêu nhỏ.
• Quy chế quản trị nội bộ: doanh nghiệp có trách nhiệm tự xây dựng quy chế quản trị nội bộ và tổ chức kiểm soát nội bộ, phân định rõ quyền, nghĩa vụ, trách nhiệm của các bộ phận, cá nhân liên quan đến việc tạo lập, thực hiện, quản lý và kiểm soát giao dịch (khoản 2 Điều 3 Thông tư 99/2025/TT-BTC). Với doanh nghiệp mới, quy chế này có thể ngắn gọn nhưng cần trả lời: ai được duyệt chi, đến mức nào; ai được mua hàng; nhân viên mua hộ thì hoàn tiền thế nào.

Chứng từ và lưu trữ

• Kỳ kế toán đầu tiên tính từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (điểm a khoản 2 Điều 12 Luật Kế toán). Mọi chứng từ từ ngày này thuộc về doanh nghiệp.
• Thời hạn lưu trữ: ít nhất 10 năm đối với chứng từ dùng trực tiếp để ghi sổ, lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm; ít nhất 05 năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành (khoản 5 Điều 41). Tài liệu phải đưa vào lưu trữ trong 12 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm (khoản 3 Điều 41).
• Chi phí phát sinh trước ngày có giấy phép cần được gom và xử lý đúng ngay từ tháng đầu, xem Chi tiền trước khi có giấy phép: khoản nào được tính cho công ty.

Nhịp quản trị bằng số liệu

Sổ sách đúng chỉ có giá trị khi được dùng để ra quyết định. Một bộ số liệu ngắn, xem đều đặn mỗi tháng (tiền, công nợ, doanh thu, chi phí, nghĩa vụ thuế và bảo hiểm sắp đến hạn) giúp giám đốc phát hiện vấn đề trước khi nó thành rủi ro. Xem Mỗi tháng giám đốc nên xem những con số nào. Nghĩa vụ thuế năm đầu xem Cẩm nang hiểu biết về thuế giám đốc doanh nghiệp mới cần nắm.

Câu hỏi thường gặp