Chi tiền trước khi có giấy phép: khoản nào được tính cho công ty

Trước ngày có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, người sáng lập thường đã chi khá nhiều: đặt cọc thuê văn phòng, mua máy tính, thiết kế nhận diện, chi phí làm thủ tục. Các khoản này có thể được tính cho công ty: hợp đồng ký trước khi đăng ký được chuyển sang cho doanh nghiệp, thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ theo hóa đơn đứng tên người được ủy quyền chi hộ, và chi phí thành lập doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ. Điều kiện là các khoản chi được chuẩn bị đúng cách ngay từ lúc chi, không phải đợi đến khi có giấy phép mới thu xếp lại.

Hợp đồng ký trước khi có giấy phép thuộc về ai?

Người thành lập doanh nghiệp được ký hợp đồng phục vụ cho việc thành lập và hoạt động của doanh nghiệp trước và trong quá trình đăng ký. Khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp phải tiếp tục thực hiện quyền và nghĩa vụ phát sinh từ hợp đồng đó, và các bên thực hiện chuyển giao quyền, nghĩa vụ theo Bộ luật Dân sự, trừ khi hợp đồng có thỏa thuận khác. Nếu doanh nghiệp không được cấp giấy chứng nhận, người ký hợp đồng chịu trách nhiệm thực hiện, và những người cùng tham gia thành lập liên đới chịu trách nhiệm (Điều 18 Luật Doanh nghiệp 2020).

Với hợp đồng thuê văn phòng hoặc mua sắm lớn ký trước, nên ghi rõ trong hợp đồng rằng bên thuê, bên mua là doanh nghiệp đang thành lập và quyền, nghĩa vụ sẽ chuyển cho doanh nghiệp sau khi được cấp giấy chứng nhận; sau đó lập phụ lục hoặc văn bản chuyển giao ngay khi có giấy phép.

Thuế giá trị gia tăng đầu vào có được khấu trừ không?

Có, nếu đáp ứng điều kiện. Trước khi thành lập doanh nghiệp, các sáng lập viên có văn bản ủy quyền cho tổ chức, cá nhân chi hộ một số khoản mua sắm hàng hóa, vật tư và chi phí khác liên quan đến việc thành lập doanh nghiệp, thì doanh nghiệp được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào theo hóa đơn giá trị gia tăng đứng tên người được ủy quyền. Doanh nghiệp phải thanh toán không dùng tiền mặt cho người được ủy quyền đối với hóa đơn từ 05 triệu đồng trở lên (điểm b khoản 3 Điều 24 Nghị định 181/2025/NĐ-CP).

Ba điểm dễ sót: văn bản ủy quyền phải có trước khi chi, không lập sau; hóa đơn phải là hóa đơn giá trị gia tăng; và khi hoàn tiền cho người chi hộ, doanh nghiệp phải chuyển khoản với các hóa đơn từ 05 triệu đồng trở lên.

Chi phí thành lập có được trừ khi tính thuế TNDN không?

Chi phí thành lập doanh nghiệp thuộc nhóm chi phí phục vụ sản xuất, kinh doanh nhưng chưa tương ứng với doanh thu, vẫn được tính vào chi phí được trừ (tiết i5 điểm i khoản 2 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP). Điều kiện là có báo cáo về chủ trương đầu tư sản xuất sản phẩm, dịch vụ; nếu pháp luật chuyên ngành không yêu cầu gửi cơ quan nhà nước thì lưu trữ báo cáo tại doanh nghiệp. Doanh nghiệp phải lưu giữ đầy đủ hồ sơ của các khoản chi này để phục vụ thanh tra, kiểm tra.

Quy trình gọn cho người sáng lập

Khoản nào khó được tính cho công ty?

• Khoản chi không liên quan đến việc thành lập và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
• Khoản chi không có hóa đơn, chứng từ hợp pháp.
• Khoản từ 05 triệu đồng trở lên mà doanh nghiệp hoàn trả cho người chi hộ bằng tiền mặt.
• Khoản chi không có văn bản ủy quyền chi hộ của sáng lập viên (đối với khấu trừ thuế giá trị gia tăng theo hóa đơn đứng tên người được ủy quyền).

Các nghĩa vụ trong giai đoạn chưa có doanh thu xem Chưa có doanh thu, doanh nghiệp vẫn có nghĩa vụ gì với thuế; nền tảng tài chính kế toán năm đầu xem Cẩm nang nền tảng tài chính kế toán cho doanh nghiệp mới thành lập.