Tiền giám đốc và tiền công ty: vì sao phải tách từ ngày đầu

Ở doanh nghiệp mới, ranh giới giữa tiền của giám đốc và tiền của công ty thường mờ: giám đốc tự trả tiền thuê văn phòng, khách chuyển khoản vào tài khoản cá nhân, công ty thiếu tiền thì giám đốc bù vào. Khi các dòng tiền này không có tên gọi rõ ràng, doanh nghiệp có thể mất chi phí được trừ và thuế được khấu trừ, số liệu không còn cho biết công ty lãi hay lỗ, và giám đốc khó chứng minh khoản nào là của mình. Tách bạch không có nghĩa là giám đốc không được đưa tiền vào hay lấy tiền ra, mà là mỗi lần đưa vào, lấy ra đều được gọi đúng tên, có chứng từ, và ưu tiên đi qua tài khoản công ty.

Vì sao phải tách ngay từ ngày đầu?

Bốn dòng tiền cần gọi đúng tên

1. Góp vốn

Nên góp vốn bằng chuyển khoản vào tài khoản công ty, ghi rõ nội dung góp vốn, để có bằng chứng rõ ràng về số vốn đã góp. Thời hạn góp vốn là 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (khoản 2 Điều 47, khoản 2 Điều 75 Luật Doanh nghiệp 2020). Khoản này là vốn chủ sở hữu, không phải khoản công ty nợ giám đốc. Xem Không góp đủ vốn điều lệ cần xử lý thế nào.

2. Giám đốc cho công ty vay

Khi công ty cần thêm tiền ngoài vốn góp, giám đốc có thể cho công ty vay. Nên có hợp đồng vay bằng văn bản và chuyển tiền từ tài khoản của giám đốc sang tài khoản công ty. Nếu sau này khoản vay được bù trừ với công nợ mua bán, hợp đồng vay phải được lập bằng văn bản trước đó và có chứng từ chuyển tiền giữa hai tài khoản (điểm b khoản 2 Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP). Lãi vay trả cho cá nhân vượt mức theo Bộ luật Dân sự không được tính vào chi phí được trừ (điểm i khoản 2 Điều 9 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025).

3. Tạm ứng và hoàn ứng

Tiền công ty giao cho giám đốc để đi mua hàng, đi công tác là tạm ứng, phải được hoàn lại bằng hóa đơn, chứng từ chi tiêu hoặc bằng tiền. Khoản tạm ứng để lâu không quyết toán thường bị đặt câu hỏi khi kiểm tra: đó là chi phí của công ty, khoản công ty cho giám đốc vay, hay thu nhập của giám đốc.

4. Trả hộ công ty

Khoản người lao động được giao mua hộ từ 05 triệu đồng trở lên, thanh toán bằng hình thức không dùng tiền mặt, chỉ được tính chi phí khi có hóa đơn, chứng từ và có quy chế tài chính, quy chế nội bộ hoặc quyết định của doanh nghiệp cho phép, sau đó doanh nghiệp thanh toán lại cho người lao động (tiết c2 điểm c khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP). Với khoản giám đốc trả hộ từ tài khoản cá nhân, việc thanh toán qua bên thứ ba phải được quy định cụ thể trong hợp đồng với nhà cung cấp bằng văn bản (điểm c khoản 2 Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP). Cách gọn nhất vẫn là thanh toán từ tài khoản công ty ngay từ đầu.

Những tình huống dễ lẫn nhất

Thiết lập ngay trong tháng đầu

• Mở tài khoản ngân hàng đứng tên công ty và đề nghị khách hàng, nhà cung cấp ưu tiên giao dịch qua tài khoản này.
• Ưu tiên góp vốn bằng chuyển khoản, ghi rõ nội dung góp vốn.
• Ban hành quy chế chi tiêu ngắn: ai duyệt chi, mức duyệt, cách tạm ứng, hoàn ứng, chi hộ.
• Khoản giám đốc đưa vào ngoài vốn góp cần được xác định đúng bản chất (cho vay, hoàn ứng, thanh toán thay hoặc giao dịch khác) và có chứng từ tương ứng; khoản cho vay nên có hợp đồng vay. Khoản lấy ra có chứng từ tạm ứng hoặc hoàn trả.
• Lương của giám đốc, nếu có, trả qua bảng lương và tài khoản, xem Lương của giám đốc và thành viên góp vốn.

Các nền tảng tài chính kế toán khác của năm đầu xem Cẩm nang nền tảng tài chính kế toán cho doanh nghiệp mới thành lập.