Mỗi tháng giám đốc nên xem những con số nào

Báo cáo tài chính năm cho biết doanh nghiệp đã đi qua một năm thế nào, nhưng giám đốc cần biết sớm hơn: mỗi tháng. Một trang số liệu chốt đều đặn vào đầu tháng, gồm tiền, doanh thu và biên lãi, chi phí, công nợ, các nghĩa vụ sắp đến hạn và những chứng từ còn thiếu, đủ để giám đốc thấy doanh nghiệp còn chạy được bao lâu, đang lãi ở đâu và rủi ro nào cần xử lý trước khi thành vấn đề. Doanh nghiệp càng nhỏ, thói quen này càng cần có sớm, vì biên độ sai sót càng hẹp.

Bảy nhóm số liệu trên một trang

1. Tiền và số tháng còn hoạt động được

Số dư đầu tháng, tổng thu, tổng chi, số dư cuối tháng. Lấy số dư cuối tháng chia cho tổng chi phí cố định hằng tháng (thuê mặt bằng, lương, bảo hiểm, các khoản trả định kỳ) sẽ ra số tháng doanh nghiệp còn hoạt động được nếu doanh thu dừng lại. Với doanh nghiệp mới, đây là con số quan trọng nhất.

2. Doanh thu và lãi gộp

Doanh thu theo sản phẩm hoặc nhóm khách hàng chính, kèm lãi gộp (doanh thu trừ giá vốn). Doanh thu tăng nhưng lãi gộp giảm là tín hiệu cần xem lại giá bán, chiết khấu hoặc chi phí đầu vào.

3. Chi phí so với kế hoạch

Tách chi phí cố định và chi phí thay đổi theo doanh thu, so với kế hoạch tháng. Khoản nào vượt kế hoạch cần có giải thích, không chờ cuối quý.

4. Công nợ phải thu, phải trả

Phải thu theo từng khách hàng và theo tuổi nợ (chưa đến hạn, quá hạn dưới 30 ngày, trên 30 ngày); phải trả đến hạn trong tháng tới. Doanh nghiệp có lãi trên sổ sách vẫn có thể thiếu tiền nếu phải thu dồn lại.

5. Nghĩa vụ sắp đến hạn

Lương kỳ tới; bảo hiểm xã hội (doanh nghiệp đóng hằng tháng, chậm nhất ngày cuối cùng của tháng tiếp theo, theo điểm a khoản 4 Điều 34 Luật Bảo hiểm xã hội 2024); tờ khai và số thuế phải nộp (tờ khai tháng chậm nhất ngày 20 tháng sau, tờ khai quý chậm nhất ngày cuối cùng của tháng đầu quý sau, theo Điều 10 Nghị định 252/2026/NĐ-CP). Nhìn trước một tháng giúp chủ động dòng tiền thay vì bị động khi đến hạn.

6. Chứng từ còn thiếu

Các khoản đã chi nhưng chưa có hóa đơn; các khoản từ 05 triệu đồng trở lên chưa thanh toán qua ngân hàng; tạm ứng chưa hoàn. Khoản mua từ 05 triệu đồng trở lên đã ghi nhận chi phí nhưng sau đó trả bằng tiền mặt thì phải kê khai giảm chi phí (tiết c3 điểm c khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP), nên danh sách này giúp giám đốc thấy trước khoản nào có nguy cơ bị loại.

7. Vốn góp và khoản vay của thành viên

Trong 90 ngày đầu: số vốn đã góp so với vốn cam kết. Sau đó: các khoản thành viên, giám đốc cho công ty vay và lịch trả. Xem Tiền giám đốc và tiền công ty: vì sao phải tách từ ngày đầu.

Thiết lập nhịp xem số hằng tháng

• Ngày chốt số cố định: ví dụ ngày 10 hằng tháng, sau khi đã đối chiếu sổ phụ ngân hàng và hóa đơn của tháng trước.
• Một người chịu trách nhiệm lập (kế toán nội bộ hoặc dịch vụ), giám đốc là người đọc và đặt câu hỏi.
• Cùng một mẫu mỗi tháng để so sánh được xu hướng, không thay đổi cách trình bày liên tục.
• Có kế hoạch để so sánh: ngân sách năm chia theo tháng, dù chỉ ước tính.

Ba câu hỏi giám đốc nên hỏi mỗi tháng

• Tiền còn đủ cho bao nhiêu tháng chi phí cố định?
• Khách hàng nào đang nợ quá hạn, và kế hoạch thu là gì?
• Khoản chi nào trong tháng chưa đủ hóa đơn, chứng từ hoặc chưa thanh toán đúng cách?

Khi cần đọc báo cáo tài chính năm, xem 6 chỉ số không nên bỏ qua trên báo cáo tài chính. Nền tảng tài chính kế toán của năm đầu xem Cẩm nang nền tảng tài chính kế toán cho doanh nghiệp mới thành lập.