Trước áp lực phải duy trì hoạt động kinh doanh và phát triển, các doanh nghiệp phải luôn tìm cách đón đầu xu hướng, cải tiến sản phẩm dịch vụ liên tục và tiết kiệm, tối ưu chi phí, tận dụng tối đa các nguồn lực của mình. Và một trong các nguồn lực đó chính là lực lượng nhân sự, là bộ phận vận hành, triển khai các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Việc cần có nhân sự giỏi luôn là ưu tiên hàng đầu của tổ chức, tuy nhiên làm sao để tối ưu hóa hiệu suất, nâng cao năng lực của từng cá nhân người lao động là điều được doanh nghiệp hiện rất quan tâm. Hiệu suất lao động không chỉ đo bằng số giờ làm việc, mà quan trọng hơn là chất lượng kết quả đạt được. Doanh nghiệp cần tùy chỉnh chiến lược quản trị hiệu suất để đảm bảo tối đa hóa năng suất của nhân sự, giúp doanh nghiệp vượt qua đối thủ.
CHIẾN LƯỢC PHÙ HỢP
1.1. Tập trung vào hiệu suất thay vì chỉ số lượng
Làm nhiều giờ, liên tục tăng ca không phải lúc nào cũng là dấu hiệu của việc một nhân sự làm việc hiệu quả, tạo ra chất lượng công việc tốt. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn đang “ngầm” đo hiệu suất dựa trên số giờ làm việc, nhưng thực tế, một nhân viên làm 8 giờ/ngày với hiệu suất cao vẫn tốt hơn rất nhiều so với một nhân viên làm 10 giờ/ngày nhưng kém hiệu quả.
Doanh nghiệp cần thay đổi nguyên tắc đánh giá từ “làm nhiều” sang “làm hiệu quả”. Làm hiệu quả nghĩa là các công việc được giải quyết nhanh chóng, đúng vấn đề, đúng phương pháp, đạt kết quả kỳ vọng. Làm hiệu quả không đồng nghĩa với nhận làm nhiều việc, luôn bận rộn nhưng không bao giờ có kết quả tương ứng.
1.2. Gắn kết mục tiêu cá nhân với mục tiêu doanh nghiệp
Biến mục tiêu của tổ chức thành mục tiêu chung, từ đó mỗi nhân sự sẽ có những mục tiêu cần đạt của chính mình, và góp phần tạo ra kết quả chung, hoàn thành mục tiêu chung cho toàn công ty. Nhân sự sẽ làm việc tốt nhất khi họ nhận thấy mục tiêu cá nhân của họ một cách rõ ràng, có động lực và gắn kết chặt chẽ với sứ mệnh của doanh nghiệp.
CEO, chủ doanh nghiệp, người quản lý cần đảm bảo rằng bất kỳ ai trong tổ chức đều biết rõ họ đang đóng góp như thế nào, bằng cách nào vào sự thành công chung. Việc mỗi cá nhân hiểu rõ, chủ động thực hiện, triển khai kế hoạch chính là động lực lớn nhất để tạo ra và nâng cao hiệu quả, hiệu suất công việc.
PHƯƠNG PHÁP ĐÚNG
2.1. Quản lý hiệu suất bằng OKR/KPI
Quản lý hiệu suất bằng OKR (Objectives and Key Results) và KPI (Key Performance Indicators) là một phương pháp tiếp cận toàn diện, trong đó doanh nghiệp sử dụng cả hai công cụ này để thiết lập mục tiêu, đo lường tiến độ và đánh giá hiệu quả hoạt động của tổ chức, phòng ban và cá nhân. Doanh nghiệp nên áp dụng các hệ thống OKR hoặc KPI, hoặc kết hợp cả 2 như các tổ chức hàng đầu đang áp dụng để theo dõi hiệu suất một cách khoa học và minh bạch.
Quản lý hiệu suất bằng OKR/KPI giúp doanh nghiệp vừa có được định hướng chiến lược, thúc đẩy sự bứt phá (qua OKR), vừa đảm bảo hoạt động vận hành hiệu quả và ổn định (qua KPI).
2.2. Phản hồi liên tục thay vì đánh giá hàng năm
Phản hồi liên tục (Continuous Feedback) là quá trình cung cấp thông tin và nhận phản hồi một cách thường xuyên, kịp thời và mang tính xây dựng giữa người quản lý và nhân viên (hoặc giữa các đồng nghiệp) trong suốt quá trình làm việc, thay vì chỉ giới hạn trong các kỳ đánh giá hiệu suất định kỳ (thường là hàng quý hoặc hàng năm). Cấp trên và cấp dưới, người lớn tuổi và người nhỏ tuổi… đôi bên đều có thể trao đổi, phản hồi với nhau hai chiều bằng sự hòa nhã, lịch sự, lễ phép chứ không bó hẹp phản hồi một chiều.
Đặc tính đa chiều này của văn hóa phản hồi liên tục tạo nên nhiều cơ hội giao tiếp nên giữa quản lý với nhân viên có sự thấu hiểu, nâng cao hiệu quả hợp tác. Vấn đề vừa phát sinh, nhân viên đã chủ động nhận thức và tiến hành phản hồi đến những cá nhân, bộ phận có liên quan để nhanh chóng khắc phục, chứ không trì trệ im lặng để cho vấn đề leo thang nguy hại. Khi quá trình phản hồi liên tục được triển khai hiệu quả ở cả chiều trao và chiều nhận thông tin, mỗi nhân viên sẽ ý thức cao về trách nhiệm công việc mà mình đảm trách, thúc đẩy sự cải tiến, đổi mới sáng tạo để chủ động nâng cao hiệu suất công việc.
Thực thi hiệu quả
3.1. Thiết lập quy trình làm việc hiệu quả và ứng dụng công nghệ vào quản lý
Các quy trình làm việc rườm rà, thời gian chờ đợi lâu, thủ tục không rõ ràng là nguyên nhân lớn nhất gây lãng phí thời gian và giảm hiệu suất. Doanh nghiệp cần chuẩn hóa quy trình làm việc thông qua
- Phân tích và loại bỏ lãng phí: Rà soát các bước thừa, không tạo ra giá trị trong quy trình làm việc, thiết lập các quy định chặt chẽ khi phối hợp giữa các bộ phận nhằm nâng cao việc đối chiếu thông tin, nâng cao sự phối hợp, tinh thần team-work.
- Tự động hóa và trang bị công cụ phù hợp: Sử dụng các công cụ phần mềm, ứng dụng công nghệ trong quản lý để tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, thủ công. Cung cấp các công cụ công nghệ hiện đại, phần mềm quản lý công việc và dự án để nhân viên có thể cộng tác, theo dõi tiến độ và chia sẻ thông tin một cách hiệu quả, không bị gián đoạn.
3.2. Xây dựng chính sách khen thưởng hợp lý
Khen thưởng kịp thời và công bằng giúp tạo động lực cho nhân viên. Phần thưởng có thể là tiền, cơ hội thăng tiến hoặc các khóa đào tạo nâng cao. Việc xây dựng chính sách khen thưởng hợp lý là một trong những công cụ quản lý nhân sự hiệu quả nhất để thúc đẩy hiệu suất, tăng sự gắn kết và giữ chân nhân tài. Một chính sách khen thưởng được coi là hợp lý khi nó đảm bảo tính công bằng, minh bạch, kịp thời và đa dạng, đồng thời liên kết chặt chẽ với mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.
3.3. Đào tạo kỹ năng mềm song song với kỹ năng chuyên môn
Ngoài kiến thức chuyên môn, nhân sự cần được huấn luyện kỹ năng mềm như giao tiếp, tự quản lý, tư duy phản biện để làm việc hiệu quả hơn. Trong môi trường kinh doanh năng động, hiện đại và có sự tham gia cạnh tranh của công nghệ, kỹ năng mềm chính là “chìa khóa” để nhân sự phát huy tối đa năng lực. Giao tiếp, hợp tác trong nhóm đa chức năng, quản lý thời gian, giải quyết vấn đề, biết ứng dụng công nghệ và đặc biệt là tư duy phản biện để ra quyết định dựa trên dữ liệu thay vì cảm tính là những kỹ năng làm nên sự khác biệt giữa các nhân sự.
Tổng kết: Tối ưu hóa hiệu suất lao động là chìa khóa để doanh nghiệp duy trì lợi thế cạnh tranh. Đây cũng là một chiến lược liên tục nhằm chuẩn hóa cách làm việc, số hóa quy trình, và nâng cao tinh thần của đội ngũ để đạt được kết quả kinh doanh vượt trội. Nhờ vào tối ưu hóa hiệu suất lao động, chủ doanh nghiệp, nhà quản lý, CEO có không gian để hoạch định chiến lược, mở rộng phát triển kinh doanh và luôn an tâm về một đội ngũ vững vàng, thiện chiến, từ đó xây dựng thương hiệu doanh nghiệp uy tín, bền vững.
