Từ ngày 01/07/2025, Việt Nam triển khai sắp xếp địa giới hành chính theo Nghị quyết số 76/2025/UBTVQH15 và Quyết định 571/QĐ-TTg ngày 12/03/2025. Các thay đổi bao gồm giảm số tỉnh từ 63 xuống 34, xóa bỏ cấp huyện, và sáp nhập một số xã/phường, dẫn đến thay đổi địa chỉ hành chính của nhiều doanh nghiệp.
Bài viết này hướng dẫn chủ doanh nghiệp và người nộp thuế về các thủ tục cần thực hiện, với thông tin được phân tầng theo mức độ quan trọng: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, các tài liệu liên quan (hóa đơn, con dấu, tài khoản ngân hàng, hợp đồng), và bảng hiệu, bảng tên, website.
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
Doanh nghiệp không bắt buộc phải điều chỉnh thông tin địa chỉ trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh do thay đổi địa giới hành chính. Giấy chứng nhận hiện tại vẫn có giá trị pháp lý, và cơ quan đăng ký kinh doanh không được yêu cầu cập nhật địa chỉ trong trường hợp này.
Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp có nhu cầu hoặc khi cần cập nhật những thông tin khác trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh như vốn điều lệ, người đại diện, v.v.. thì doanh nghiệp phải đồng thời thực hiện cập nhật thông tin địa chỉ theo địa giới hành chính mới. Thủ tục cập nhật bao gồm:
- Chuẩn bị Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp (mẫu Phụ lục II-1, Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT).
📥 Tải về Mẫu Phụ lục II-1 tại đây.
- Nộp hồ sơ tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở chính, trực tiếp hoặc qua Cổng Thông tin Quốc gia về Đăng ký Doanh nghiệp. (dangkykinhdoanh.gov.vn)
- Thời gian xử lý: 3-5 ngày làm việc.
Điều chỉnh thông tin địa chỉ trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh
Tương tự như Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, pháp luật không bắt buộc doanh nghiệp phải cập nhật thông tin về địa chỉ trên hóa đơn, con dấu, tài khoản ngân hàng, hợp đồng, v.v.. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp có cập nhật địa chỉ trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, thì sau cập nhật, doanh nghiệp cần thực hiện điều chỉnh địa chỉ trên các giấy tờ quan trọng này. Cụ thể:
- Hóa đơn: Thực hiện cập nhật địa chỉ thông qua hệ thống hóa đơn điện tử và phần mềm kế toán đang sử dụng tại doanh nghiệp.
- Con dấu: Thực hiện thay đổi con dấu mới nếu con dấu hiện tại có khắc thông tin địa chỉ theo địa giới hành chính cũ.
- Hợp đồng: Các hợp đồng hiện tại vẫn hợp lệ, hợp đồng mới nên chuyển sang dùng địa chỉ mới để đảm bảo tính đồng bộ.
👉 Xem thêm: Hướng dẫn cập nhật địa chỉ trên hóa đơn điện tử theo địa bàn hành chính mới
Bảng hiệu, bảng tên và website
Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu và chọn thực hiện cập nhật địa chỉ trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và các giấy tờ quan trọng đã đề cập ở trên thì doanh nghiệp nên cân nhắc cập nhật đồng thời địa chỉ mới trên bảng hiệu công ty, bao bì, danh thiếp, bao thư ,website, email, và các tài liệu khác, đặc biệt nếu các tài liệu này được sử dụng để liên hệ hoặc giao dịch.
Tuy pháp luật không có quy định bắt buộc, việc cập nhật này giúp khách hàng và đối tác dễ dàng liên hệ, giao dịch, tránh nhầm lẫn; thể hiện sự chuyên nghiệp trong nghiệp vụ, nắm bắt thông tin và tuân thủ pháp luật.
Việc thay đổi địa giới hành chính ngày 01/07/2025 sẽ ảnh hưởng đến địa chỉ hành chính của nhiều doanh nghiệp. Doanh nghiệp không bắt buộc phải thay đổi Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hay đăng ký lại hóa đơn điện tử. Việc cập nhật địa chỉ là tùy chọn và chỉ cần thực hiện nếu doanh nghiệp thấy cần thiết hoặc thực hiện đồng thời khi có nhu cầu điều chỉnh những thông tin đăng ký khác.
Doanh nghiệp nên chủ động cập nhật, kiểm tra thông tin cụ thể tại các kênh thông tin chính thống để được hướng dẫn chi tiết. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro pháp lý, đảm bảo hoạt động kinh doanh suôn sẻ và tận dụng cơ hội từ quá trình cải cách hành chính của Việt Nam.
