fbpx

Quy định lập Hóa đơn điện tử đối với doanh nghiệp

Căn cứ Nghị định 119/2018/NĐ-CP được Chính phủ ban hành vào ngày 12/9/2018, quy định lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, dịch vụ là bắt buộc đối với các doanh nghiệp thay cho hóa đơn giấy trong giai đoạn trước đây, quy định có hiệu lực từ ngày 01/11/2020.

Quy định lập hóa đơn điện tử - CTY KIỂM TOÁN EXPERTIS

https://www.expertis.vn

Nhìn chung, nội dung ghi trên hóa đơn điện tử không có nhiều thay đổi so với hóa đơn giấy. Điểm bổ sung vào hoá đơn điện tử bao gồm chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán; chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có); mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;…

Sau đây là những quy định đáng lưu ý đối với các doanh nghiệp:

Những loại hóa đơn điện tử

Các loại hóa đơn điện tử được quy định cụ thể tại Điều 5 của Nghị định 119/2018/NĐ-CP. Căn cứ luật định, hóa đơn điện tử phải theo định dạng chuẩn dữ liệu do Bộ Tài chính quy định, bao gồm những loại sau:

  • Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT): hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Hóa đơn GTGT trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
  • Hóa đơn bán hàng: hóa đơn áp dụng đối với người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ thực hiện khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp. Hóa đơn bán hàng trong trường hợp này bao gồm cả hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
  • Các loại hóa đơn khác: Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung quy định tại Điều 6 Nghị định này.

Doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử vào những thời điểm nào?

Căn cứ vào Điều 7 quy định về thời điểm lập hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải lập hóa đơn điện tử vào những thời điểm sau:

  • Đối với bán hàng hóa: thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua (không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền).
  • Đối với cung cấp dịch vụ: thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ (không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền).
  • Đối với Giao hàng nhiều lần (hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ): đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng cho mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao.

Khi chuyển đổi hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy doanh nghiệp cần lưu ý những điểm gì?

Tại Điều 10 của Nghị định quy định một số điểm quan trọng khi chuyển đổi hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy như sau:

  • Việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy phải bảo đảm sự khp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử và chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.
  • Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành chứng từ giấy thì chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này.
Những doanh nghiệp nào bắt buộc phải lập hóa đơn điện tử kể từ ngày 01/11/2020?

Việc lập hóa đơn điện tử bắt buộc đối căn cứ vào loại hình doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh, tình huống phát sinh tại doanh nghiệp,… được quy định chi tiết tại Điều 12 của Nghị định này:

  • Doanh nghiệp kinh doanh ở các lĩnh vực: điện lực; xăng dầu; bưu chính viễn thông; vận tải hàng không, đường bộ, đường sắt, đường biển, đường thủy; nước sạch; tài chính tín dụng; bảo hiểm; y tế; kinh doanh thương mại điện tử; kinh doanh siêu thị; thương mại và các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế đã hoặc sẽ thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin, có hệ thống phần mềm kế toán, phần mềm lập hóa đơn điện tử đáp ứng lập, tra cứu hóa đơn điện tử, lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định và đảm bảo việc truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế thì được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế (trừ trường hợp nêu tại khoản 3 Điều này và trường hợp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế) khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
  • Hộ, cá nhân kinh doanh thực hiện sổ sách kế toán, sử dụng thường xuyên từ 10 lao động trở lên và có doanh thu năm trước liền kề từ 03 (ba) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, công nghiệp, xây dựng hoặc có doanh thu năm trước liền kề từ 10 (mười) tỷ đồng trở lên trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hộ, cá nhân kinh doanh không thuộc diện bắt buộc nhưng có thực hiện sổ sách kế toán, có yêu cầu thì cũng được áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định.
  • Hộ, cá nhân kinh doanh trong lĩnh vực nhà hàng, khách sạn, bán lẻ thuốc tân dược, bán lẻ hàng tiêu dùng, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng tại một số địa bàn có điều kiện thuận lợi thì triển khai thí điểm hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế từ năm 2018.
  • Hộ, cá nhân kinh doanh không đáp ứng điều kiện phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế tại khoản 4 Điều này nhưng cần có hóa đơn để giao cho khách hàng hoặc trường hợp doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác được cơ quan thuếchấp nhận cấp hóa đơn điện tử để giao cho khách hàng thì được cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh và phải khai, nộp thuế trước khi cơ quan thuế cấp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.
  • Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.
  • Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác thuộc trường hợp rủi ro cao về thuế thì sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Thời hạn áp dụng hóa đơn điện tử

  • Đối với những doanh nghiệp mới thành lập (từ ngày 01/11/2018 đến ngày 31/10/2020): cơ quan thuế sẽ thông báo cho cơ sở kinh doanh thực hiện áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định.
  • Những doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ và cá nhân kinh doanh đã được thông báo phát hành hóa đơn đặt in, tự in hoặc đã mua hóa đơn của cơ quan thuế thì được tiếp tục sử dụng đến hết ngày 31/10/2020 trước khi chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử bắt buộc (Từ 01/11/2018 đến ngày 31/10/2020).
  • Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải hủy những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng (khoản 3 Điều 14).

Xử lý sai sót hóa đơn điện tử như thế nào?

  • Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua phát hiện sai sót thì người bán phải thông báo ngay với cơ quan thuế để hủy hóa đơn đã lập và lập hóa đơn mới thay thế.
  • Trường hợp hóa đơn điện tử có mã đã gửi cho người mua mới phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót; người bán phải thông báo với quan thuế để hủy hóa đơn đã lập và lập hóa đơn mới thay thế theo Điều 17 của Nghị định này.

 



Leave a Reply