Chính phủ đã chính thức ban hành Nghị định số 105/2026/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công đoàn về tài chính công đoàn. Văn bản này chính thức có hiệu lực từ ngày 16/05/2026, thay thế hoàn toàn cho Nghị định 191/2013/NĐ-CP trước đây.
Với mục tiêu minh bạch hóa và siết chặt kỷ cương quản lý tài chính, Nghị định 105/2026/NĐ-CP đặt ra những yêu cầu nghiêm ngặt mà các doanh nghiệp, hợp tác xã và tổ chức sử dụng lao động buộc phải nắm rõ để đảm bảo tính tuân thủ, tránh các rủi ro pháp lý đáng tiếc.
Dưới đây là các nội dung cốt lõi và các mốc thời gian quan trọng mà doanh nghiệp cần nắm:
I. Thời hạn và phương thức đóng kinh phí Công đoàn
Nghị định quy định dòng tiền kinh phí công đoàn phải được trích nộp song song với chu kỳ bảo hiểm xã hội (BHXH) bắt buộc:
- Đơn vị đóng theo tháng (Doanh nghiệp thông thường): Đóng mỗi tháng một lần cùng thời điểm đóng BHXH bắt buộc. Thời hạn đóng chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng tiếp theo.
- Doanh nghiệp đặc thù (Nông, lâm, ngư, diêm nghiệp): Trả lương theo chu kỳ sản xuất kinh doanh thì được đăng ký đóng theo tháng hoặc 03 tháng một lần cùng thời điểm đóng BHXH. Thời hạn đóng chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng tiếp theo ngay sau chu kỳ.
Nghị định cũng quy định rõ nguồn đóng kinh phí công đoàn được hạch toán vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh theo quy định pháp luật.
II. Làm rõ khái niệm “chậm đóng” và “không đóng” kinh phí công đoàn
Một trong những nội dung đáng chú ý của Nghị định là việc quy định cụ thể các trường hợp chậm đóng, trốn đóng KPCĐ, cụ thể:
- Chậm đóng kinh phí công đoàn: Là hành vi chưa đóng hoặc đóng chưa đầy đủ số tiền phải đóng (2% quỹ lương làm căn cứ đóng BHXH) kể từ sau thời hạn quy định.
- Không đóng kinh phí công đoàn: là trường hợp doanh nghiệp:
- Không trích, đóng kinh phí công đoàn;
- Không đóng hoặc đóng không đầy đủ số tiền phải đóng quá 60 ngày kể từ ngày hết hạn đóng hoặc;
- Không đóng hoặc đóng không đầy đủ số người thuộc đối tượng phải đóng quá 60 ngày kể từ ngày hết hạn đóng.
III. Cơ chế miễn, giảm, tạm dừng đóng cho doanh nghiệp khó khăn
Dù siết chặt quản lý, Nghị định 105/2026/NĐ-CP vẫn mở ra các phương án hỗ trợ doanh nghiệp trong các tình huống bất khả kháng:
- Miễn đóng kinh phí công đoàn: Áp dụng cho doanh nghiệp, hợp tác xã đang thực hiện giải thể hoặc phá sản. Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam hoặc Liên đoàn Lao động cấp tỉnh sẽ xem xét miễn số tiền chưa đóng khi công đoàn tham gia phương án giải quyết nợ hoặc nộp đơn yêu cầu áp dụng thủ tục phá sản.
- Tạm dừng đóng kinh phí công đoàn: Doanh nghiệp gặp khó khăn do thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh, mất mùa hoặc do thay đổi cơ cấu, công nghệ, khủng hoảng kinh tế sẽ được xem xét tạm dừng đóng không quá 12 tháng nếu:
- Phải tạm dừng sản xuất từ 30 ngày trở lên và có từ 50% tổng số lao động trở lên phải tạm thời nghỉ việc, xin tạm dừng đóng vào quỹ hưu trí và tử tuất; HOẶC
- Bị thiệt hại trên 50% tổng giá trị tài sản (không tính giá trị đất).
- Giảm mức đóng kinh phí công đoàn: Doanh nghiệp sau khi hết thời gian tạm dừng đóng mà vẫn tiếp tục phải cắt giảm lao động hiện có (từ 30% đến 100 lao động tùy quy mô doanh nghiệp) sẽ được xem xét giảm mức đóng. Mức giảm tối đa 20% và thời gian giảm không quá 06 tháng.
IV. Điểm mới: Phân phối kinh phí cho "Tổ chức của người lao động tại doanh nghiệp"
Đáp ứng tinh thần của Bộ luật Lao động 2019, Nghị định mới hướng dẫn rất rõ cách chia sẻ nguồn kinh phí công đoàn dành cho cấp cơ sở đối với các tổ chức của người lao động được thành lập hợp pháp ngoài hệ thống Công đoàn Việt Nam:
- Việc phân phối dựa trên tỷ lệ thực đóng kinh phí công đoàn theo quỹ tiền lương của số người lao động là thành viên của tổ chức đó.
- Hằng tháng, tổ chức này phải gửi thông báo tổng số tiền kinh phí thực đóng về công đoàn cơ sở hoặc Liên đoàn Lao động cấp tỉnh chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng tiếp theo. Nếu chậm trễ không có lý do chính đáng, việc phân phối kinh phí sẽ bị tạm dừng trong tháng kế tiếp.
Doanh nghiệp có thể lưu nhanh bảng tóm tắt thời hạn dưới đây theo Nghị định 105/2026/NĐ-CP:
| Nội dung | Mốc thời gian / Thời hạn quy định |
| Hiệu lực thi hành | Từ ngày 16/05/2026 (Thay thế hoàn toàn Nghị định 191/2013/NĐ-CP). |
| Thời hạn đóng kinh phí (theo tháng) |
Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng tiếp theo. |
| Thời hạn đóng kinh phí (03 tháng/lần) |
Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng tiếp theo ngay sau chu kỳ. |
| Hành vi “Không đóng” KPCĐ | Khi doanh nghiệp không đóng, đóng thiếu tiền hoặc thiếu người quá 60 ngày kể từ ngày hết hạn. |
| Thời gian tạm dừng đóng tối đa | Không quá 12 tháng (dành cho DN gặp thiên tai, hỏa hoạn, dịch bệnh, v.v..). |
| Thời gian giảm mức đóng tối đa | Không quá 06 tháng (mức giảm tối đa 20% kinh phí công đoàn). |
V. Doanh nghiệp vi phạm sẽ bị xử lý như thế nào?
Nghị định 105/2026/NĐ-CP quy định rõ trách nhiệm của tổ chức công đoàn các cấp trong việc phối hợp với cơ quan quản lý nhà nước để thực hiện thanh tra, kiểm tra, giám sát và kiến nghị xử lý đối với các hành vi vi phạm liên quan đến nghĩa vụ đóng kinh phí công đoàn.
Theo đó, đối với các trường hợp doanh nghiệp chậm đóng hoặc không đóng kinh phí công đoàn, tùy theo tính chất và mức độ vi phạm, doanh nghiệp có thể bị xử lý theo quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội và công đoàn tại Nghị định 12/2022/NĐ-CP.
- Mức xử phạt hành chính: Doanh nghiệp có thể bị phạt tiền từ 12% đến 20% tổng số tiền kinh phí công đoàn phải đóng tại thời điểm lập biên bản vi phạm hành chính. Mức phạt tối đa không quá 75 triệu đồng đối với người sử dụng lao động là cá nhân và không quá 150 triệu đồng đối với người sử dụng lao động là doanh nghiệp/ tổ chức.
- Biện pháp khắc phục hậu quả: Ngoài xử phạt hành chính, doanh nghiệp còn phải đóng đầy đủ số tiền kinh phí công đoàn chậm đóng hoặc chưa đóng; đồng thời nộp bổ sung khoản lãi chậm đóng theo mức lãi suất tiền gửi không kỳ hạn cao nhất của các ngân hàng thương mại nhà nước công bố tại thời điểm xử lý.