Hoạt động thu mua phế liệu từ cá nhân vốn được xem là một trong những mắt xích nhỏ lẻ nhất của chuỗi cung ứng. Trong thực tế, doanh nghiệp thường gặp người thu nhặt trực tiếp, người mua gom, điểm tập kết hoặc cá nhân thường xuyên mua lại phế liệu rồi bán cho doanh nghiệp. Chính sự pha trộn này làm phát sinh rủi ro thuế.
Công văn số 10229/BTC-CT ngày 15/7/2026 của Bộ Tài chính, được Cục Thuế dẫn lại tại Công văn số 6479/CT-QLNT ngày 28/8/2026, cho thấy cơ quan quản lý đang tiếp cận hoạt động này theo hướng ngày càng rõ hơn: nghĩa vụ thuế, hóa đơn và chứng từ phải đi theo đúng chủ thể và đúng bản chất của giao dịch, thay vì chỉ xử lý ở phía doanh nghiệp mua hàng. Đây là điểm doanh nghiệp thu mua phế liệu cần đặc biệt lưu ý.
Doanh nghiệp không thể chỉ nhìn vào việc “người bán là cá nhân”
Trong thực tế, một doanh nghiệp có thể mua phế liệu từ nhiều đối tượng khác nhau:
- Người trực tiếp thu nhặt giấy, nhựa, chai lọ hoặc phế liệu nhỏ lẻ;
- Cá nhân mua gom lại từ nhiều người thu nhặt;
- Hộ hoặc cá nhân kinh doanh phế liệu;
- Các điểm tập kết, phân loại rồi bán lại với số lượng lớn.
Về hình thức, tất cả đều có thể là “cá nhân bán phế liệu”. Nhưng về bản chất pháp lý và thuế, họ không nhất thiết là cùng một đối tượng. Đây là điểm quan trọng nhất khi doanh nghiệp quyết định sử dụng hóa đơn, bảng kê thu mua hoặc các chứng từ thay thế.
Theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP, pháp luật thuế TNDN vẫn cho phép doanh nghiệp lập bảng kê đối với một số trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn, trong đó có trường hợp mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt và một số trường hợp mua từ hộ, cá nhân có doanh thu dưới ngưỡng chịu thuế GTGT.
Như vậy, câu hỏi cần đặt ra trước tiên không phải là: “Người bán có hóa đơn hay không?” mà phải là: “Người đang bán phế liệu cho doanh nghiệp thực sự là ai và đang bán với tư cách nào?”. Đây là hai vấn đề hoàn toàn khác nhau.
“Người trực tiếp thu nhặt” và người kinh doanh phế liệu không nên bị đánh đồng
Một cá nhân tự đi thu nhặt phế liệu rồi bán lại lượng hàng nhỏ là trường hợp tương đối dễ nhận diện.
Nhưng tình huống thay đổi đáng kể nếu một cá nhân:
- Thường xuyên mua hàng từ nhiều người thu nhặt khác;
- Có địa điểm tập kết;
- Có phương tiện vận chuyển;
- Tổ chức phân loại hoặc sơ chế;
- Có người làm;
- Bán thường xuyên cho một hoặc nhiều doanh nghiệp;
- Có doanh số lớn và ổn định.
Trong trường hợp đó, doanh nghiệp cần xem xét liệu đây còn là “người trực tiếp thu nhặt” hay đã là một chủ thể thực hiện hoạt động kinh doanh phế liệu.
Công văn số 6479/CT-QLNT chính là một dấu hiệu đáng chú ý về cách cơ quan quản lý nhìn vấn đề này. Bộ Tài chính phân biệt riêng nghĩa vụ của hộ, cá nhân kinh doanh phế liệu theo mức doanh thu và yêu cầu thực hiện nghĩa vụ thuế, hóa đơn theo chế độ áp dụng đối với hộ, cá nhân kinh doanh.
Từ năm 2026, ngưỡng doanh thu không phải chịu thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh được xác định ở mức 01 tỷ đồng/năm theo Nghị định 141/2026/NĐ-CP.
Nhưng cần hiểu chính xác: Ngưỡng 01 tỷ đồng là ngưỡng xác định nghĩa vụ thuế, không phải tiêu chí duy nhất để xác định một người có đang thực hiện hoạt động kinh doanh hay không. Hai câu hỏi phải được tách biệt:
- Một là: người đó có đang kinh doanh phế liệu hay chỉ trực tiếp thu nhặt?
- Hai là: nếu đang kinh doanh thì nghĩa vụ thuế của họ phát sinh như thế nào?
Việc nhầm lẫn hai vấn đề này có thể khiến doanh nghiệp áp dụng sai cơ chế chứng từ ngay từ đầu.
Rủi ro lớn nhất không nằm ở số thuế của người bán
Đây là vấn đề doanh nghiệp thường dễ bỏ qua. Một người thực sự tự đi thu nhặt phế liệu nhỏ lẻ thường chỉ tạo ra giá trị giao dịch tương đối thấp trong một ngày.
Khi một cá nhân bán cho doanh nghiệp với doanh số lớn, diễn ra liên tục, thì câu hỏi quản trị cần đặt ra không chỉ là: “Người này có vượt ngưỡng 01 tỷ đồng hay chưa?” mà quan trọng hơn là: “Nguồn hàng của người này đến từ đâu?”. Nếu người đó thực chất mua lại phế liệu từ nhiều người khác, tập kết rồi bán cho doanh nghiệp thì vị trí của họ trong chuỗi cung ứng đã khác về bản chất so với người trực tiếp thu nhặt.
Khi đó, việc doanh nghiệp tiếp tục lập hồ sơ theo hướng “mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt” có thể tạo ra rủi ro lớn hơn nhiều so với số thuế mà người bán đáng lẽ phải nộp.
Rủi ro có thể lan theo cả chuỗi: Xác định sai người bán → sử dụng sai loại chứng từ → không chứng minh được nguồn gốc hàng hóa → rủi ro chi phí được trừ → rủi ro về hóa đơn, chứng từ → rủi ro khi cơ quan thuế xác minh giao dịch.
Vì vậy, doanh nghiệp không nên xem bảng kê thu mua đơn thuần là một “giải pháp thay hóa đơn”. Bảng kê chỉ phù hợp khi bản chất giao dịch thực sự thuộc trường hợp pháp luật cho phép sử dụng bảng kê.
Vì sao Bộ Tài chính không chấp nhận cơ chế doanh nghiệp nộp thuế thay?
Một trong những kiến nghị được nêu là cho phép doanh nghiệp mua phế liệu khai thuế, nộp thuế thay cho hộ hoặc cá nhân thu gom, từ đó giải quyết vấn đề chứng từ đầu vào.
Bộ Tài chính không đồng ý với cách tiếp cận này. Theo Công văn số 6479/CT-QLNT, việc bổ sung cơ chế để doanh nghiệp khai và nộp thuế thay cho người bán phế liệu được đánh giá là chưa phù hợp với quy định quản lý thuế hiện hành.
Một lý do đáng chú ý được nêu là doanh nghiệp mua hàng khi đó đồng thời: Là người mua hàng → là người khai thuế thay → là người nộp thuế thay → rồi sử dụng chính chứng từ đó để hạch toán chi phí của mình. Theo Bộ Tài chính, cơ chế này tiềm ẩn rủi ro về hóa đơn, chứng từ và tính xác thực của giao dịch.
Điều đáng chú ý ở đây là cơ quan quản lý không tiếp cận vấn đề theo hướng đơn giản: “Có nộp được thuế hay không?” mà theo hướng: “Ai là người thực hiện hoạt động kinh tế và ai phải chịu trách nhiệm về nghĩa vụ thuế của hoạt động đó?”
Nói cách khác, nếu một cá nhân thực chất đang kinh doanh phế liệu thì nghĩa vụ đăng ký, khai thuế, sử dụng hóa đơn và các nghĩa vụ liên quan phải được xử lý từ chính chủ thể đó theo quy định. Việc doanh nghiệp mua hàng đứng ra nộp một khoản thuế thay không tự động làm cho toàn bộ giao dịch trở nên hợp lệ.
Không có hóa đơn không đồng nghĩa với không được tính chi phí
Ở chiều ngược lại, doanh nghiệp cũng không nên hiểu rằng cứ mua phế liệu từ cá nhân không có hóa đơn thì chi phí đương nhiên bị loại.
Pháp luật thuế TNDN đã dự liệu một số trường hợp mua hàng không có hóa đơn và cho phép doanh nghiệp lập bảng kê cùng với các hồ sơ, chứng từ liên quan nếu đáp ứng điều kiện. Trong Công văn số 6479/CT-QLNT, Bộ Tài chính cũng viện dẫn cơ chế này khi trả lời kiến nghị của Hiệp hội.
Điều đó cho thấy vấn đề không nằm ở việc cố gắng tạo ra một hóa đơn hoặc một chứng từ thuế bằng mọi cách. Vấn đề nằm ở việc doanh nghiệp phải xác định đúng giao dịch, sau đó sử dụng đúng loại chứng từ mà pháp luật cho phép đối với giao dịch đó.
Đây là hai cách tiếp cận rất khác nhau.
Hoạt động thu gom, phân loại phế liệu vẫn thuộc diện chịu thuế GTGT
Hiệp hội Giấy và Bột Giấy Việt Nam cũng kiến nghị xem xét đưa hoạt động thu gom, phân loại giấy phế liệu vào diện không chịu thuế GTGT nhằm khuyến khích tái chế và phát triển kinh tế tuần hoàn.
Bộ Tài chính không chấp thuận đề xuất này. Theo Công văn số 6479/CT-QLNT, hoạt động thu gom, phân loại giấy phế liệu là hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ thuộc diện chịu thuế GTGT và về nguyên tắc áp dụng mức thuế suất theo quy định chung.
Lập luận của Bộ Tài chính cũng cho thấy một nguyên tắc đáng chú ý: Chính sách thuế GTGT được xác định theo hàng hóa, dịch vụ và bản chất của giao dịch, không chỉ dựa vào mục tiêu khuyến khích một ngành nghề.
Do đó, một hoạt động có ý nghĩa đối với môi trường hoặc kinh tế tuần hoàn không đồng nghĩa tự động trở thành đối tượng không chịu thuế GTGT.
Xu hướng quản lý đang đi đến tận những mắt xích nhỏ nhất của chuỗi giao dịch
Điểm đáng chú ý nhất của công văn này không nằm riêng ở ngành giấy hoặc ngành nhựa. Nó cho thấy một xu hướng quản lý rộng hơn.
Người trực tiếp thu nhặt phế liệu có thể là một trong những chủ thể kinh tế nhỏ lẻ nhất: mỗi ngày thu gom một lượng nhỏ giấy, nhựa, chai lọ rồi bán lại. Nhưng khi hàng hóa từ hàng nghìn giao dịch nhỏ đó đi vào doanh nghiệp, hình thành chi phí lớn và cuối cùng ảnh hưởng đến thu nhập chịu thuế của doanh nghiệp, cơ quan quản lý bắt đầu quan tâm đến toàn bộ chuỗi hình thành giao dịch.
Cách tiếp cận trong Công văn số 6479/CT-QLNT thể hiện khá rõ điều đó:
- Xác định người bán;
- Phân biệt người trực tiếp thu nhặt và người kinh doanh;
- Xác định doanh thu;
- Xác định nghĩa vụ thuế;
- Xác định nghĩa vụ hóa đơn;
- Kiểm soát tính xác thực của giao dịch;
- Và kiểm tra khả năng chứng minh giao dịch ở phía doanh nghiệp mua hàng.
Xu hướng này cũng phù hợp với Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15, có hiệu lực chung từ ngày 01/7/2026. Luật mới tăng cường quản lý theo mức độ tuân thủ, phân tích và đánh giá rủi ro của người nộp thuế; riêng các quy định về kê khai, tính thuế và sử dụng hóa đơn điện tử đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đã có hiệu lực từ ngày 01/01/2026.
Có thể thấy hướng quản lý đang chuyển dần từ việc chỉ kiểm tra “doanh nghiệp có đủ một bộ chứng từ hay không” sang câu hỏi sâu hơn: “Giao dịch này có thật không, người bán là ai và hoạt động kinh tế thực sự diễn ra như thế nào?”
Doanh nghiệp thu mua phế liệu cần kiểm soát những gì?
Đối với doanh nghiệp có hoạt động thu mua phế liệu thường xuyên, việc kiểm soát không nên chỉ dừng ở kế toán. Doanh nghiệp nên xây dựng quy trình thu mua có khả năng trả lời ít nhất bốn vấn đề.
Người bán thực sự là ai?
Doanh nghiệp cần phân biệt giữa người trực tiếp thu nhặt với người đang thực hiện hoạt động mua gom, phân loại và bán lại. Không nên mặc nhiên coi mọi cá nhân bán phế liệu đều thuộc cùng một nhóm.
Quy mô giao dịch có phù hợp với tư cách người bán không?
Giá trị giao dịch, tần suất bán hàng, phương tiện vận chuyển, địa điểm tập kết và cách thức hình thành nguồn hàng đều là những dấu hiệu giúp doanh nghiệp đánh giá bản chất của người bán. Một cá nhân bán vài trăm nghìn đồng phế liệu mỗi ngày và một cá nhân liên tục giao hàng với giá trị lớn không nên được đánh giá hoàn toàn giống nhau.
Chứng từ có phù hợp với bản chất giao dịch không?
Nguyên tắc nên là:
Xác định giao dịch trước → xác định nghĩa vụ thuế và hóa đơn của người bán → sau đó mới xác định loại chứng từ doanh nghiệp được sử dụng.
Không nên làm ngược lại bằng cách lựa chọn một loại chứng từ thuận tiện rồi cố đưa giao dịch vào trường hợp đó.
Doanh nghiệp có chứng minh được chuỗi hàng hóa hay không?
Một hệ thống hồ sơ tốt không chỉ có bảng kê. Doanh nghiệp cần có khả năng nối được các dữ liệu:
Người bán → thời điểm giao hàng → phiếu cân/giao nhận → thanh toán → nhập kho → tồn kho → đưa vào sản xuất → thành phẩm hoặc hàng bán.
Khi các dữ liệu này phù hợp với nhau, khả năng chứng minh tính có thật của giao dịch sẽ cao hơn đáng kể.
Góc nhìn từ thực tiễn tư vấn của Expertis
Rủi ro thuế của hoạt động thu mua phế liệu thường không xuất hiện từ một giao dịch riêng lẻ. Nó hình thành khi một cách xử lý được lặp lại hàng nghìn lần.
Nếu một doanh nghiệp sử dụng bảng kê để mua một lượng phế liệu nhỏ từ người trực tiếp thu nhặt, đó có thể là giao dịch phù hợp với cơ chế pháp luật đã dự liệu. Nhưng nếu cùng một cơ chế được sử dụng để mua lượng hàng rất lớn, thường xuyên từ những cá nhân có dấu hiệu tổ chức hoạt động mua gom và bán lại, rủi ro đã chuyển sang một bản chất khác.
Khi đó, vấn đề không còn đơn thuần là: “Bảng kê này có đủ chữ ký không?” mà là: “Doanh nghiệp có đang sử dụng đúng cơ chế pháp lý cho đúng đối tượng hay không?”
Đây cũng là lý do doanh nghiệp nên quản trị hoạt động thu mua ngay từ đầu thay vì chỉ bổ sung chứng từ khi cơ quan thuế kiểm tra.
Công văn 10229/BTC-CT và Công văn 6479/CT-QLNT cho thấy một thông điệp đáng chú ý đối với doanh nghiệp thu mua phế liệu: Những giao dịch nhỏ lẻ không còn đồng nghĩa với những giao dịch nằm ngoài yêu cầu minh bạch.
Doanh nghiệp vẫn có thể sử dụng cơ chế bảng kê đối với những trường hợp pháp luật cho phép. Nhưng điều kiện tiên quyết là phải xác định đúng người bán và đúng bản chất giao dịch.
Rủi ro lớn nhất vì vậy không nằm ở việc người bán thiếu một tờ hóa đơn mà ở việc doanh nghiệp xác định sai một người kinh doanh thành người trực tiếp thu nhặt, từ đó sử dụng sai cơ chế chứng từ cho cả một chuỗi thu mua.
Trong bối cảnh quản lý thuế ngày càng dựa trên dữ liệu và đánh giá rủi ro, hệ thống thu mua của doanh nghiệp cần chứng minh được không chỉ mua bao nhiêu và trả bao nhiêu, mà còn phải trả lời được ba câu hỏi căn bản:
- Mua của ai?
- Người đó bán với tư cách gì?
- Chứng từ doanh nghiệp đang sử dụng có thực sự phù hợp với giao dịch đó hay không?