Doanh nghiệp mới thành lập thường không gặp rắc rối vì “trốn thuế”, mà vì thiếu quy trình và thiếu người theo dõi đúng việc. Những sai sót trong năm đầu thường đến từ việc chủ doanh nghiệp tập trung quá nhiều vào bán hàng, mở hệ thống hoặc tìm khách, trong khi phần thuế – kế toán bị làm theo kiểu đối phó.
Nếu bạn đang ở giai đoạn đầu, việc nhận diện sớm các lỗi thuế doanh nghiệp mới thành lập hay gặp sẽ giúp tiết kiệm nhiều thời gian và chi phí sửa sai sau này.
Doanh nghiệp mới thành lập hay sai ở đâu?
Những lỗi phổ biến nhất thường là:
- Nghĩ rằng có giấy phép là xong;
- Không chuẩn bị hệ thống thuế – kế toán sau thành lập;
- Xử lý hóa đơn và chứng từ quá muộn;
- Trộn dòng tiền cá nhân với dòng tiền công ty;
- Không có lịch theo dõi nghĩa vụ rõ ràng.
1. Nghĩ rằng có giấy phép đăng ký doanh nghiệp là xong
Đây là sai lầm rất phổ biến. Nhiều chủ doanh nghiệp nghĩ rằng sau khi có giấy phép, công ty đã hoàn tất mọi thứ. Thực tế, giai đoạn sau thành lập mới là lúc bắt đầu một loạt đầu việc quan trọng liên quan đến thuế, kế toán, tài khoản ngân hàng, hóa đơn và chứng từ vận hành.
Nếu bỏ qua giai đoạn này, doanh nghiệp sẽ dễ đi vào hoạt động với nền móng quá lỏng lẻo.
2. Không chuẩn bị phần thuế - kế toán ngay sau thành lập
Doanh nghiệp mới thường chưa có nhiều giao dịch nên dễ chủ quan. Nhưng chính lúc giao dịch còn ít là thời điểm tốt nhất để chuẩn hóa cách làm. Nếu chờ đến khi bắt đầu bán hàng mạnh mới xử lý, lỗi thường sẽ tích tụ rất nhanh.
3. Xử lý hóa đơn và chứng từ quá muộn
Có doanh thu nhưng không chuẩn bị quy trình hóa đơn, chứng từ và lưu hồ sơ ngay từ đầu là một rủi ro lớn. Khi công việc tăng lên, doanh nghiệp thường không còn đủ thời gian để ngồi gom lại từng chứng từ bị thiếu.
4. Dùng tài khoản cá nhân lẫn với tài khoản công ty
Đây là lỗi rất hay gặp ở doanh nghiệp mới. Chủ doanh nghiệp dùng tiền cá nhân thanh toán chi phí của công ty, hoặc ngược lại. Ban đầu thấy tiện, nhưng về sau dễ gây rối trong quản trị dòng tiền và đối chiếu hồ sơ.
5. Không có lịch theo dõi các đầu việc định kỳ
Nhiều việc không khó, nhưng nếu không có lịch thì rất dễ quên hoặc dồn sát deadline. Khi đó doanh nghiệp vừa bị áp lực thời gian, vừa dễ làm ẩu.
6. Lưu chứng từ theo kiểu tiện đâu để đó
Doanh nghiệp mới thường chưa có thói quen lưu hồ sơ bài bản. Mỗi người giữ một ít, file mềm và file giấy tách rời, đến lúc cần rà lại thì mất rất nhiều thời gian và công sức.
7. Chọn cách làm kế toán theo kiểu tạm bợ
Có công ty giao cho một người kiêm nhiệm, có công ty để chủ tự xoay, có công ty chỉ xử lý khi phát sinh vấn đề. Điểm chung là thiếu một cách làm ổn định.
Doanh nghiệp mới thành lập nên làm gì để tránh lỗi thuế?
1. Có checklist công việc sau thành lập ngay từ đầu;
2. Thiết lập người phụ trách hoặc đầu mối rõ ràng;
3. Chuẩn hóa tài khoản, chứng từ, hóa đơn và quy trình lưu hồ sơ;
4. Tách bạch tài chính cá nhân và doanh nghiệp;
5. Rà soát định kỳ thay vì để dồn cuối kỳ.
Câu hỏi thường gặp
❓ Công ty chưa có nhiều giao dịch thì có cần chuẩn hóa sớm không?
Có. Giai đoạn đầu là lúc dễ nhất và rẻ nhất để làm đúng.
❓ Chủ doanh nghiệp có thể tự theo dõi phần thuế – kế toán không?
Có thể ở mức cơ bản trong giai đoạn đầu, nhưng vẫn nên có khung làm việc rõ ràng và người đồng hành phù hợp nếu doanh nghiệp bắt đầu có nhiều giao dịch hơn.
❓ Khi nào nên thuê dịch vụ bên ngoài?
Khi chủ doanh nghiệp không còn đủ thời gian theo dõi, công việc bắt đầu tăng dồn, hoặc doanh nghiệp muốn giảm rủi ro ngay từ năm đầu.
Kết quả mà EXPERTIS đã thực hiện cho khách hàng
Với hơn 22 năm trực tiếp đồng hành cùng các doanh nghiệp từ những ngày đầu, Expertis hiểu rằng chủ doanh nghiệp cần dồn toàn lực vào kinh doanh thay vì đau đầu xử lý giấy tờ. Để giải quyết triệt để các rủi ro nêu trên, chúng tôi mang đến cho các nhà quản trị những giải pháp thực tế:
-
Đặt “nền móng” kế toán – thuế chuẩn chỉnh ngay từ ngày 1: Thay vì để doanh nghiệp rơi vào tình trạng “có giấy phép là xong”, chúng tôi cung cấp checklist và hỗ trợ doanh nghiệp thiết lập ngay hệ thống sổ sách bài bản.
-
Chuẩn hóa quy trình chứng từ và dòng tiền: Xóa bỏ thói quen dùng lẫn lộn tài khoản cá nhân và công ty. Expertis hướng dẫn rạch ròi tài chính và xây dựng phương pháp lưu trữ hóa đơn, chứng từ khoa học, không còn cảnh “tiện đâu để đó”.
-
Tuân thủ tuyệt đối các deadlines pháp lý: Khắc phục triệt để việc thiếu lịch theo dõi nghĩa vụ thuế. Đội ngũ Expertis sẽ rà soát định kỳ, đảm bảo mọi tờ khai được nộp đúng hạn và hợp lệ.
-
Thay thế các giải pháp “tạm bợ” bằng đội ngũ chuyên nghiệp: Thay vì để chủ doanh nghiệp tự xoay xở, Expertis đóng vai trò như một phòng kế toán vững chắc, hoạt động ổn định để bạn yên tâm tăng trưởng kinh doanh.
Phần lớn các lỗi thuế doanh nghiệp mới thành lập hay gặp đều có thể tránh được nếu doanh nghiệp chuẩn bị đúng ngay từ đầu. Điều quan trọng không nằm ở việc công ty lớn hay nhỏ, mà ở chỗ có nền tảng quản trị đủ rõ để không đi vào hoạt động trong trạng thái mù mờ.