Hiện nay, nhiều giám đốc, chủ doanh nghiệp vẫn còn thói quen sử dụng tài khoản ngân hàng cá nhân của bản thân hoặc nhân viên công ty để nhận tiền bán hàng hóa dịch vụ của doanh nghiệp, chi trả chi phí, thanh toán với nhà cung cấp nguyên vật liệu sản xuất. Tuy tiện lợi, cách làm này tiềm ẩn nhiều rủi ro về thuế và trách nhiệm pháp lý cho cả cá nhân lẫn doanh nghiệp cũng như ảnh hưởng xấu đến quản trị tài chính của công ty.
I. Căn cứ pháp lý
Mặc dù pháp luật Việt Nam hiện hành không có quy định cụ thể nào bắt buộc doanh nghiệp phải mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp. Tuy nhiên, trong thực tiễn hoạt động chắc chắn sẽ gặp nhiều bất trắc nếu dùng tài khoản cá nhân cho hoạt động kinh doanh. Cụ thể, Khoản 3 Điều 77 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định:
“ Phải xác định và tách biệt tài sản của chủ sở hữu công ty với tài sản của công ty. Chủ sở hữu công ty là cá nhân phải tách biệt chi tiêu của cá nhân và gia đình mình với chi tiêu của Chủ tịch công ty, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. ”
Trên thực tế, khi sử dụng chung một tài khoản ngân hàng cho cả mục đích cá nhân và hoạt động kinh doanh, chủ doanh nghiệp sẽ khó tách biệt rõ ràng dòng thu chi của các loại tài sản. Điều này dễ dẫn đến sai sót trong kê khai thuế và gây khó khăn trong việc chứng minh tính hợp lệ, hợp lý các khoản chi phí của doanh nghiệp với cơ quan thuế.
II. Rủi ro khi sử dụng tài khoản cá nhân trong hoạt động kinh doanh
1. Dễ phát sinh nghĩa vụ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) không mong muốn
➤ Trường hợp doanh thu từ hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp được chuyển vào tài khoản cá nhân của chủ doanh nghiệp, cơ quan thuế có cơ sở xem đây là khoản thu nhập cá nhân của người đó. Khi đó, chủ doanh nghiệp sẽ phải thực hiện kê khai và nộp thuế TNCN trên phần doanh thu này.
➤ Ngoài ra, theo quy định tại Khoản 25 Điều 5 Luật thuế GTGT 2024 nếu doanh số năm đạt từ 200,000,000 đồng trở lên, cá nhân còn phải nộp thêm thuế GTGT.
2. Rủi ro vi phạm về thực hiện nghĩa vụ thuế
➤ Sử dụng chung một tài khoản ngân hàng cho cả mục đích cá nhân và mục đích kinh doanh khiến dòng tiền không được tách bạch, từ đó rất dễ phát sinh:
- Thiếu sót hoặc sai lệch trong việc kê khai doanh thu;
- Các khoản thu, chi không có hoặc không đủ hóa đơn, chứng từ hợp lệ.
Điều này khiến khả năng thực hiện nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp bị ảnh hưởng, doanh nghiệp có thể bị truy thu thuế, phạt chậm nộp hoặc xử phạt vi phạm hành chính về thuế.
➤ Theo quy định tại Điều 17 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp có thể bị phạt tiền từ 1 – 3 lần số thuế trốn tùy thuộc vào mức độ và hành vi vi phạm hoặc thậm chí còn có nguy cơ bị truy cứu trách nhiệm hình sự trong trường hợp có hành vi trốn thuế nghiêm trọng.
3. Khó khăn trong quyết toán khấu trừ thuế
➤ Theo quy định về thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập doanh nghiệp, để một khoản chi được được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tính vào chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN, doanh nghiệp phải đáp ứng đồng thời các điều kiện:
- Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh;
- Có hóa đơn, chứng từ hợp pháp;
- Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT).
➤ Theo quy định tại Điểm i Khoản 2 Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP và Điểm c2 Khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, nếu khoản thanh toán có trị giá trên 05 triệu đồng mà không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt và quy chế tài chính, quy chế nội bộ của doanh nghiệp không quy định rõ về việc ủy quyền thanh toán không dùng tiền mặt cho người lao động của doanh nghiệp thì khoản thanh toán này không được xem là chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN và cũng không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
➤ Hơn nữa, khi doanh nghiệp sử dụng tài khoản cá nhân để thanh toán, hóa đơn đứng tên và mã số thuế doanh nghiệp nhưng tiền lại được chuyển từ tài khoản cá nhân của giám đốc hoặc nhân viên. Điều này sẽ khiến cơ quan thuế nghi ngờ về bản chất của giao dịch và đánh giá doanh nghiệp thuộc diện rủi ro cao về thuế.
4. Ảnh hưởng xấu đến sức khỏe tài chính
➤ Khi các khoản thu – chi phân tán ở các tài khoản khác nhau, dòng tiền công ty trở nên rời rạc, thiếu hệ thống. Điều này khiến dòng tiền xuất hiện các khoản trống, dễ tăng nguy cơ thất thoát, chiếm dụng vốn công ty.
➤ Dòng tiền kinh doanh đi qua tài khoản cá nhân khiến số liệu tài chính thiếu minh bạch. Các thành viên góp vốn, cổ đông rất dễ nghi ngờ tính trung thực của báo cáo tài chính và cách phân chia lợi nhuận, từ đó phát sinh tranh chấp nội bộ, ảnh hưởng đến sự ổn định vận hành của doanh nghiệp.
➤ Ngân hàng đánh giá năng lực tài chính dựa trên báo cáo tài chính, sao kê tài khoản và lịch sử giao dịch của doanh nghiệp. Nếu phần lớn dòng tiền kinh doanh đi qua tài khoản cá nhân, ngân hàng sẽ không có đủ dữ liệu để đánh giá quy mô và năng lực tài chính của doanh nghiệp. Điều này khiến mức tín dụng của doanh nghiệp bị hạn chế, phải vay vốn lãi suất cao và làm suy yếu năng lực huy động vốn dài hạn của doanh nghiệp.
Việc sử dụng tài khoản cá nhân cho giao dịch của doanh nghiệp tuy thuận tiện nhất thời nhưng tạo rủi ro đáng kể về vấn đề tuân thủ thuế, làm tăng nguy cơ vi phạm và suy yếu sức khỏe tài chính doanh nghiệp. Trên tinh thần “Hiểu đúng – Làm đúng”, doanh nghiệp nên tập trung toàn bộ dòng tiền kinh doanh qua tài khoản doanh nghiệp, trường hợp buộc phải giao dịch qua cá nhân cần có quy chế ủy quyền rõ ràng. Đây là bước tối thiểu nhưng mang tính chất nền tảng nâng cao mức độ tín dụng của doanh nghiệp trong mắt cơ quan quản lý, ngân hàng và đối tác.
📑 Trích luật:
- Luật Doanh nghiệp
- Điều 77. Nghĩa vụ của chủ sở hữu công ty.
- Luật thuế Giá trị gia tăng
- Điều 5. Đối tượng không chịu thuế.
- Nghị định 125/2020/NĐ-CP
- Điều 17. Xử phạt hành vi trốn thuế.
- Nghị định 181/2025/NĐ-CP
- Điều 26. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
- Nghị định 320/2025/NĐ-CP
- Điều 9. Các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.